Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Ошибки в авансовых отчетах: что проверить бухгалтеру». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Организация, отправляющая сотрудников в командировки, поручающая им приобретение хозтоваров, проездных, товарно-материальных ценностей, совершение оплат в пользу поставщиков, выдает денежные средства на подобные операции. О произведенных тратах работники уведомляют бухгалтерию, составляя авансовые отчеты. В 2022 году изменения, внесенные законодателем, сделали порядок расчетов с персоналом понятнее и удобнее.
III. Новые сроки уплаты налогов и представления отчетности
В целях реализации нового порядка администрирования унифицированы сроки представления налоговой отчетности и уплаты налогов (авансовых платежей). Приведем новые сроки относительно основных налогов:
| Налог | Срок представления отчетности | Срок уплаты | Норма НК РФ |
|---|---|---|---|
| НДС (налогоплательщик, налоговый агент) | не позднее 25-го числа месяца, следующего за истекшим налоговым периодом | не позднее 28-го числа каждого из трех месяцев, следующих за истекшим налоговым периодом | п. 1, п. 4, п. 5 ст. 174 |
| Налог на прибыль | не позднее 25 календарных дней со дня окончания отчетного периода | авансовые платежи – не позднее 28-го числа месяца, следующего за отчетным периодом; налог – не позднее 28 марта года, следующего за налоговым периодом |
п. 1, п. 2, п. 4 ст. 287, п. 3 ст. 289 |
| НДФЛ | 6-НДФЛ за I кв., полугодие, 9 мес. – не позднее 25-го числа месяца, следующего за соответствующим периодом. В 6-НДФЛ за I кв. отражаются суммы, удержанные в период с 1 января по 22 марта включительно, за полугодие – в период с 1 января по 22 июня включительно, за 9 мес. – в период с 1 января по 22 сентября включительно; за год – не позднее 25 февраля года, следующего за истекшим налоговым периодом |
алог, удержанный за период с 23-го числа предыдущего месяца по 22-е число текущего месяца – не позднее 28-го числа текущего месяца; налог, удержанный за период с 1 по 22 января – не позднее 28 января; налог, удержанный за период с 23 по 31 декабря – не позднее последнего рабочего дня календарного года; в отношении НДФЛ с дивидендов, выплачиваемых АО, – не позднее 28-го числа месяца, следующего за месяцем выплаты |
п. 6 ст. 226, п. 9 ст. 226.1, п. 2 ст. 230 |
| Страховые взносы | не позднее 25-го числа месяца, следующего за расчетным (отчетным) периодом | не позднее 28-го числа следующего календарного месяца | п. 3, п. 7 ст. 431 |
| Налог, уплачиваемый при применении УСН | организации – не позднее 25 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом; ИП – не позднее 25 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом |
авансовые платежи – не позднее 28-го числа месяца, следующего за истекшим отчетным периодом; налог: организации – не позднее 28 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом; ИП – не позднее 28 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом |
п. 7 ст. 346.21, п. 1 ст. 346.23 |
| транспортный налог (для организаций) | авансовые платежи – не позднее 28-го числа месяца, следующего за истекшим отчетным периодом; налог – не позднее 28 февраля года, следующего за истекшим налоговым периодом |
п. 1 ст. 363 | |
| налог на имущество организаций | не позднее 25 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом | п. 1 ст. 383, п. 3 ст. 386 |
Изменения в авансовых отчетах в 2022 году
- название компании, где трудоустроен работник;
- Ф.И.О. и должность сотрудника, направленного в командировку, получившего средства на иные нужды;
- выданная сумма;
- цели, для которых она предназначалась;
- перечень совершенных трат (с указанием их назначения, даты, № кассового чека и т.д.);
- размер остатка средств, если таковой имеется.
Действителен ли товарный чек без кассового в 2022 году
Важно, чтобы он был правильно оформлен, так как нарушение при оформлении документации влечет за собой административную и уголовную ответственность. Товарный и кассовый чеки являются абсолютно самостоятельными документами.
- наименование предприятия;
- месторасположение (фактический адрес, где была совершена покупка);
- ИНН;
- номер расчетно-кассового аппарата;
- номер документа;
- дата покупки;
- перечень товаров;
- количество;
- цена за единицу;
- цена за все единицы данной категории товара;
- сумма скидок (если таковые присутствуют);
- сумма к оплате.
- ККП – код проверки подлинности документа.
В 2023 г., аналогично настоящему времени, Расчет по форме 6-НДФЛ будет предоставляться ежеквартально. В отношении отчетности за квартал, Расчет необходимо направлять в налоговую не позднее 25 числа месяца, следующего за отчетным. Но 6-НДФЛ за год организации должны направить не позднее 25 февраля того года, который следует за истекшим налоговым периодом. Сейчас же расчет предоставляется не позднее последнего дня месяца, который следует за отчетным, а 6-НДФЛ за налоговый период – не позднее 1 марта следующего года.
Также, согласно новой редакции ст. 230 НК РФ, удержанные суммы налога нужно будет отражать по следующим правилам:
- в I квартал включать суммы, удержанные с 1 января по 22 марта;
- в полугодии – удержанные с 1 января по 22 июня;
- в 9 месяцев – с 1 января по 22 сентября.
Как предотвратить ошибки
Один из вариантов: утвердить локальные акты по подотчету. Да, мы в курсе, что это необязательно. Однако только документ с четко прописанным регламентом работы со средствами, выданными под отчет, со сроками, правилами, регламентом согласования избавит вас от «удовольствия» лицезреть набор «собери сам» от подотчетного лица и его оправдания: «А я откуда знаю как заполнять?».
С таким положением нужно обязательно знакомить всех сотрудников, которым выдаются средства под отчет и подтверждать ознакомление их подписью.
Пропишите в локальном нормативном акте (помимо формы авансового отчета) сроки:
- подачи заявления на выдачу сумм (при необходимости, такое заявление не обязательно по закону);
- рассмотрения и согласования заявления;
- представления отчета (с 30 ноября 2020 г. не действует трехдневный срок его подачи, конкретные сроки устанавливает руководитель, ИП согласно п. 1.3 Указания Банка России от 5 октября 2020 г. № 5587-У);
- проверки и утверждения отчета;
- расчета с подотчетным лицом (выплаты перерасхода, возврата остатка).
Кто может не применять ККТ после 1 июля 2021 года
- Кто может использовать фискальный накопитель с коротким сроком действия на 13 (15) месяцев?
Такая обязанность закреплена за организациями и ИП, которые:
- реализуют подакцизные товары, например, алкоголь или табак, в том числе при оказании услуг общепита;
- применяют ОСНО, в том числе при совмещении со спецрежимами;
- ведут сезонную торговлю;
- используют кассу в отдаленных районах и не передают данные в ОФД;
- являются платежным агентом или субагентом.
- Кто получил право использовать ФН на 36 месяцев?
Для этого компании и ИП должны применять только упрощенные режимы налогообложения (УСН, ЕСХН, патент) и не относиться к следующим категориям:
- платежные агенты или субагенты;
- продавцы подакцизной продукцией;
- продавцы в удаленных регионах;
- продавцы сезонных товаров.
Внимательно подходите к выбору ФН, за использование неподходящего фискального накопителя будут штрафовать на сумму до 10 000 рублей.
- С какой периодичностью нужно менять фискальный накопитель?
Менять ФН нужно не позднее установленных сроков 13 (15) или 36 месяцев, иначе касса будет заблокирована.
- Можно ли передавать данные из кассы в ОФД, минуя фискальный регистратор?
В фискальный регистратор устанавливается ФН, который по закону фиксирует всю информацию о продажах.
- Какая электронная подпись из двух для ЕГАИС и отчетности подойдет для регистрации кассы?
В данной ситуации подойдет КЭП, которая используется для подписания отчетности.
- Как проверить, что касса передала чек в налоговую?
За момент передачи отвечает ОФД. Об этом вы узнаете в личном кабинете на сайте оператора.
- Можно ли вместо бумажного чека выдавать электронный чек?
По умолчанию выдается бумажный чек, но по требованию покупателя ему нужно отправить ссылку на онлайн-чек по электронной почте.
- Можно ли работать без ФН?
Без ФН касса не будет собирать данные о продажах и передавать их в налоговую, значит не выполняются требования 54-ФЗ — работать без него нельзя.
- Касса интернет-магазина после оплаты автоматически отправляет чек на электронную почту. Сколько чеков нужно выбивать в этом случае?
По договоренности с провайдером, обслуживающим ваше оборудование, второй чек в некоторых случаях тоже может выслать интернет-касса.
Минфин решил судьбу НДС по кассовому чеку
Исходя из этого, финансисты сделали вывод, что Налоговым кодексом не предусмотрены особенности вычета НДС в отношении товаров, приобретаемых в розничной торговле. Поэтому если у компании есть чек ККТ, пусть и с выделенной отдельно суммой налога, но счет-фактура отсутствует, налог к вычету принять нельзя.
Отметим, что суды не столь категоричны. Так, Президиум ВАС РФ в постановлении от 13.05.2008 № 17718/07 указал, что согласно п. 7 ст. 168 НК РФ при реализации товаров за наличный расчет в розничной торговле требования по оформлению расчетных документов и выставлению счетов-фактур считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы. Следовательно, если оплата товаров производилась с учетом НДС, данный налог покупатель вправе принять к вычету.
Авансовый отчет без кассового чека: прилагаем квитанцию ПКО
Авансовый отчет без кассового чека может быть дополнен также квитанциями приходных кассовых ордеров.
ПКО, подобно БСО, состоит из 2 элементов — основной части и отрывной квитанции. Работнику, заплатившему за товар либо услуги подотчетными денежными средствами, отдается второй элемент. Именно его нужно прилагать к авансовому отчету.
Важно, чтобы квитанция ПКО соответствовала следующим основным требованиям:
- печать поставщика (при наличии таковой) должна проставляться одновременно на обоих элементах ПКО — таким образом, на квитанции она будет видна примерно наполовину;
- в графе «Сумма» квитанции ПКО величина денежных средств должна фиксироваться цифрами, в графе ниже — прописью.
Еще один нюанс: ПКО должны составляться исключительно по форме КО-1, которая была введена в оборот Госкомстатом постановлением от 18.08.1998 № 88. Поэтому работнику, прежде чем брать квитанцию ПКО, желательно убедиться, что в оригинале ордера есть отметка о соответствии документа форме КО-1.
Онлайн-кассы – 2020 в вопросах и ответах
Обратите внимание: выполнить все требования Закона 54-ФЗ к реквизитам в кассовом чеке можно с помощью сервиса «Контур.Маркет». Сервис также обеспечивает передачу данных о пробитых чеках в ИНФС через ОФД.
Кроме того, «Контур.Маркет» интегрирован с сервисом для ведения учета и сдачи отчетности «Контур.Бухгалтерия», что позволяет быстро и безошибочно отражать данные о продажах в налоговом и бухгалтерском учете.
- понимать ваши команды;
- печатать в чеке названия и цены товаров, которые хранятся в электронном каталоге;
- отправлять информацию о продажах в налоговую;
- отправлять данные о продажах в товароучетный сервис (в нем хранится номенклатура), чтобы сервис показывал статистику, отчеты, товарные остатки.
Дополняем авансовый отчет товарным чеком
Еще один возможный сценарий обоснования расходов по отчетным средствам — использование товарного чека в качестве документа, дополняющего авансовый отчет. Товарный чек можно сделать приложением к АО, если он подтверждает факт заключения договора и факт совершения платежа (ст. 493 ГК РФ, письма Минфина от 16.08.2017 № 03-01-15/52653, от 06.05.2015 № 03-11-06/2/26028).
Для товарного чека законодательно не утверждена какая-либо форма, но есть требования к реквизитам. Он должен содержать:
- порядковый номер, дату составления;
- название фирмы либо Ф. И. О. индивидуального предпринимателя — поставщика товаров или услуг;
- ИНН поставщика;
- перечень товаров, услуг, оплаченных работником подотчетными денежными средствами, их количество;
- сумму, которую работник внес в кассу поставщика в рублях;
- должность, Ф. И. О., инициалы сотрудника, выдавшего товарный чек, его подпись.
Если какого-то из реквизитов нет, возможны претензии налоговиков к расходам. Поэтому просите подотчетника тщательно проверять выдаваемый ему документ. Как правило, товарный чек содержит полную делализацию оплаченных ТМЦ, значит, дополнять его накладной не требуется.
Про последние изменения в законе 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники» читайте .
Как оформить авансовый отчёт по чекам
Авансовый отчет — хлеб начинающего налогового инспектора. Там всегда найдется чем поживиться: то чека нет, то НДС не выделен, а то и вовсе расходы непроизводственные. Но при хорошо обученных подотчетниках крупных сумм инспектору не найти.
Чтобы знать, с кого спрашивать, утвердите приказом перечень работников, имеющих право получать деньги под отчет. Объясните избранным, что их статус повысился: теперь они не только привозят товар — им доверено составлять авансовые отчеты.
В приказе пропишите главные запреты: деньги выдаются в подотчет только после сдачи авансового отчета за предыдущие суммы; один сотрудник не имеет права передавать другому полученные в подотчет суммы. Все остальные важные моменты лучше поместить в отдельную памятку для подотчетников.
Указания по заполнению авансового отчета, утвержденные постановлением Госкомстата от 1 августа 2001 г. № 55, не могут служить полноценной инструкцией. Но пренебрегать ими не стоит: в них четко обозначено, что авансовый отчет составляет именно подотчетное лицо.
Можно составлять авансовые отчеты на компьютере и отдавать расписаться подотчетнику. Но делать такое исключение лучше лишь для руководства фирмы. Самостоятельное составление авансовых отчетов излечит сотрудников фирмы от провалов в памяти и заставит относиться к документам серьезно.
В идеале каждый подотчетник должен помнить, как «Отче наш. «, что магазины розничной торговли выдают не только товарные чеки, но и обычные накладные и счета-фактуры. Для того чтобы фирма не теряла на налоговых вычетах по НДС , подотчетнику достаточно иметь при себе всего лишь обычную доверенность по форме № М-2.
Запишите в памятке: «Товарные чеки бухгалтерия принимает как оправдательный документ лишь в исключительных случаях. Использование товарных чеков приводит к тому, что наше предприятие платит больше налогов. Поэтому приобретение товаров подтверждайте накладной и счетом-фактурой с выделенным в них НДС».
Особое внимание — чеку кассового аппарата. Без него не принимайте ни товарных чеков, ни накладных, ни квитанций к приходно-кассовым ордерам. Заменой может служить лишь слип, подтверждающий расчет пластиковой картой.
Можно долго рассуждать о том, что чек кассового аппарата не есть «оправдательный документ» и его отсутствие — всего лишь повод для встречной проверки поставщика. Но только если вас уже оштрафовали. Если нет, то дешевле придерживаться требований налоговиков, даже самых абсурдных.
Так, например, некоторые инспекторы настаивают, чтобы в товарном чеке указывали подробную расшифровку купленного. Чтобы подстраховаться, включите в памятку такой пункт: «Обобщенные группы приобретенных товаров (канцтовары, хозтовары, запчасти и прочее) должны быть расшифрованы. Если первичный документ (товарный чек или накладная) не содержит исчерпывающего перечня, составьте его самостоятельно на отдельном листе и приложите к авансовому отчету».
Не мешайте налоговику снимать с затрат «нерасшифрованные» расходы. Вам будет о чем написать в разногласиях к акту проверки. Помните: хотя налоговики и пишут, что проверили фирму сплошным методом, однако конкретный перечень просмотренных документов никто не составляет.
То есть вы спокойно можете заявить, что проверяющие не заметили некоторых документов. Это может быть акт на оприходование спорных товаров, составленный и подписанный комиссией из трех сотрудников вашей фирмы (директора, главбуха и, к примеру, завхоза).
Высший пилотаж — смета расходов канцтоваров (хозтоваров), утвержденная руководителем фирмы. Это простой расчет «сколько чего фирме требуется». Его можно составить на основании статистики прежних лет (года, квартала, месяца). Конечно, списать канцелярские и хозяйственные товары можно и без сметы. Но ее наличие показывает, что на фирме учтено все — вплоть до клочка бумаги. В итоге инспектору будет не так обидно остаться ни с чем. Начальству он может сказать: «С таким учетом что я мог найти?»
Подотчетник должен в любое время суток безошибочно назвать размер лимита расчета наличными. Пункт памятки может выглядеть примерно так: «Запрещается выплачивать поставщикам по одному договору более 60 тысяч рублей наличными. Иначе фирму могут оштрафовать на 50 тысяч рублей, директора и главного бухгалтера — на 5 тысяч рублей (ст. 15.1 КоАП)».
Это требование относится и к таможенным платежам. Тем не менее таможенники охотно принимают в свои кассы наличные в крупных размерах. Видимо, из-за того, что о лимитировании расчетов ГТК известил подчиненных очень скромно, через телефонограмму (от 2 апреля 2001 г. № ТФ-7905).
Другая сложность возникает, если с одним и тем же поставщиком работают несколько подотчетников. В этом случае вы всегда должны быть готовы дать им расшифровку оплаты по отдельным договорам.
Однако, если вы будете применять сокращенные проводки типа «дебет 10 кредит 71», бухгалтерская программа не выдаст вам необходимого аналитического разреза. Подотчетные суммы должны проходить через дебет 60, хотя типовая схема корреспонденции и не предусматривает такой проводки.
Теоретически налоговики могут обвинить вас за такое самовольство в грубом нарушении методологии бухгалтерского учета. В качестве оправдания достаточно процитировать последний абзац инструкции по применению Плана счетов: «. в случае возникновения фактов хозяйственной деятельности, не предусмотренных в типовой схеме, организация может дополнить ее, соблюдая единые подходы, установленные настоящей Инструкцией».
Любой бухгалтер рано или поздно сталкивается с тем, что некоторые материалы и товары, оплаченные из «черной» кассы, приходится показывать в официальном учете. Для непосвященных это выглядит так: работники, не получавшие подотчетных сумм, вдруг приносят авансовые отчеты.
Если пунктуально соблюдать методологию бухгалтерского учета, то в такой ситуации придется оформить множество бумаг, причем задним числом (см. врезку «Фирма кредитует работника»). Чтобы не усложнять себе жизнь, оставляйте у работников в подотчете хотя бы небольшие суммы. Когда придет время оформлять отчет, вы спокойно заполните строки «получен аванс из кассы» и «перерасход».
В памятке эту ситуацию можно отразить так: «Авансовые отчеты бухгалтерия примет только у тех, кому выдавали деньги под отчет. Перерасход по авансовому отчету возместят, если у тебя в подотчете была хотя бы небольшая сумма. Если нет — авансовый отчет бухгалтерия не примет».
Фактически подобные авансовые отчеты оплачены обналиченными деньгами, которые уже включены в себестоимость. Возможность получения «официальных» наличных и НДС к вычету может обернуться чрезмерно завышенной себестоимостью. Будьте разумны и создайте видимость остатков материалов на складе. Тем более что с этого года они не облагаются налогом на имущество. На себестоимость вы спишете эти остатки в следующем месяце, уменьшив сумму обналички.
Дополнить авансовый отчет можно авиа- или ж/д билетом, талоном на питание и другими видами бланков строгой отчетности. Особенность БСО заключается в том, что составляется он только при предоставлении услуг — при продаже товаров бланк не предоставляют.
Единственное условие использования бланка строгой отчетности в авансовом отчете без чека — прилагаемый документ должен полностью соответствовать требованиям п. 3 Постановления № 359 от 6.05.08, а именно содержать следующие реквизиты:
- наименование (например, «Пассажирский билет», «Багажная квитанция» и т.д.);
- серию и номер;
- наименование организации, предоставляющей услугу, ее юридический адрес и ИНН;
- расшифровка предоставляемой услуги;
- дата оплаты услуги;
- ФИО, должность, подпись представителя организации;
- печать, при ее наличии.
При соблюдении каких требований можно прилагать к авансовому отчету квитанцию ПКО?
Обязательное требование — продавец товара или услуги обязан заполнить ПКО исключительно по форме КО-1 (постановление Госкомстата от 18.08.1998 № 88).
Приходный кассовый ордер имеет в своей структуре две части: основную и отрывную. Основная часть остается в бухгалтерии продавца и прикладывается к его кассовым документам.
Отрывная часть квитанции ПКО, которую получает на руки подотчетное лицо в качестве подтверждения факта внесения денежных средств, должна содержать:
- половину оттиска печати организации-поставщика;
- сумму операции в квитанции ПКО, которая должна быть зафиксирована дважды — цифрами и прописью;
- должность, инициалы и подпись сотрудников организации, оформивших ПКО.
Нужна ли печать на кассовом чеке для авансового отчета 2021
На сегодняшний день нет унифицированного, строго обязательного к заполнению образца отчета, тем не менее, большинство бухгалтеров по старинке предпочитают использовать ранее общеприменимую форму. Это понятно: в него включена вся необходимая информация, в том числе —
- сведения об организации, выдавшей деньги,
- сотруднике, их получившем,
- точная сумма средств,
- цели, на которые они были предназначены.
- здесь же отражаются произведенные расходы с приложением всех подтверждающих документов. Кроме того, отчет содержит подписи сотрудников бухгалтерии, выдавших деньги и принявших остаток, а также того работника, на которого были оформлены подотчетные средства.
Ставить печать на документе не обязательно, поскольку он является частью внутреннего документооборота компании, к тому же с 2016 года юридические лица, как ранее и ИП имеют полное законное право не использовать для визирования бумаг оттиски печатей и штампов.
Создается документ в единственном оригинальном экземпляре, причем задерживать с его заполнением не стоит – по закону, он должен быть оформлен максимум через трое суток после того, как деньги будут израсходованы.
Поскольку авансовый отчет относится к первичной бухгалтерской документации, его к его заполнению стоит относиться очень внимательно и стараться не допускать ошибок. В тех случаях, когда избежать этого не удалось, лучше заполнить новый бланк.
Этот вопрос создает наибольшие трудности для всех участников проверки авансовых отчетов: как для проверяющих работников, так и для отчитывающихся. По существующей сложившейся практике налоговых проверок, оправдательными документами являются:
- чек ККТ;
- пассажирские билеты, посадочный талон;
- товарные чеки/накладные;
- квитанции, бланки строгой отчетности (БСО) и иные формы, на основании которых можно сделать вывод об обоснованности расходов.
На практике по каждому пункту списка у бухгалтера могут возникнуть определенные требования, а у подотчетных лиц вопросы.
Чаще всего сложности у подотчетных сотрудников возникают с кассовыми чеками — из магазинов, пунктов продажи билетов на общественный транспорт, автозаправок (если нужно перемещаться по делам фирмы на машине). Если к кассовым чекам приложены другие документы (накладные/товарные чеки), то проблем не возникнет, и их можно принимать к учету.
К авансовому отчету могут быть приложены любые документы. При этом данные документы должны подтверждать не только факт оплаты материальных ценностей, но и факт их получения.
Кассовый чек подтверждает только факт оплаты, поэтому его недостаточно для подтверждения факта приобретения товаров (работ, услуг).
Положением о ККТ определено, что кассовый чек — это первичный учетный документ, отпечатанный ККТ на бумажном носителе, подтверждающий факт осуществления между пользователем и покупателем (клиентом) наличного денежного расчета и (или) расчета с использованием платежных карт, содержащий сведения об этих расчетах, зарегистрированных программно-аппаратными средствами ККТ, обеспечивающими надлежащий учет денежных средств при проведении расчетов.
В настоящий момент применение кассовой техники претерпевает существенные изменения. Переход на новый порядок, современный и технологичный, позволит передавать сведения о каждой покупке в режиме on-line в налоговую инспекцию, а покупателям получать и сохранять кассовые чеки на своих мобильных устройствах.
1 июля 2017 года старый порядок прекратит свое действие. При этом у предприятий сферы услуг, владельцев торговых автоматов, а также лиц, применяющих патент и ЕНВД, то есть для малого бизнеса, который не был обязан применять ККТ, будет еще целый год для перехода на новый порядок, для них он становится обязательным с 1 июля 2018 года.
Таким образом, до середины 2018 года будут действовать два порядка оформления кассовых чеков: на старых аппаратах и новых.
Следуя прежнему порядку, необходимо проверять наличие следующих обязательных реквизитов на кассовых чеках:
- наименование организации;
- ИНН;
- заводской номер ККТ;
- порядковый номер чека;
- дата и время покупки (оказания услуги);
- стоимость покупки (услуги);
- признак фискального режима.
По новым правилам обязательные реквизиты кассового чека будут проверяться автоматически в формате, установленном налоговиками. Это значительно облегчит контроль подтверждающих оплату документов.
Обязательным элементом нового кассового чека является QR-код, благодаря которому любой покупатель может проверить легальность осуществляемой покупки.
Необходимо помнить, что в отдельных случаях разрешено выдавать не кассовый чек, а бланк строгой отчетности (БСО).
Кассовый чек и бланк строгой отчетности должны содержать, за исключением случаев, установленных законом, следующие обязательные реквизиты:
- порядковый номер за смену;
- дата, время и место (адрес) осуществления расчета;
- наименование организации или фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя;
- идентификационный номер налогоплательщика;
- применяемая при расчете система налогообложения;
- признак расчета (получение средств от покупателя — приход, возврат покупателю средств, полученных от него, — возврат прихода, выдача средств покупателю — расход, получение средств от покупателя , выданных ему, — возврат расхода;
- наименование товаров, работ, услуг, платежа, выплаты, их количество, цена за единицу с учетом скидок и наценок, стоимость с учетом скидок и наценок, с указанием ставки налога на добавленную стоимость;
- сумма расчета с отдельным указанием ставок и сумм налога на добавленную стоимость по этим ставкам;
- форма расчета (наличные денежные средства и (или) электронные средства платежа), а также сумма оплаты наличными денежными средствами и (или) электронными средствами платежа;
- должность и фамилия лица, осуществившего расчет с покупателем (клиентом), оформившего кассовый чек или бланк строгой отчетности и выдавшего (передавшего) его покупателю (клиенту);
- регистрационный номер контрольно-кассовой техники;
- заводской номер экземпляра модели фискального накопителя;
- фискальный признак документа;
- адрес сайта уполномоченного органа в сети «Интернет», на котором может быть осуществлена проверка факта записи этого расчета и подлинности фискального признака;
- абонентский номер либо адрес электронной почты покупателя (клиента) в случае передачи ему кассового чека или бланка строгой отчетности в электронной форме;
- адрес электронной почты отправителя кассового чека или бланка строгой отчетности в электронной форме в случае передачи покупателю (клиенту) кассового чека или бланка строгой отчетности в электронной форме;
- порядковый номер фискального документа;
- номер смены;
- фискальный признак сообщения.
Документы, которыми подтверждаются расходы командировочных работников, как правило, включают:
- билеты в обе стороны на авиа-, ж/д, автобусный транспорт, кассовые чеки о выдаче постельного белья;
- подтверждения расходов на проезд до вокзалов/аэропортов, находящихся за пределами городов, в труднодоступных районах;
- документы из места проживания — гостиничные счета, бланки строгой отчетности или кассовые чеки;
- страховые полисы на поездку;
- документы об оплате других сборов, связанных с поездкой;
- документы об оплате получения виз.
В подтверждение оплаты пользования легковым такси выдается кассовый чек или квитанция в форме бланка строгой отчетности. Указанная квитанция должна содержать обязательные реквизиты:
- наименование, серия и номер квитанции на оплату пользования легковым такси;
- наименование фрахтовщика;
- дата выдачи квитанции на оплату пользования легковым такси;
- стоимость пользования легковым такси;
- фамилия, имя, отчество и подпись лица, уполномоченного на проведение расчетов.
В квитанции на оплату пользования легковым такси допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особые условия осуществления перевозок пассажиров и багажа легковыми такси.
Таким образом, водитель легкового такси обязан выдать пассажиру по окончании поездки либо кассовый чек, отпечатанный контрольно-кассовой техникой, либо квитанцию в форме бланка строгой отчетности, которая должна содержать установленные реквизиты.
А вот физическому лицу ИНН присваивается вне связи с осуществлением им предпринимательской деятельности. Физлицо вправе прекратить деятельность в качестве предпринимателя и тем самым утратить свой ОГРНИП, а затем вновь зарегистрироваться в этом качестве — с присвоением нового ОГРНИП. То есть регистрационный номер предпринимателя может неоднократно меняться, но именно он характеризует его специальный статус как участника гражданского оборота.
- при продаже газет и журналов, а также сопутствующих товаров в газетно-журнальных киосках;
- при торговле вне помещений на открытых прилавках рынков и ярмарок в условиях, не обеспечивающих сохранность товара торговых мест.
Кассовый чек не считается первичным документом, впрочем, инспекторы налоговой при проверке просят их предоставить, поскольку они будут подтверждать фактическую оплату. Подотчетному лицу, как правило, не трудно прикреплять кассовый чек к авансовому отчету. Впрочем, недоразумения могут произойти не из-за недобросовестности подотчетника, а из-за качества чека.
Есть вероятность, что чек может быть с плохим качеством печати, за счет чего невозможно прочитать отдельные реквизиты. Впрочем, подотчетное лицо здесь не виновато, и расходы могут быть приняты, если прилаживаются иные документы, которые их подтверждают.
Самой частой проблемой с кассовыми чеками является их выцветание. Представьте такую ситуацию, приходит к вам проверка и просит предоставить подтверждающую документацию, чеки и так далее. Вы показываете заветную папку, а там… Чистые листки бумаги, в которых не осталось текста.
Вести борьбу с выцветанием чеков трудно. Сначала лучше сохранять их как можно дальше от нагревательных устройств и неплотно сжимать с иными документами. Пока чеки еще видны, необходимо сделать их ксерокопии, заверив печатью и подписью продавца или у нотариальной конторы, если денежные суммы приличные. Или можно заверить ксерокопии у директора вашей организации.
Нужно отметить также, что организации розничной торговли на ЕНВД могут вообще не использовать ККТ, не выдавая кассовые чеки. Вместо них вам, если потребуете, могут выдавать товарный чек, его вполне достаточно, чтобы признать затраты.