Как рассчитать командировочные выплаты (расходы)

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как рассчитать командировочные выплаты (расходы)». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Многие люди регулярно ездят с различными заданиями в другие города по работе, а у тех, кто впервые сталкивается с таким, возникает вопрос, как оплачивается командировка по ТК РФ? Под командировкой понимается официальная поездка работника какой-то компании в другой город или страну для выполнения задач. При этом есть такие виды трудовой деятельности, которые связаны с постоянными разъездами, а поэтому командировками не считаются. Сегодня мы поговорим о том, как оплачиваются затраты во время командировки, за какой период полагаются компенсации и как выглядит процедура в целом.

Как оплачивают суточные при однодневных командировках

Для начала стоит отметить, что суточной считается командировка, которая целиком от отправления до прибытия укладывается в один день. Если работник уезжает из города проживания, например, в 23:55, а возвращается в следующие календарные сутки, такая командировка уже считается двухдневной. Перестанет быть однодневной и командировка, которая была продлена по необходимости и после согласования с руководством. Если работник задерживается, то и оплату он получит за большее количество дней.

Если же удается уложиться в сутки, такая командировка считается однодневной. Она оплачивается не так, как остальные рабочие дни в месяце (по окладу), а по среднему заработку. Если же эта командировка выпадает на выходной или праздник, требуется либо оплатить ее в двойном размере, либо предоставить сотруднику отгул.

Что же касается командировочных и суточных, то проживание в однодневной командировке не оплачивается (так как нет нужды снимать гостиницу), компенсируются расходы на проезд и иные расходы, которые нужны для выполнения обязанностей. Суточные при однодневной командировке по России не выплачиваются, а если нужно уехать за границу, то выплачиваются 50% от установленной в компании суммы для заграничных поездок сотрудников.

Работнику могут быть компенсированы «иные расходы» (ст. 168 ТК РФ). Под ними подразумеваются, например:

• расходы на мобильную связь;
• расходы на парковку, если работник едет в командировку на личном транспорте;
• расходы на хранение багажа в камерах хранения на вокзалах или в аэропортах.

Особенности расчета и оплаты командировки

К такому виду деятельности может привлекаться только тот сотрудник, который официально устроен в компании, что подтверждается трудовым соглашением.

Если же человек сотрудничает с фирмой на основании другого типа договоров, то поездка в другой город не будет считаться командировкой.

В случае, когда средства выплачиваются такому работнику, то они будут рассматриваться в качестве надбавки к зарплате. Командировочные выплаты включают в себя:

• суточные расходы;
• затраты на проживание;
• затраты на дорогу;
• затраты на питание в командировке;
• другие расходы (багаж и его транспортировка, мобильная связь, получение визы и прочее).

Расчёт командировочных

Денежные средства, выдаваемые под отчёт работнику при загранкомандировках, могут быть как в российских рублях, так и в валюте страны, куда отправляется сотрудник. После прибытия делается перерасчёт по курсу Национального банка. Имеется также ряд нюансов при поездках на различные сроки.

Оплата работы в командировке

Расчёт заработка за период нахождения в служебной командировке производится исходя из средней зарплаты сотрудника. Первым правилом на этот счёт является порядок определения периода работы, данные о доходах за который берутся в расчёт:

• По общему правилу средняя величина дохода считается за календарный год, предшествующий началу месяца, в котором лицо было командировано;
• Если человек ещё не отработал одного года в компании, его средняя зарплата будет рассчитана за время, прошедшее с момента его приёма на работу до начала соответствующего календарного месяца;
• Принятым и командированным в одном календарном месяце людям период исчисления среднего заработка определяется по количеству фактически отработанных ими дней.

После определения расчётного периода важно правильно исключить из него дни, когда получая от организации различного рода выплаты, сотрудник по факту не работал. Среди них:

• Дни нахождения на больничном и в декрете;
• Дни, оплаченные по средней зарплате (отпуск, командировка);
• Дни простоя по вине нанимателя;
• Отпуск за свой счёт и отпуск по уходу за ребёнком;
• Период забастовки без участия данного работника;
• Установленные законодательством специальные выходные дни для присмотра за ребёнком-инвалидом.

Средний доход за период труда в режиме неполного рабочего времени считается исходя из фактически отработанного времени. При суммированном учёте рабочего времени расчёт производится исходя из среднечасового заработка.

Для определения суммы потребуется произвести следующие действия:

1. Выплаты, начисленные сотруднику за период расчёта, следует разделить на сумму отработанных дней из этого же периода;
2. Полученную сумму умножают на число дней командировки.

При расчёте средней зарплаты для командировочных выплат часто возникают следующие ситуации, касающиеся соотношения обычной ежедневной зарплаты сотрудника со средней:

1. Когда средняя зарплата превышает обычный оклад, командировочные выплаты производится по среднему;
2. Если средний заработок ниже, чем ежедневный оклад, локальные НПА (нармативно-правовые акты) большинства организаций разрешают производить доплату во избежание ущемления прав работающих.

На практике очень часто возникают случаи, когда человеку приходится проводить свои выходные дни в командировке:

1. Непосредственно исполняя служебные обязанности;
2. Находясь в дороге к месту назначения или возвращаясь домой.

На такой случай законодательство содержит нормы, устанавливающие следующие варианты вознаграждения:

• Оплата в двойном размере;
• Одинарная оплата с предоставлением по прибытию к месту работы отгула.

Спорный вопрос, касающийся оплаты последующих выездов по службе работника, которому были произведены «удвоенные выплаты», в настоящее время не имеет чёткого ответа. Неофициальное толкование правительственных источников призывает не учитывать двойную оплату командировочных дней в период расчёта средней зарплаты.

Расчетный период для расчета среднего заработка

Вне зависимости от того, какой в компании действует режим труда, среднемесячный заработок считается по реально выплаченной сотруднику зарплате и норме выработки за последние 12 месяцев (календарных), идущих перед оплачиваемым событием (ст. 139 ТК РФ, п. 4 положения № 922). То есть расчетным периодом для случаев, предусмотренных ТК, является 12-месячный срок.

При этом календарные месяцы берутся полностью — с 1-го по 30 (31)е число, а для февральского периода — с 1-го по 28 (29)е число.

Вместе с тем, статья 139 ТК РФ разрешает вводить и другие периоды. Главное, чтобы это было официально задокументировано и не ухудшало положение персонала.

При подсчете среднего размера выплат отдельные дни и суммы их оплаты не засчитываются (п. 5 положения № 922). Это периоды:

• сохранения сотруднику средней зарплаты. К исключениям относятся перерывы, предоставляемые кормящим матерям;
• получения больничного пособия или декретных;
• простоя по вине нанимателя или по независящим причинам;
• невозможности работать из-за забастовки при условии, что участия сотрудника в ней не было;
• дополнительных оплачиваемых выходных для ухода за детьми с инвалидностью;
• другие случаи освобождения от трудовых обязанностей с сохранением выплат или без.

Оплата командировок — возмещение затрат

Компенсация понесённых лицом расходов в связи с его пребыванием в командировке также регулируется локальными НПА юридического лица, но ограничивается необходимостью оплачивать НДФЛ. Так, не подлежат обложению налогом и страхованию следующие виды командировочных затрат:

• За проезд (в том числе за провоз багажа);
• За найм жилья;
• За услуги связи;
• За загранпаспорт и визы;
• За обмен валюты.

При этом затраты на аренду жилья освобождаются от налога с определённым лимитом их посуточного размера:

• 700 руб. – для служебных выездов в пределах РФ;
• 2 500 руб. – для загранкомандировок.

Состав командировочных расходов

Работодатель, отправляющий сотрудника на работу за пределы организации, обязан оплатить работнику связанные с этим расходы, а именно:

— выплатить заработную плату за все время командировки (т.е. оплатить все рабочие дни, когда сотрудник находился в командировке и в пути);

— оплатить проезд к месту прибытия и обратно (проезд на всех видах транспорта, за исключением такси, комиссию за бронирование билетов, страховую премию за страхование пассажиров);

— оплатить расходы работника на жилье (стоимость гостиничного номера или аренды квартиры);

— оплатить суточные (из расчета за каждый командировочный день и время в пути. Исключение составляет случай, когда у работника однодневная командировка или у работника есть возможность возвращаться домой ежедневно);

— компенсировать дополнительные расходы, которые командированный сотрудник произвел по согласованию с руководством.

Например, стоимость участия в деловых мероприятиях (представительские расходы), добровольного личного страхования на время командировки, аренды автомобиля в месте командировки, услуг VIP-залов в аэропортах и на вокзалах, стоимость проезда на аэроэкспрессе и такси, расходов на оформление визы при загранкомандировках.

Если все эти расходы подтверждены документами, их можно учесть при исчислении налога на прибыль и налога при УСН.

Расчет средней зарплаты при командировке

Определение расчетного периода Подсчет отработанных дней в расчетном периоде Определение суммы заработка за расчетный период Как учитывать премии Если в расчетном периоде повышали зарплату Определение среднего дневного заработка Умножение среднего дневного заработка на дни командировки

Если работодатель направляет сотрудника в командировку, дни отсутствия оплачиваются по особым правилам. Работодатель должен выплачивать за эти дни среднюю заработную плату. Об этом говорит статья 167 Трудового кодекса РФ.

Ошибки в расчете средней зарплаты при оплате командировок сотрудников входят в ТОП-5 ошибок, которые мы выявляем по итогам аудита расчета зарплаты. А все потому, что в этом вопросе есть много нюансов, которые нельзя упускать.

О том, как рассчитать среднюю зарплату для командировочных и не допустить ошибок, пойдет речь в этой статье.

Считать нужно по правилам, которые прописаны в Положении об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденном Постановлением от 24.12.2007 г. № 922.

Формула расчета выглядит так:

Начисления за расчетный период/Отработанные дни за этот период

Приведем пошаговый алгоритм расчета средней зарплаты при командировке.

Порядок расчета командировочных

Работодатель должен оплатить сотруднику выполнение им трудовых обязанностей за пределами рабочего места. Величина суммы определяется с учетом дней пребывания в командировке.

Расчет командировочных расходов производится с ориентацией на начисленную величину оплаты труда за отработанное работником время, в соответствии с трудовым распорядком или за выполнение им определенного объема работ.

Все вычисления производятся за 12 предыдущих месяцев.

Оплата командировки по среднему заработку производится с учетом определения величины дневной или часовой оплаты труда и корректировки ее размера на число дней или часов, в которых работник был занят выполнением обязанностей в рамках служебной поездки.

Величина выплат за работу, проведенную в командировке, определяется средним заработком сотрудника, суммированным с суточными платежами. Оплата труда в соответствии со стандартным порядком начисления заработной платы работнику, выполняющему должностные обязанности за пределами города, считается нарушением трудового законодательства.

Основания и порядок выплаты аванса на командировку

Некоторые работодатели относят к выплатам работникам, направляемым на работу в другой регион, дополнительные командировочные расходы – это аванс. Начисление указанных сумм связано с тем, что собственных средств сотруднику может не хватить на расходы в рабочей поездке.

Итоговая сумма выплат, положенных работнику (оплата времени труда) начисляется и выдается в конце календарного месяца (расчетного периода) вместе с другими заработанными суммами. Вместе с тем сотруднику могут выдать аванс до отъезда. В него входят суточные и приблизительно рассчитанные расходы на проживание и проезд.

Выдача аванса может осуществляться наличными (из кассы организации) или путем перечисления на банковский счет пластиковой карты (в зависимости от того, как сотрудник получает зарплату).

Размер командировочных расходов авансового типа определяется, исходя из документов, которые являются для бухгалтерии основанием для начисления установленной суммы.

Оплата затрат сотрудника во время командировки

Элементы командировочных расходов:

• счета за необходимые траты в рамках исполнения трудовой функции;
• плата за проживание;
• расходы на дорогу к месту назначения и обратно.

Этот перечень закреплен статьей 168 Трудового кодекса РФ. По нормам двадцать третьего пункта Постановления № 749 работодатель оплачивает следующие типы расходов сотрудника:

1. Затраты на оформление загранпаспорта, визы и прочих документов для выезда за пределы России.
2. Сборы за транзит автотранспорта и право выезда.
3. Расходы на получение медицинской обязательной страховки.
4. Обязательные аэродромные и консульские сборы.
5. Прочие документы, необходимые для путешествий за границей.

Все типы расходов, подлежащих возмещению, оплачиваются только в том случае, если имеют документальное подтверждение. Оплата дополнительных затрат допускается при их указании в локальных нормативно-правовых актах предприятия.

Например, локальное положение о командировании может включать возмещение расходов за использование транспорта или съем жилья. В документе должны отражаться пределы установленных сумм. Если на жилье или транспорт сотрудник затрачивает больше средств, оплате подлежит только указанная в актах компании сумма. Остальные расходы берет на себя работник.

Учет командировочных расходов может осуществляться в отношении затрат, которые не подтверждены сотрудником документально. Их выплата производится, если это закреплено соответствующими нормативно-правовыми актами предприятия. В противном случае расходы сверх нормы возмещаются по договоренности с руководителем или остаются личными тратами сотрудника.

Как рассчитать дни командировки, за которые надо выплатить суточные

Выплата суточных при командировках в 2021 году должна быть произведена за весь срок, начиная со дня начала служебной поездки, которым считается день отъезда, до дня прибытия включительно. В том числе, если отъезд и прибытие выпадают на выходные и праздничные дни. Для подтверждения нахождения командированного по месту назначения используются проездные документы.

Если для выполнения задания руководства, вернувшись из одной служебной поездки, работник в этот же день отправляется в другую, то компенсация за этот день производится по одной из поездок. Если внутренние нормативные акты организации предусматривают компенсацию сразу по обоим выездам командированного лица, то это не является нарушением, такие расходы признают оправданными.

При расчете сумм компенсации необходимо учитывать, что день отъезда — это день отправки транспортного средства, на котором происходит выезд сотрудника к месту назначения из населенного пункта, где расположено его место работы. А день прибытия — день приезда из служебной поездки, т. е. возвращение обратно к месту основной работы.

Средний заработок при командировке

При любом режиме работы расчет средней заработной платы работника производится исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата. При этом календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале — по 28-е (29-е) число включительно) (ч. 3 ст.

139 ТК РФ, п. 4 Положения).

В соответствии с указанными нормами для расчета среднего заработка учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые в соответствующей организации, независимо от источников этих выплат. Перечень выплат, определенный в названном Положении, является открытым (п. 2 Положения).

Средний заработок работника определяется путем умножения среднего дневного заработка на количество дней (календарных, рабочих) в периоде, подлежащем оплате. Средний дневной заработок при командировке исчисляется путем деления суммы заработной платы, фактически начисленной за отработанные дни в расчетном периоде, включая премии и вознаграждения, учитываемые в соответствии с п. 15 Положения, на количество фактически отработанных в этот период дней (п. 9 Положения).

Вопрос

: Как оформить доплату до оклада при командировке?

Ответ

: Условие о доплате до оклада при командировке необходимо предусмотреть коллективным договором либо локальным нормативным актом об оплате труда работников и трудовым договором. В качестве локального нормативного акта может расцениваться приказ по организации об установлении доплаты.

Обоснование

: При направлении работника в служебную командировку ему гарантируется сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 Трудового кодекса РФ).

Порядок исчисления средней заработной платы установлен ст. 139 ТК РФ и Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 (далее — Положение).

Работник выехал в командировку после окончания рабочего дня. Как оплатить такой день?

Средний заработок и суточные В период командировки (включая дни нахождения в пути и время вынужденной остановки в пути) за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации, за работником сохраняется средний заработок (ст. 167 ТК РФ, абз. 1 п. 9 Положения о служебных командировках). Суточные выплачиваются командированному работнику за все время командировки, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 11 Положения о командировках). Поэтому за день выезда в командировку работнику выплачивается средний заработок и суточные независимо от того, трудился работник в этот день или нет. Отметим, что днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки — дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24.00 включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00.00 и далее — последующие сутки. Если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта (п. 4 Положения о командировках). Пример Работник вылетает в служебную командировку на самолете. Аэропорт расположен за городом. Время проезда от города до аэропорта — 45 минут. Время вылета самолета — 29 ноября в 00.35. В авиабилете указано, что регистрация пассажиров заканчивается за 40 минут до вылета самолета. Таким образом, работник должен быть в аэропорту (должен пройти регистрацию на рейс) 28 ноября не позднее 23.55. Для этого работнику необходимо выехать из города 28 ноября не позднее 23.10. Первым днем командировки будет считаться 28 ноября. Оплата отработанного времени Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из нее решается по договоренности с работодателем (абз. 5 п. 4 Положения о служебных командировках). При этом законодательством не установлен порядок оплаты дней отъезда и приезда из командировки, если работник в эти дни привлекается к работе. Поэтому работодатель может закрепить порядок оплаты данных дней в локальном нормативном акте. В частности, в положении о командировках может быть предусмотрено, например, что за работу в день отъезда зарплата начисляется пропорционально фактически отработанному времени.

Полный текст документа смотрите в СПС КонсультантПлюс

Ссылки на документы доступны только пользователям КонсультантПлюс — клиентам . Дополнительную информацию по приобретению СПС КонсультантПлюс Вы можете получить ЗДЕСЬ.

Сверхурочная работа в командировке

Вопрос, как оплачиваются сверхурочные часы в командировке, на законодательном уровне не урегулирован. Сверхурочной работой считается труд за пределами нормальной продолжительности рабочего времени. Однако при командировании сотрудников учет отработанного ими времени в поездке не ведется. Следовательно, нет никаких нормативов для определения нормального времени работы в служебной командировке.

Вопрос стоит и в формах оплаты. Ведь за дни командировки сотрудник получает средний заработок. Это гарантированный вид компенсации, но никак не вид оплаты труда. Следовательно, положения статьи 99 ТК РФ в такой ситуации неприменимы. Но как быть работодателю, ведь ни один из подчиненных не согласится работать бесплатно, тем более сверх установленных норм.

Порядок действий:

1. Закрепите нормативы. Порядок и размеры оплаты сверхурочных пропишите в положении о командировках. Например, установите, что за первые два часа переработки положена оплата в 1,5-кратном размере среднего заработка. За остальное время сверхурочной работы — в 2-кратном размере. Но доплаты могут быть и больше, в зависимости от финансовых возможностей компании.
2. Получите согласие работника. Для этого направьте в адрес сотрудника письменное уведомление с предложением о сверхурочном труде. В обращении обязательно укажите информацию о повышенной оплате. Унифицированной формы предложения нет, подготовьте документ в произвольной форме.
3. Оформите приказ. Получив письменное согласие подчиненного, необходимо оформить распоряжение о привлечении в сверхурочной работе в период командирования.
4. Обеспечьте учет времени. Это необходимо для оплаты в полном объеме. Используйте табель учета рабочего времени унифицированной формы либо разработайте и утвердите собственные, которые работник будет заполнять для учета переработок и сверхурочных часов.

ВАЖНО!

Если выполнение обязанностей в командировке приходится на ночные часы, то необходимо провести аналогичные действия. Размер оплаты закрепите в положении о командировках.

Похожие записи:

• Компенсация за детский сад военнослужащим в 2023 году
• Как получить звание ветеран труда в Чувашии в 2022 году
• Заполнение СЗВ-М при увольнении сотрудника