Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Ведение договоров на предприятии: порядок и организация». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Есть несколько ключевых пунктов договора, подлежащих согласованию, но, кроме них может потребоваться оговорить множество условий, которые зависят от схемы договора, специфики сферы деятельности, международных составляющих.
Как правило, на этапе определения условий проходит много встреч с контрагентами. Это нужно, чтобы достигнуть компромисса. Во время переговоров стороны обсуждают условия сотрудничества, обмениваются своими вариантами описания условий и деталей реализации документа, согласуют цену и порядок расчетов.
Перед встречей внесите в проект договора семь важных условий:
-
Краткую характеристику договора (поставка, оказание услуг или другой вид работ).
-
Наименование сторон (например, крупные холдинги могут состоять из большого числа юридических лиц).
-
Предмет договора (результат, ради которого прилагаются усилия).
-
Цену или условия расчетов.
-
Ответственность за неисполнение.
-
Сроки и дополнительную информацию.
-
Ответственных лиц.
Чем Битрикс24 полезен для процесса согласования договоров?
- В Битрикс24 замечательная система задач. Лично я считаю, что это самая удобная и продуманная часть системы. Так и хочется сделать все шаги согласования договора отдельными задачами. Со своими ответственными, наблюдателями, крайними сроками и т.д.;
- В Битрикс24 неплохие инструменты для хранения электронных версий документов и совместной работы над ними — версии, совместное редактирование, хранение, общий доступ;
- Комментарии, упоминания сотрудников, приложение файлов — простые функции, без которых никуда. Из коробки, без дополнительной оплаты;
- REST API для разработчиков — нам доступны любые сущности Битрикса и можно создавать свои. Эти методы документированы Битриксом и после обновления все продолжит работать.
Давайте еще раз посмотрим, что получит бизнес после реализации электронного документооборота на Битрикс24:
- Меньше бюрократических препятствий для старта реальной работы — согласование договора с ключевым клиентом не затянется на месяц;
- Электронная версия любого документа всегда под рукой. Найти нужный можно за 20 секунд;
- Больше не надо терять время на поиски «крайнего». Всегда понятно, кто отвечает за конкретный документ. Контролировать время прохождения документа по организации можно автоматически. С оповещением руководства в случае задержек;
- Документ не потеряется. Также доступна вся история изменений с возможностью скачать старую версию.
ECM+ERP. В процессе исполнения договорных обязательств происходит закрытие этапов работ, оформляются закрывающие документы на поставленные товары. Создание закрывающих документов для товаров чаще в ERP, для услуг — в ECM. Также для товаров меньше свойственны процессы согласования, поэтому вероятность использования здесь ERP выше. Для услуг наоборот, чаще целесообразнее в ECM делать. Здесь часто делаются связки в комплекты, проверки содержимого (суммы, номенклатура, сроки), здесь связка с ERP почти всегда необходима, либо можно делать сразу все в ERP. Ну и после утверждения закрывающих документов информация о проводке хозяйственной операции должна отражаться в ERP. Здесь также есть и этап подписания, который удобнее делать на планшете руководителю.
Кто отвечает за договорную работу в организации
Работа с договорами — разновидность правовой деятельности:
- в ее основе — юридические нормы (законодательные и локальные);
- документ становится для сторон обязательным актом.
На способ организации работы с этой категорией документации и назначение ответственных влияет вид деятельности:
- предприятие-поставщик (продавец, исполнитель работ) размещает оформление и выполнение в отдел сбыта, в плановый, специализированный договорной;
- предприятие-заказчик (покупатель) — в службах, ответственных за снабжение, организацию строительства, ремонта и т.п.
Важный фактор используемого варианта управления договорным процессом — размер и структура организации, количество видов деятельности. От перечисленных факторов зависит степень централизации:
- при децентрализованном подходе исполнители ведут договоры самостоятельно;
- централизованный предполагает наличие отдельного подразделения.
Бизнес-процессы отдела продаж
Бизнес-процессы в отделе продаж – это все действия, которые совершаются для реализации товаров или услуг компании. Делятся на основные (продажа и сопровождение сделок) и вспомогательные бизнес-процессы. К вспомогательным относятся: составление и согласование коммерческих предложений, обсуждение и утверждение оптимальных условий сотрудничества и выполнения заказа, составление и подписание договоров, внесение всех данных в клиентскую базу и пр.
Для эффективной работы сбытового подразделения необходимо продумать и выписать все бизнес-процессы, ориентируясь на специфику деятельности, принципы работы компании, стратегические цели фирмы. При написании и детализации действий будут видны все «узкие» и проблемные места, которые нужно будет устранить.
Действия отдела продаж, которые проходят поэтапно:
- Генерация лидов (потенциальных покупателей, заинтересовавшихся продуктом).
- Утепление и развитие лидов.
- Закрытие сделки.
- Выполнение условий сделки.
- Возврат, удержание и развитие покупателя.
- Обслуживание ключевых постоянных клиентов.
Краткое описание бизнес-процесса.
Определить статус физического лица на сайте ФНС.
1.Если индивидуальный предприниматель, то заключаем договор с ИП.
2.Если самозанятый, то проверяем состоял ли граждан ранее с заказчиком в трудовых отношениях. Если да, то проверяем, прошло ли 2 года, с момента прекращения трудового договора. Если менее 2 лет, то заключаем договор ГПХ. Иначе заключаем договор с самозанятым.
3.Если не индивидуальный предприниматель и не самозанятый, то заключаем договор ГПХ.
Это только болванка, на её основе можно доделывать бизнес-процесс бесконечно.
Например, надо учесть гражданство исполнителя и т.д.
Нотация BPMN позволяет на понятном языке схем («пришел, увидел, победил»):
— Моделировать
— Оптимизировать
— Автоматизировать бизнес-процесс.
В следующей статье разберемся с определением «бизнес».
Ключевые понятия процессного подхода
Бизнес-процесс включает целый ряд характеристик, среди которых есть основные и дополнительные.
Каждый инструмент имеет:
- Название и цель – четкие и понятные всем участникам бизнес-процесса, чаще объединены.
Например, заключение договора на оказание услуг с заказчиком – это и название бизнес-процесса, и его цель. - Владельцы инструмента или исполнители – лица, которые отвечают за результат, руководят и контролируют деятельность задействованных в бизнес-процессе сотрудников.
Например, заместитель директора по продажам. - Ресурсы – инструменты, которые требуются на любом из этапов создания продукта и остаются неизменными.
Например, фрезерный станок на металлообрабатывающем предприятии. - Вход – ресурсы, чаще сырье, которое требуется для создания продукта и в конечном итоге преобразуется во что-то новое.
Например, резина, из которой производят автомобильные шины. - Выход – готовый продукт. Должен соответствовать первоначальным требованиям. Может служить входом в другой бизнес-процесс.
Например, готовый хлеб на хлебопекарском комбинате.
Структура бизнес-процесса может включать и другие характеристики. Они не обязательны, поэтому являются дополнительными:
- поставщики ресурсов;
- последовательность действий;
- конечный пользователь;
- иные участники;
- риски;
- показатель эффективности.
Внедрение бизнес-процессов
На предприятии может внедряться как обновленный, улучшенный бизнес-процесс, так и совершенно новый. В обоих случаях можно выделить несколько этапов внедрения:
- Ознакомление. Сообщаем коллективу работников о новой системе, вводим в курс дела.
- Вовлечение. Рассказываем о преимуществах, акцентируем внимание на выгодах, которые заставят персонал работать эффективнее.
- Тестирование. Запускаем программу на одном производственном участке. Еще один вариант проверки: по новому алгоритму может работать один специалист.
- Обучение. Если получены положительные результаты тестирования, обучаем остальных сотрудников работать по новым правила: рассказываем об обязанностях, описываем функционал автоматизированных систем и т. д.
- Применение. После обучения всех сотрудников полноценно запускаем бизнес-процесс.
- Контроль. Регулярно проверяем, справляется ли персонал с новыми обязанностями, соблюдают ли алгоритм в своей работе. Обязанности по управлению могут быть возложены на руководителей отделов или специально выделенных сотрудников.
Важно, чтобы сотрудники понимали свою зону ответственности и работали в соответствии с новой схемой.
Многие полагают, что заключить договор можно, просто взяв типовую форму в интернете, и спокойно работать по нему. Действительно, при условии идеального и спокойного рынка, когда предприятия рассчитываются в срок и ситуация неплатежа/непоставки надлежащего товара сведена к нулю — договор можно заключать формально.
Однако в реальной жизни большинство заключенных договоров между субъектами хозяйствования не учитывают специфику деятельности предприятия, экономическую составляющую, порядок заключения договора и иное.
Вот несколько примеров наиболее частых ошибок в типовых договорах.
- Поставщик не прописывает ответственность за нарушение сроков оплаты покупателя при условии оплаты по факту поставки либо подписывает документ, несмотря на возможные большие штрафные санкции в случае невыполнения каких-либо условий
- Покупатель не считает нужным обратить внимание на место разрешения споров, которое идет по месту нахождения поставщика. А ведь когда это другой город или страна — лучше договориться прописывать в тексте, что споры разрешаются по месту нахождения истца, а еще лучше — по месту нахождению вашего юридического лица
- Арендатор при подписании договора не удосуживается взглянуть, имеется ли право собственности или распоряжения у арендодателя. Особенно это важно при вновь создаваемом юридическом лице, когда субъект хозяйствования регистрируется на основании заведомо ложных сведений и использует юридический адрес номинально (ведь если договор аренды будет признан недействительным, то и место нахождения юридического лица тоже)
- Стороны в договоре обмениваются сканами/факсами документов и производят по ним те или иные действия, не удосужившись прописать условие о признании юридической силы такого обмена и пункта о конкретных номерах телефона, электронной почты для подтверждения исходящего документа от надлежащей стороны или в последующем забывают обменяться оригиналами документов
- Не прописывается порядок уведомления для начала поставки товара
Простые автоматизации CRM
Помогут пройти сделке по всем этапам воронки быстрее. В CRM Битрикс24 можно автоматически:
- отправлять письма и звонки с голосовым текстом клиентам
- ставить задачи сотрудникам
- запускать бизнес-процесс подписания договора
- при получении оплаты, поступлении товара на склад переводить в нужный статус
- конвертировать лидов
- уведомлять по sms при оплате счета или отправке заказа
- создавать сделки на повторные продажи
- проводить опрос клиентов после некоторого времени после заказа
- по отрицательным отзывам уведомлять руководство
Затраты на закупочную деятельность
Одной из целей закупочной логистики является оптимизация затрат на закупки или транзакционных затрат. Транзакция — это передача товаров, услуг или имущественных прав, которая осуществляется между физическими и/или юридическими лицами. Выделяют две группы транзакционных затрат, связанных с закупочной деятельностью: на взаимодействие с поставщиками и на внутреннюю обработку поступающего потока ресурсов.
Если передача ресурсов производится от одного подразделения компании дела другому (т. е. в рамках внутренней цепи поставок), то это внутренняя транзакция. Внешние транзакции — переход ресурсов от одного предприятия к другому (т. е. между участниками внешней цепи поставок).
Затраты на внешние транзакции делятся на несколько видов.
Затраты на информационный обмен между участниками транзакции: поиск информации о потенциальных поставщиках, покупателях, товарах, ценах, налаживание контактов, координация взаимодействия в цепи поставок, обмен данными о спросе и пр.
Затраты на заключение договоров и соблюдение интересов сторон — переговоры, соглашения о гарантии качества товаров и пр.
Затраты на транспортные и складские операции.
Затраты на контроль выполнения договорных обязательств — подтверждение удовлетворенности обслуживанием, работа с претензиями и рекламациями.
Затраты на корректировку договорных условий — скидок, периодичности и комплектности поставок и т. д.
Затраты на завершение сделки — исполнение платежных обязательств, оформление документации.
Затраты, связанные с юридической защитой процесса закупок (судебные и прочие).
Первые три вида затрат возникают до заключения договора поставки, остальные — после заключения договора. Между этими груп-пами затрат существует обратная зависимость: чем выше затраты до заключения договора, тем ниже последующие.
В процессе выполнения внутренних транзакций возникают следующие затраты:
- на информационный обмен внутри организации;
- подготовку и принятие решений о перемещении ресурсов;
- контроль выполнения решений;
- оценку качества поступивших товаров и результата закупок;
- разработку и актуализацию корпоративных документов, регламентирующих закупочную деятельность.
Преимущества процессного подхода перед функциональным
Функциональный подход подразумевает организацию работы компании посредством обозначения конкретных функций всех отделений, каждое из которых занято выполнением собственных задач. При этом может оказаться, что задачи эти (для разных отделов) в какой-то момент вступают в противоречие. Либо недопонятыми остаются общие для всех функции, и в итоге результаты работы оставляют желать лучшего. Вообще подобный подход не дает общей целенаправленности, а это становится причиной лишних неприятностей, необоснованных расходов, потери части клиентов и прочих проблем.
Внедрение в компании системы бизнес-процессов основывается не на организационной структуре, а именно на функционале каждого из отделов. И руководитель, и весь коллектив нацелены тут на общий результат, достигаемый последовательным выполнением ряда действий. Компания рассматривается как совокупность бизнес-процессов, в реализации которых участвуют все подразделения.
Если говорить коротко, то функциональный подход отвечает на вопрос «что делать», а процессный – объясняет «как делать», давая при этом наглядные и понятные описания технологий продвижения к намеченным результатам.
Таким образом, применение процессного подхода дает лучшие показатели по результатам работы, благодаря:
- нацеленности на интересы потребителя (клиентоориентированности);
- наличию у руководителя возможности больше времени уделять разработке стратегий (потому что оперативным управлением занимаются нанятые специалисты);
- четкой постановке целей (с доведением их до всех членов коллектива);
- детальным описаниям всех бизнес-процессов и порядка действий для их выполнения (поэтому работники реже допускают ошибки);
- рациональности использования ресурсов (все расходы прозрачны, и им даны обоснования).