Сроки хранения документов по охране труда в 2020 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сроки хранения документов по охране труда в 2020 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Много ли справок и отчетов накапливается в компаниях, зависит от разных факторов: чем занимается организация, насколько опасны и вредны условия труда и др. Чтобы разгрузить архивы, многие документы переводят в электронную форму. Но большая часть все еще остается на бумаге. Они особенно подвержены порче при воздействии огня, воды, света и плесени. Отсюда и требования к их хранению.

Перечень документов по охране труда имеющих сроки

1. Отчёты по проведению специальной оценки условий труда (СОУТ) и документы к ним (протоколы, решения, заключения, перечни рабочих мест, сведения, данные, сводные ведомости, декларации соответствия, карты специальной оценки условий труда на конкретные рабочие места, перечни мероприятий по улучшению условий и охраны труда).
2. Сертификаты соответствия работ по охране труда (сертификаты безопасности).
3. Документы (справки, предложения, обоснования, переписка) о состоянии и мерах по улучшению охраны труда.
4. Перечни работ с вредными, опасными условиями труда, при выполнении которых запрещается применение труда лиц, не достигших 18-летнего возраста, женщин.
5. Перечни вредных, опасных производственных факторов и работ, при выполнении которых проводятся обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры (обследования).
6. Документы (порядки, рекомендации, психофизиологические требования) о диагностике (экспертизе) профессиональной пригодности работников.
7. Протоколы, заключения психофизиологических обследований работников.
8. Списки работающих на производстве с вредными, опасными условиями труда.
9. Наряды-допуски на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов; на выполнение особо опасных и вредных работ.
10. Журнал учёта выдачи нарядов-допусков на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов; на выполнение особо опасных и вредных работ.
11. Гигиенические требования к условиям труда инвалидов.
12. Документы (заключения, справки, сведения) о причинах заболеваемости работников организаций.
13. Документы (акты, протоколы, заключения, сведения, справки, переписка) о расследовании и учете профессиональных заболеваний.
14. Договоры добровольного страхования работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
15. Документы (программы, списки, переписка) об обучении работников по охране труда.
16. Протоколы результатов обучения по охране труда.
17. Журналы, книги учёта:
    а) инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте);
    б) профилактических работ по охране труда, проверки знаний по охране труда.
18. Книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий.
19. Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки, эскизы, схемы, фото и видеодокументы, выписки из журналов инструктажа по охране труда) о производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве.
20. Нормы обеспечения средствами индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием.
21. Документы (докладные записки, акты, заключения, переписка) об обеспечении рабочих и служащих средствами индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием.
22. Списки (ведомости) на выдачу средств индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием.
23. Документы (акты, доклады, справки, заключения, переписка) о соответствии (несоответствии) санитарно-эпидемиологическим и гигиеническим требованиям условий деятельности, территорий, зданий, строений, сооружений, помещений, оборудования, транспортных средств.
24. Переписка по вопросам охраны труда.

Всё. Сами сроки хранения смотрите в Перечне к приказу Росархива от 20.12.2019 г. № 236.

Какая документация необходима специалисту по охране труда

Документация по охране труда, которую работодателю необходимо вести, может охватывать:

а) политику и цели организации по охране труда;
б) распределение ключевых управленческих ролей (функций) по охране труда и обязанностей;
в) наиболее значительные опасности / риски, вытекающие из деятельности организации, и мероприятия по их предупреждению и регулированию;
г) положения, методики, инструкции или другие внутренние документы, используемые в системе управления охраной труда.

Такие рекомендации даны в Руководстве МОТ-СУОТ 2001 и стандартах по системам управления охраной труда (межгосударственный ГОСТ 12.0.230-2007, национальный (российский) ГОСТ Р 12.0.007-2009).

Из всего разнообразия документов можно выделить несколько основных типов.

Во-первых, это локальные нормативные акты работодателя, устанавливающие организационно-управленческие правила соблюдения работниками требований охраны труда. К ним относятся:

• правила внутреннего трудового распорядка;

• коллективный договор;

• должностные инструкции;

• инструкции по охране труда;

• различные приказы, связанные с вопросами охраны труда;

• программы обучения, инструктажей и т. п.

Во-вторых, это различные фиксирующие документы, так называемые «записи». Это самый большой тип документов по охране труда у работодателя. Он документирует всю конкретную деятельность, а главное – мероприятия по профилактике производственного травматизма и профессиональной заболеваемости.

К такой документации следует отнести также и результаты специальной оценки условий труда (ранее – аттестация рабочих мест), и материалы расследования несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

В-третьих, Трудовой кодекс обязывает каждого работодателя иметь документы, содержащие государственные нормативные требования охраны труда. Это комплект нормативной документации по специфике своей деятельности. Все они нужны не только для их выполнения и для информирования работников об условиях труда, их правах и обязанностях, но и для разработки локальных нормативных актов работодателя.

Грамотно оформленная документация по охране труда при спорных ситуациях между работником и работодателем всегда станет надежным помощником в разрешении возникших разногласий. А если произойдет несчастный случай, работодатель всегда сможет объяснить сотруднику, что произошло, что нарушено, по чьей вине и что делать на основе документации по охране труда.

Самые необходимые нормативные акты

Документ	Поможет вам
Постановление Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст	Выяснить, какие требования установлены к оформлению нормативной документации
МОТ-СУОТ 2001	Уточнить, какие рекомендации даны по оформлению документации
Приказ Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558	Узнать, какие сроки хранения установлены для документации по охране труда
Приказ Минтруда России от 21 января 2014 г. № 33н	Выяснить требования к оформлению документов по спецоценке
Постановление Минтруда России от 24 октября 2002 г. № 73	Уточнить, как правильно оформлять расследование несчастных случаев

Сроки хранения документов по бухучету

Сроки хранения бухгалтерских документов регламентированы Законом от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ. В большинстве случае он равен 5-ти годам, однако имеются некоторые особые моменты по порядку расчета этого срока.

К примеру, по первичной учетной документации, регистрам бухучета, бухгалтерской отчетности, аудиторским заключениям отсчет срока в 5 лет начинается после соответствующего отчетного периода (п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ). Что касается учетной политики и иной документации, которая связана с организацией и ведением бухучета, а также средств, которые обеспечивают воспроизведение электронных документов и проверку подлинности ЭП, то срок в 5 лет отсчитывается с года, в котором они в последний раз применялись для формирования бухотчетности (п. 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).

Оправдательные документы, которые прошли проверку, например, кассовая документация и книги, банковская документация, ордера, табели, акты о приеме или сдаче, о списании имущества, квитанции, авансовые отчеты и т.д., также нужно хранить не меньше 5-ти лет. Если же возникли споры или разногласия, то тогда документацию нужно хранить до принятия решения по делу, даже в случае, если его вынесли за пределы указанного срока (ст. 277 Перечня по Приказу № 236).

Что касается времени хранения документов о переоценке основных средств, расчете амортизации, списании основных фондов или нематериальных активов, то этот срок начинается с момента непосредственного выбытия указанных объектов (ст. 323 Перечня по Приказу № 236).

Срок хранения путевых листов — 5 лет, однако этот период увеличивается до 50 лет, когда нет иных документов, которые подтверждали бы вредные или опасные условия труда (ст. 553 Перечня по Приказу № 236).

Важно! Здесь и далее если срок указывается в 50 лет по Перечню из Приказа № 236, то он касается документов, которые созданы после 1 января 2003 года. Эти же документы, сформированные до указанной даты, необходимо хранить не менее 75 лет.

Сроки хранения документов по налогам

Информацию бухгалтерского и налогового учета и иную документацию, которые нужны для расчета и уплаты налогов, в т.ч. документацию, которая подтверждает получение доходов, проведение расходов, уплату (удержание) налогов, требуется хранить 5 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК). Отсчет периода производится по окончании налогового периода, в котором документ использовали в последний раз для формирования налоговой отчетности, расчета и уплаты налогов, подтверждения поступивших доходов или осуществленных расходов (Письмо Минфина от 19.07.2017 г. № 03-07-11/45829).

Внимание! Имеется исключение для документов, которые подтверждают объем понесенного убытка — они хранятся весь период, когда убыток уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на размеры ранее полученных убытков (п. 4 ст. 283, п. 7 ст. 346.18 НК).

4 года нужно хранить книги покупок и продаж, в т.ч. дополнительные листы к ним. Отсчет срока производится с даты последней записи в книге. Счета-фактуры нужно хранить 5 лет (ст. 317 Перечня по Приказу № 236).

5 лет нужно хранить налоговые декларации и расчеты по всем налогам. При этом исключение — декларации ИП за период до 2002 года включительно, которые хранятся 75 лет (ст. 310 Перечня по Приказу № 236). РСВ должны храниться 50 лет с момента их формирования (ст. 308 Перечня по Приказу № 236).

Документы для расчета и уплаты страхвзносов хранятся 6 лет (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК). К ним относятся карточки индивидуального учета размеров начисленных выплат и иных вознаграждений и размеров начисленных страхвзносов (ст. 309 Перечня по Приказу № 236).

Важно! Если не ведутся лицевые счета или не оформляются ведомости начисления зарплаты, карточки индивидуального учета хранятся 50 лет (ст. 309 Перечня по Приказу № 236).

Точно не установлено, с какого момента нужно отсчитывать срок для документации, которая используется для расчета страхвзносов. В таком случае можно ориентироваться на налоговую документацию, т.е. отсчет срока производить по окончании расчетного периода, в котором документация применялась в последний раз при расчете и уплате страхвзносов и при формировании отчетности по ним.

Переписка с ИФНС (уведомления, требования, акты решения и т.д.) хранится 5 лет. Срок составляет 10 лет, когда жалоба подана по результатам выездной или камеральной проверки (п. 148, 314 Перечня по Приказу № 236). Электронные документы с усиленной квалифицированной ЭП и сертификаты ключей проверки ЭП, которой подписаны жалобы и технологические документы, хранятся 5 лет. Срок отсчитывается с момента получения или отправки соответствующего документа (п. 3 Порядка из Приложения № 4 к Приказу ФНС от 20.12.2019 г. № ММВ-7-9/645@).

Важно! Контракты на закупку товаров, работ, услуг по госзаказам хранятся 5 лет после завершения обязательств по ним (си. 224 Перечня по Приказу № 236).

Новые сроки хранения документации

Документы, сформированные до 18 февраля 2020 года, нужно хранить в сроки, регламентированные Приказом Минкультуры от 25.08.2010 г. № 558. Если документы сформированы после указанной даты, их сроки хранения регламентированы Перечнем по Приказу № 236.

Обновленные сроки хранения наиболее важных документов:

Документ	Новый срок	Старый срок
Договор дарения имущества	До ликвидации компании	Постоянно
Договор лизинга	5 лет по окончании срока договора или выкупа объекта лизинга	Постоянно
Документы по залогу недвижимого имущества	10 лет	Постоянно
Договор мены недвижимого имущества	До ликвидации компании	5 лет
Договор поручения	10-15 лет в зависимости от вида имущества	5 лет
Договор кредита или займа с условием о залоге имущества	10 лет	5 лет
Паспорт сделки	15 лет	Постоянно
Документы о дебиторской и кредиторской задолженности	5 лет при условии погашения задолженности	5 лет
Счета-фактуры	5 лет	4 года
Документы о выплате зарплаты (если ведутся лицевые счета)	6 лет	5 лет
Реестр сведений о доходах сотрудников	5 лет	75 лет
Справка об исполнении обязанности по уплате налогов, страхвзносов и иных бюджетных платежей	5 лет	Не установлен
Справка о состоянии расчетов с бюджетом	5 лет	Не установлен
РСВ	50 лет	Не установлен
Документы по переоценке ОС и амортизации	5 лет после выбытия ОС и НМА	Постоянно
Документы о списании ОС и НМА	5 лет после выбытия ОС и НМА	Постоянно
Акты приема-передачи недвижимого имущества новому владельцу	5 лет после выбытия объекта	Постоянно
КУДиР при УСН	5 лет	Постоянно

Документы об аттестации, повышении квалификации и переподготовке, независимой оценке квалификации

ВИД ДОКУМЕНТА	СРОК ХРАНЕНИЯ	ПРИМЕЧАНИЕ
Квалификационные требования, профессиональные стандарты:		–
а) по месту утверждения;	Постоянно
б) в других организациях	До замены новыми
Типовые дополнительные профессиональные программы:		–
а) по месту утверждения;	Постоянно
б) в других организациях	До замены новыми
Программы повышения квалификации и программы профессиональной переподготовки:		–
а) по месту утверждения;	5 лет
б) в других организациях	До замены новыми
Учебные планы, задания	5 лет	–
Учебно-методические пособия по повышению квалификации и профессиональной переподготовке:		–
а) по месту разработки;	Постоянно
б) в других организациях	До минования надобности
Документы (проекты, отзывы, заключения) о разработке учебных программ, планов, пособий	5 лет	–
Курсовые и контрольные работы слушателей организаций, осуществляющих образовательную деятельность по реализации дополнительных профессиональных программ	1 год	–
Планы повышения квалификации работников и профессиональной переподготовки работников:		–
а) по месту утверждения;	5 лет
б) в других организациях	До минования надобности
Отчеты о выполнении планов повышения квалификации и профессиональной переподготовки работников	5 лет	–
Документы (тесты, анкеты, вопросники) по определению (оценке) профессиональных и личностных качеств работников	5 лет	–
Протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий; документы (протоколы счетных комиссий; бюллетени тайного голосования) к ним	10 лет	–
Заявления о несогласии с постановлениями аттестационных, квалификационных комиссий; документы (справки, заключения) об их рассмотрении	5 лет	–
Документы (списки, ведомости) по аттестации и квалификационным экзаменам	5 лет	–
Документы (заявления, свидетельства о квалификации и приложения к нему, заключения о прохождении профессионального экзамена) о прохождении независимой оценки квалификации работников или лиц, претендующих на осуществление определенного вида трудовой деятельности	5 лет	–
Журналы учета выдачи дипломов, удостоверений, сертификатов, свидетельств о профессиональной переподготовке, повышении квалификации и их дубликатов	50 лет	–
Графики проведения аттестации, квалификационных экзаменов	1 год	–
Документы (справки, информации, докладные записки, отчеты) о повышении квалификации, профессиональной переподготовке работников, о проведении независимой оценки квалификации	5 лет	–
Договоры об образовании на обучение по дополнительным профессиональным программам, ученические договоры, договоры о проведении независимой оценки квалификации	5 лет (1)	(1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору
Журналы учета занятий организаций, осуществляющих образовательную деятельность по реализации дополнительных профессиональных программ	3 года	–
Журналы учета посещения занятий обучающимися в организациях, осуществляющих образовательную деятельность по реализации дополнительных профессиональных программ	1 год	–
Документы (расписания, планы, графики) о проведении занятий, консультаций, итоговой аттестации	1 год	–
Документы (представления, списки, характеристики, справки) о начислении стипендий обучающимся работникам	5 лет	–
Документы (заявки, программы, графики, планы, отчеты, отзывы, списки, характеристики) об организации и проведении практики и стажировки обучающихся	5 лет	–
Списки работников, прошедших повышение квалификации и профессиональную переподготовку, независимую оценку квалификации	3 года	–
Переписка по аттестации, повышению квалификации и профессиональной переподготовке работников, по проведению независимой оценке квалификации	3 года	–

Перечень локальных нормативных актов по охране труда (законодательный минимум)

Мероприятия по ОТ	Какие локальные акты нужно разработать работодателю
Функционирование Системы управления охраной труда
1	Положение о системе управления охраной труда. Положение о СУОТ с учетом специфики деятельности работодателя может содержать следующие разделы (подразделы): а) общий порядок обеспечения функционирования СУОТ; б) порядок разработки и реализации процедур, направленных на достижение целей работодателя в области охраны труда; в) планирование и исполнения мероприятий по охране труда; г) контроль исполнения мероприятий и достижения результатов; д) мониторинг и анализ реализации процедур и исполнения мероприятий по охране труда; е) планирование улучшений функционирования СУОТ; ж) анализ со стороны руководства работодателя эффективности функционирования СУОТ и достижения поставленных целей по охране труда; з) управление документированной информацией СУОТ. Отдельными локальными нормативными актами по охране труда у работодателя могут быть разработаны и утверждены на основе государственных нормативных требований охраны труда: а) порядок управления профессиональными рисками; б) внутренние нормативы обеспечения работников средствами индивидуальной защиты; в) порядок обучения и развития компетенций по охране труда; г) распределение функциональных обязанностей в сфере охраны труда между должностными лицами работодателя с учетом управленческой (организационной) структуры; д) организация работы комиссии по охране труда; е) организация работы комиссии по охране труда и уполномоченных по охране труда; ж) организация работы по соблюдению требований охраны труда подрядных организаций и т.п.
2	Отчет о проведении оценки профрисков: а) перечень (реестр) опасностей; б) документ (раздел Положения о СУОТ работодателя), описывающий используемый метод (методы) оценки уровня риска; в) документ, подтверждающий проведение оценки уровней рисков, с указанием установленных уровней по каждому риску; г) документ, содержащий перечень мер по исключению, снижению или контролю уровней рисков.
3	Протокол обсуждения проекта Политики по охране труда с представительным органом работников
4	Отчет по мониторингу функционирования СУОТ
5	Предварительный Анализ состояния охраны труда
6	Политика в области охраны труда
7	Приказ об организации постов оказания первой помощи, оборудованных аптечками
8	Приказ, устанавливающий порядок проведения контроля за состоянием условий труда на рабочих местах, а также за правильностью применения работниками средств индивидуальной и коллективной защиты
9	Перечень работ, при которых перерывы предоставляются в рабочее время на работах, где по условиям производства (работы) предоставление перерыва для отдыха и питания невозможно
10	Перечень работ, предусматривающих предоставление работникам в течение рабочего времени специальных перерывов, обусловленных технологией и организацией производства и труда продолжительность, а также порядок предоставления таких перерывов
Специальная оценка условий труда
1	Приказ об утверждении состава комиссии по проведению специальной оценки условий труда
2	Порядок деятельности комиссии по проведению специальной оценки условий труда
3	График проведения специальной оценки условий труда
4	Перечень рабочих мест, на которых проводилась специальная оценка условий труда
5	План мероприятий по улучшению условий и охраны труда
Медицинские осмотры (предварительные и периодические)
1	Приказ об организации медосмотра
2	Утвержденный список лиц на медосмотр
3	Утвержденный поименный список на медосмотр и подтверждение его направления в медицинскую организацию
4	Календарный план медосмотра
5	Направления на медосмотр
6	Журнал учета направлений на медосмотр
Обучение по охране труда
1	Перечень профессий и должностей работников, освобожденных от прохождения первичного инструктажа на рабочем месте
2	Программа вводного инструктажа по охране труда
3	Инструкции по охране труда
4	Программы первичного инструктажа по охране труда
5	Программы специального обучения по охране труда
6	Приказ (распоряжение) о создании комиссии по проверке знаний требований охраны труда
7	Приказ об организации обучения по охране труда с календарным графиком для ознакомления работников
8	Протоколы проверки знаний требований охраны
9	Журналы регистрации инструктажей на рабочем месте
10	Журнал регистрации вводного инструктажа по охране труда
11	Перечень работ, профессий и должностей работников, в отношении которых проводится обучение по охране труда в обучающих организациях, а также во внутренней комиссии работодателя
Организация работ с повышенной опасностью
1	Планы производства работ
2	Технологические карты
3	Приказ о назначении лиц, ответственных за организацию и безопасное проведение работ, о назначении ответственных руководителей работ, ответственных исполнителей работ, за утверждение ППР, за выдачу наряда-допуска, за составление плана мероприятий по эвакуации и спасению работников при возникновении аварийной ситуации и при проведении спасательных работ, за обслуживание и периодический осмотр средств индивидуальной защиты
4	Журнал учета работ по наряду-допуску
5	Наряд-допуск на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов, акт-допуск, график совместных работ
6	Перечень работ, связанных с повышенной опасностью, выполняемых с оформлением наряда-допуска
7	Порядок проведения работ, связанных с повышенной опасностью, выполняемых с оформлением наряда-допуска
8	Программа первичного инструктажа на рабочем месте на каждый вид работ или на профессию
9	Программа обучения по охране труда на каждый вид работ или на профессию
10	Программа стажировки на рабочем месте
11	Комплект инструкций по охране труда по профессиям и должностям, комплект нормативных правовых актов по охране труда в соответствии с отраслевой спецификой
Выдача СИЗ
1	Приказ об организации работы по выдаче и уходу за СИЗ
2	Приказ, утверждающий нормы бесплатной выдачи
3	Копии сертификатов и деклараций о соответствии
4	Копии заключений Минпромторга о происхождении продукции
5	Личные карточки учета выдачи СИЗ

Как изменился состав документов по охране труда?

Сократилось количество статей. В Перечне 2010 их было 46, в Перечне 2019 осталось 24. Так, все статьи, в которых упоминалась переписка, объединены в одну статью «Переписка по вопросам охраны труда». Отдельные статьи исключены из перечня как морально устаревшие.

Документы по СОУТ объединены в одну статью. В Перечне 2019 для документов по СОУТ появилась статья 407, которая объединяет все документы, связанные с документирование процедуры СОУТ, — «Отчеты по проведению специальной оценки условий труда (СОУТ) и документы к ним (протоколы, решения, заключения, перечни рабочих мест, сведения, данные, сводные ведомости, декларации соответствия, карты специальной оценки условий труда на конкретные рабочие места, перечни мероприятий по улучшению условий охраны труда)».

Скорректированы сроки хранения документов. Сроки хранения документов по личному составу приведены в соответствие с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 28.12.2017). По отношению к таким документам в Перечне 2019 теперь указан двойной срок хранения 50/75. Это означает, что 50 лет необходимо хранить документы, созданные после 2003 г., 75 — созданные до 2003 г.

Для некоторых документов срок хранения был сокращен.

В Перечне 2019 появился новый вид срока хранения — «до ликвидации организации», который означает, что указанные документы хранятся в организации до ее ликвидации, независимо от того, является или не является эта организация источником комплектования государственного или муниципального архива. При ликвидации организации эти документы подлежат экспертизе ценности и возможному включению в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Срок хранения «до ликвидации организации» не нужно путать со сроком хранения «постоянно», который означает, что указанные документы, образовавшиеся в деятельности источников комплектования государственных или муниципальных архивов, подлежат передаче на постоянное хранение в эти архивы после истечения сроков их временного хранения в организациях. Срок хранения указанных документов в организациях, не являющиеся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет. Обратите внимание: «льгота» для организаций, не являющихся источником комплектования государственных или муниципальных архивов, касается только срока «постоянно».

Определены сроки хранения документов по охране труда

Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения.

В Перечень включены типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от их организационно-правовых форм и от формы собственности, с указанием сроков хранения.

Документы по вопросам охраны труда содержатся в разделе 7.3 Перечня. Всего в данный раздел вошли 24 позиции.

Так, например, согласно Перечню должны соблюдаться следующие сроки хранения документов:

1) отчеты по проведению спецоценки условий труда (СОУТ) и документы к ним (Протоколы, решения, заключения, перечни рабочих мест, сведения, данные, сводные ведомости, декларации соответствия, карты СОУТ на конкретные рабочие места, перечни мероприятий по улучшению условий и охраны труда):

– по месту проведения — 45 лет, однако при наличии вредных и опасных условий труда срок хранения составляет 50 лет (если документы закончены после 1 января 2003 г.) и 75 лет (если документы закончены до 1 января 2003 г.);

• – в других организациях — 5 лет;
• 2) сертификаты соответствия работ по охране труда (сертификаты безопасности) — в течение 5 лет после истечения срока действия сертификата;
• 3) документы (справки, предложения, обоснования, переписка) о состоянии и мерах по улучшению охраны труда — 5 лет;
• 4) списки работающих на производстве с вредными и опасными условиями труда:
• – 50 лет — если документы закончены после 1 января 2003 г.;
• – 75 лет — если документы закончены до 1 января 2003 г.;
• 5) наряды-допуски на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов и на выполнение особо опасных и вредных работ — в течение 1 года после закрытия наряда-допуска, а при наличии производственных травм, аварий и несчастных случаев на производстве — 45 лет;
• 6) журнал учета выдачи нарядов-допусков на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов и на выполнение особо опасных и вредных работ — в течение 1 года после закрытия наряда-допуска, а при наличии производственных травм, аварий и несчастных случаев на производстве — 45 лет;
• 7) документы (заключения, справки, сведения) о причинах заболеваемости работников — 5 лет ЭПК (срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что указанные документы после истечения срока хранения могут быть отобраны на постоянное хранение);
• 8) документы (акты, протоколы, заключения, сведения, справки, переписка) о расследовании и учете профзаболеваний:
• – 50 лет — если документы закончены после 1 января 2003 г.;
• – 75 лет — если документы закончены до 1 января 2003 г.;
• 9) документы (программы, списки, переписка) об обучении работников по охране труда — 5 лет;
• 10) протоколы результатов обучения по охране труда — 5 лет;
• 11) журналы и книги учета:
• – инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) — 45 лет;
• – профилактических работ по охране труда, проверки знаний по охране труда — 5 лет;
• 12) книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий — 45 лет;
• 13) документы (акты, доклады, справки, заключения, переписка) о соответствии (несоответствии) санитарно-эпидемиологическим и гигиеническим требованиям условий деятельности, территорий, зданий, строений, сооружений, помещений, оборудования, транспортных средств — 5 лет ЭПК;
• 14) переписка по вопросам охраны труда — 5 лет.

Росархив утвердил обязательные сроки хранения документов по охране труда

Росархив опубликовал перечень типовых управленческих архивных документов и сроки их хранения. Приказ Приказ Росархива от 20.12.

2019 N 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» вступает в действие 18 февраля 2020. Ранее действовавший приказ Минкультуры утратил силу.

Перечень включает документы, которые создаются в процессе деятельности организаций независимо от их организационно-правовых форм и от формы собственности при осуществлении однотипных управленческих функций, с указанием сроков хранения.

В приказ для удобства включен указатель, в котором в алфавитном порядке перечислены все виды документов.

Кто ведет и хранит журнал

Вводный журнал не должен находиться в каждом подразделении предприятия. Однако если организация занята активным привлечением подрядчиков со стороны или регулярно набирает людей для прохождения производственной практики, специалисты рекомендуют нанять штатных специалистов для каждого подразделения.

Ответственным за заполнение страниц журнала вводного инструктажа назначается одно лицо. Если на предприятии выделана должность начальника службы охраны труда, он занимается ознакомлением с правилами безопасности вновь прибывших на предприятие. Если предприятие большое, могут назначить другое ответственное лицо.

Не каждая организация может позволить себе нанять 50 работников. Если сотрудников меньшее количество, в штате необязательна должность специалиста по охране труда. По мере надобности проведения инструктажа, ответственного человека назначает начальник. При этом сотрудник должен соответствовать таким требованиям:

• прошел обучение по охране труда с отрывом от производственного процесса;
• обучение длилось не менее 40 часов;
• есть документ, подтверждающий прохождение обучения.

Хранить журнал по закону необходимо в течение 10 лет.

Когда документы можно не хранить

Любой приказ, распоряжение, инструкцию, акт или иной документ, связанный с обеспечением нормальных условий труда, работодатель обязан сохранять. При этом не имеет значения, оформлены эти документы по унифицированной форме или имеют произвольный вид.

Периоды хранения, закрепленные в перечне, утвержденных ПРИКАЗОМ от 25 августа 2010 года N 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», можно условно разделить на следующие группы:

• В течение 1 года надлежит хранить списки (ведомости) выдачи спецодежды и спецпитания.
• 3-летний период хранения отведен для журналов учета исполнения постановлений о штрафах, регистрации административных взысканий за нарушение санитарных норм и правил, докладных записок и иной переписки об обеспечении работников спецодеждой.
• 5 лет надлежит сохранять следующие документы по охране труда: акты предписания по ТБ, планы мероприятий по улучшению условий труда, сведения (акты, отчеты) о причинах заболеваемости сотрудников и др.
• Целое десятилетие невозможно будет уничтожить журналы профилактических работ и инструктажа по ТБ, доклады о тяжелых, вредных, опасных условиях производства, травматизме и профзаболеваниях и др.
• Период длиной в 45 лет определен для хранения положений, протоколов, связанных с аттестацией рабочих мест по условиям труда.
• 75-летний отрезок отведен для хранения списков работающих на производстве с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда; их табелей и нарядов; актов расследования профзаболеваний и др.

Для отдельных документов по охране труда определенные сроки не установлены – их придется сохранять постоянно (например, журналы регистрации несчастных случаев) или надлежит хранить до замены новыми (к примеру, правила по охране труда работающих инвалидов).

Какими документами оформляются результаты аттестации рабочих мест?

В соответствии с порядком, регулирующим проведение АРМ, Приказом Минздравсоцразвития РФ № 342н от 26 апреля 2011 года (Приказ, – ред.), результаты проведенных работ оформляются в виде пакета документов, который является фактическим подтверждением условий труда в организации.

В соответствии с пунктом 44 Приказа, результат утверждается отчетом об аттестации и содержит следующие документы:

• приказ о проведении аттестации рабочих мест по условиям труда на предприятии;
• график проведения работ по аттестации;
• перечень рабочих мест;
• карты аттестации рабочих мест (Карта, – ред.);
• сводная ведомость результатов АРМ;
• сводная таблица классов условий труда;
• план мероприятий по улучшению и оздоровлению условий труда;
• сведения об аттестующей организации;
• протокол заседания аттестационной комиссии по результатам АРМ по условиям труда;
• заключение по итогам государственной экспертизы условий труда (при наличии);
• предписания должностных лиц о выявленных нарушениях (при наличии), итоговый протокол заседания аттестационной комиссии по результатам аттестации;
• приказ о завершении аттестации и утверждение отчета.

Документы готовит аттестационная комиссия, после чего направляет их для ознакомления работодателю. Он же, в свою очередь, должен ознакомиться с ними в течение 10 рабочих дней, ознакомить, при согласии с отчетом, работников с картой АРМ, где содержится информация об условиях труда на их рабочих местах, о положенных компенсациях и льготах (если они установлены в ходе проверки). После этого, работодатель издает приказ о завершении аттестации в организации и направляет сводную ведомость результатов АРМ и сведения об аттестующей организации в государственную инспекцию по труду (ГИТ, – ред.) в течение 10 календарных дней с момента издания приказа.

В течение последующих пяти лет с момента завершения аттестации пакет документов может запрашиваться госорганами для проверки условий труда, при возникновении несчастных случаев, спорных ситуаций с работниками.

Какое время должны храниться наряды допуски работы по которым полностью закончены

VI. Организация работ в электроустановках

с оформлением наряда-допуска

6.1. Наряд-допуск оформляется в двух экземплярах. При передаче по телефону, радио, факсимильным или электронным письмом наряд-допуск оформляется в трех экземплярах. В последнем случае работник, выдающий наряд-допуск, оформляет один экземпляр, а работник, принимающий текст в виде телефонограммы или радиограммы, факса или электронного письма, заполняет два экземпляра наряда-допуска и после проверки указывает на месте подписи выдающего наряд-допуск его фамилию и инициалы, подтверждая правильность записи своей подписью. Наряд-допуск также разрешено оформлять в электронном виде и передавать по электронной почте.

В этом случае, когда производитель работ назначается одновременно допускающим, наряд-допуск независимо от способа его передачи заполняется в двух экземплярах, один из которых остается у выдающего наряд-допуск.

В зависимости от местных условий один экземпляр наряда-допуска может передаваться работнику из числа оперативного персонала, выдающему разрешение на подготовку рабочего места и на допуск.

6.2. Число нарядов-допусков, выдаваемых на одного ответственного руководителя работ, определяет работник, выдающий наряд-допуск.

Выдающий наряд-допуск имеет право допускающему и производителю работ (наблюдающему) выдать сразу несколько нарядов-допусков и распоряжений для поочередного допуска и работы по ним.

При совместном производстве нескольких видов работ, по которым требуется оформление наряда-допуска, допускается оформление единого наряда-допуска с включением в него требований по безопасному выполнению каждого из вида работ.

6.3. Выдавать наряд-допуск разрешается на срок не более 15 календарных дней со дня начала работы. Наряд-допуск разрешается продлевать 1 раз на срок не более 15 календарных дней. При перерывах в работе наряд-допуск остается действительным.

При выполнении работ под напряжением на токоведущих частях электроустановок наряд-допуск выдается на срок не более 1 календарного дня (рабочей смены). При необходимости выполнения работ под напряжением в последующие дни (рабочую смену) оформляется новый наряд-допуск.

6.4. Продлевать наряд-допуск имеет право работник, выдавший наряд-допуск, или другой работник, имеющий право выдачи наряда-допуска на работы в данной электроустановке.

Разрешение на продление наряда-допуска передается по телефону, радио или с нарочным допускающему, ответственному руководителю работ, производителю работ или наблюдающему (в случае если ответственный руководитель работ и производитель работ не назначаются). В этом случае допускающий, ответственный руководитель работ, производитель работ или наблюдающий за своей подписью указывает в наряде фамилию и инициалы работника, продлившего наряд-допуск.

6.5. Наряды-допуски, работы по которым полностью закончены, должны храниться в течение 1 года, после чего могут быть уничтожены. Если при выполнении работ по нарядам-допускам имели место аварии, инциденты или несчастные случаи, эти наряды-допуски следует хранить в архиве организации вместе с материалами расследования.

Наряд-допуск фиксируется в журнале учета при допуске бригады на рабочее место оперативным персоналом, в чью зону ответственности оперативно-технологического управления входит это рабочее место. Записи по закрытию наряда-допуска, хранению наряда-допуска и ликвидации также возлагаются на этот оперативный персонал.

6.6. Учет работ по нарядам-допускам и распоряжениям ведется в журнале учета работ по нарядам-допускам и распоряжениям, рекомендуемый образец которого предусмотрен приложением N 8 к Правилам. Выдача и заполнение наряда-допуска, ведение журнала учета работ по нарядам-допускам и распоряжениям допускается в электронной форме с применением автоматизированных систем и использованием электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Допускается учет работ по нарядам-допускам и распоряжениям вести иным образом, установленным руководителем организации, при сохранении состава сведений, содержащихся в журнале учета работ по нарядам-допускам и распоряжениям.

При выполнении работ по наряду-допуску в оперативном журнале производится запись о первичном и ежедневных допусках к работе.

При работах по нарядам-допускам в журнале оформляется только первичный допуск к работам и указываются номер наряда-допуска, место и наименование работы, дата и время начала и полного окончания работы.

При работах по распоряжению номер наряда-допуска не указывается.

При выполнении работ на нескольких рабочих местах производитель работ должен так организовать работу бригады, чтобы вести постоянный контроль за членами бригады.

Электрические цепи разного напряжения одного силового трансформатора (независимо от числа обмоток), одного двухскоростного электродвигателя считаются одним присоединением. В схемах многоугольников, полуторных схемах к присоединению линии, трансформатора относятся все коммутационные аппараты и шины, посредством которых эта линия или трансформатор присоединены к РУ.

6.8. В электроустановках напряжением выше 1000 В, где напряжение снято со всех токоведущих частей, в том числе с вводов ВЛ и КЛ, и заперт вход в соседние электроустановки (сборки и щиты до 1000 В могут оставаться под напряжением), допускается выдавать один наряд-допуск для одновременной работы на сборных шинах и всех присоединениях.

В электроустановках напряжением до 1000 В при полностью снятом напряжении со всех токоведущих частей допускается выдавать один наряд-допуск на выполнение работ на сборных шинах РУ, распределительных щитов, сборок, а также на всех присоединениях этих установок одновременно.

6.9. При выводе в ремонт агрегатов (котлов, турбин, генераторов) и отдельных технологических установок (систем золоудаления, сетевых подогревателей, дробильных систем) допускается выдавать один наряд-допуск для работы на всех (или части) электродвигателях этих агрегатов (установок) и один наряд-допуск для работ в РУ на всех (или части) присоединениях, питающих электродвигатели этих агрегатов (установок).

Выдавать один наряд-допуск допускается только для работы на электродвигателях одного напряжения и присоединениях одного РУ.

6.12. Один наряд-допуск для одновременного или поочередного выполнения работ на разных рабочих местах одной электроустановки допускается выдавать в следующих случаях:

при прокладке и перекладке силовых и контрольных кабелей, испытаниях электрооборудования, проверке устройств защиты, измерений, блокировки, электроавтоматики, телемеханики, связи;

при ремонте коммутационных аппаратов одного присоединения, в том числе когда их приводы находятся в другом помещении;

при ремонте отдельного кабеля в туннеле, коллекторе, колодце, траншее, котловане;

при ремонте кабелей (не более двух), выполняемом в двух котлованах или РУ и находящемся рядом котловане, когда расположение рабочих мест позволяет производителю работ осуществлять надзор за бригадой.

При этом разрешается рассредоточение членов бригады по разным рабочим местам. Оформление в наряде-допуске перевода с одного рабочего места на другое не требуется.

6.13. При проведении работ согласно пунктам 6.8, 6.9, 6.11, 6.12 Правил рабочие места должны быть подготовлены до допуска бригады на первое рабочее место.

Не допускается подготовка к включению любого из присоединений, в том числе опробование электродвигателей, до полного окончания работ по наряду.

В случае рассредоточения членов бригады по разным рабочим местам допускается пребывание одного или нескольких членов бригады, имеющих группу III, отдельно от производителя работ.

Членов бригады, которым предстоит находиться отдельно от производителя работ, последний должен привести на рабочие места и проинструктировать о мерах безопасности, которые необходимо соблюдать при выполнении работы.

Допуск на каждую подстанцию и на каждое присоединение оформляется в соответствующей графе наряда-допуска.

Каждую из подстанций разрешается включать в работу только после полного окончания работы на ней.

Похожие записи:

• Ответы на популярные вопросы о «дачной амнистии»
• Калькулятор страхового (трудового) стажа
• Индексация пенсий в 2023 году: таблица и график социальных выплат пенсионерам