Что делать, если утеряны первичные документы

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что делать, если утеряны первичные документы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Такая комиссия создается приказом руководителя организации. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители полиции или следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Если должностные лица соответствующих государственных органов не будут привлечены к работе в комиссии, то впоследствии будет трудно документально подтвердить форс-мажорные обстоятельства, исключающие вину организации и ее должностных лиц. В состав комиссии необходимо включить специалистов, способных дать пояснения по сути возникшей ситуации.

Причины утери документации

В случае отсутствия первичных документов руководитель организации создает комиссию по расследованию причин данной пропажи (в соответствии с пунктом 6.8 «Положения о документах и документообороте»).

Форс-мажор. Если утрата документов наступила в результате экстремальных условий (стихийного бедствия, наводнения, пожара, взлома), то к расследованию обстоятельств данного дела привлекаются сотрудники следственных органов, государственного пожарного надзора, специалисты МЧС. В этом случае к заключению комиссии прикладываются следующие оправдательные документы:

• справка Госпожнадзора и акт о причинах возгорания;
• уведомление из следственных органов ОВД о возбуждении дела о краже;
• справку из ДЭЗ (РЭУ) о факте и причинах затопления;
• документы МЧС о наличии чрезвычайной ситуации;
• иные справки, в соответствии с форс-мажорными обстоятельствами.

Восстанавливаем кадровую документацию

Под кадровой документацией для целей настоящей статьи мы будем понимать все те документы, которые оформляют и регулируют трудовые и иные непосредственно связанные с ними отношения в компании. В рамках кадровой документации можно выделить следующие блоки документов в зависимости от особенностей их восстановления в случае утраты:

• при восстановлении которых необходимо учитывать ознакомление с ними работников под личную подпись;
• с которыми работников не ознакамливают, но которые составляются и хранятся у работодателя в силу требований закона или по усмотрению организации;
• в которых необходимо наличие подписей и работодателя, и работника (либо представителя работников) как сторон трудовых и непосредственно связанных с ними отношений;
• порядок восстановления которых регламентирован нормативными правовыми актами;
• книги и журналы учета, которые обязательны к ведению работодателем или ведутся им в соответствии с принятым в организации порядком.

Массив кадровой документации – один из самых сложных (если не самый сложный) для восстановления.

Во-первых, отсутствие документов несет для работодателя серьезные риски. Мы сейчас говорим даже не о ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях с ее штрафами в 50 и 70 ¹ тысяч рублей для организации. Мы о тех возможных последствиях, которые могут возникнуть в связи с отсутствием определенных документов у работодателя. Например, риски близко познакомиться со штрафами до 500 тысяч ² от Федеральной миграционной службы либо получить административное приостановление деятельности компании ³ за отсутствие документов по охране труда, если проверяющие сочтут, что это создает угрозу жизни и здоровью сотрудников или третьих лиц. А ведь может случиться и совсем плохое. Например, несчастный случай с тяжелыми последствиями или смертельным исходом. Единственный способ для ответственных лиц организации (генерального директора, непосредственного руководителя, специалиста по охране труда) избежать в этом случае уголовной ответственности – это доказать, что в компании выполняются все необходимые нормативы, сотрудники прошли обучение и имеют соответствующие допуски. А как это сделать без документов? Результат их отсутствия – возможность лишиться свободы сроком до 5 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет ⁴.

Во-вторых, само восстановление документации очень трудоемкое. Как правило, на кадровых документах стоит более одной подписи, да еще добавим, что многие из документов необходимо восстанавливать в режиме «почти оригиналов» либо дубликатов ⁵, другие форматы органы контроля, особенно по охране труда, просто не воспримут.

Комментарий к Ст. 325 Уголовного кодекса

1. Три состава преступления, предусмотренные разными частями комментируемой статьи, имеют отличия в предмете, объективной и субъективной стороне.

2. Признаки первого основного состава (ч. 1): а) предмет — официальные документы, характеристика которых в отличие от ст. 324 УК не уточняется указанием на предоставление прав или освобождение от обязанностей, а также печати и штампы, которые предназначены для производства оттисков на документах. Оттиск штампа обычно ставится в левом верхнем углу документа и несет уведомительную нагрузку. Печать предназначена для удостоверения подлинности документа и ставится рядом с подписью должностного лица; б) деяние в виде действия — альтернативно похищение, уничтожение, повреждение, сокрытие. Похищение образуют изъятие и (или) обращение предмета в пользу виновного или других лиц. Уничтожением являются действия, ведущие к тому, что предмет становится неидентифицируемым. Повреждение означает нанесение предмету вреда, по общему правилу исключающего его использование по назначению. Сокрытие составляет утаивание предмета, вызывающее невозможность его использования заинтересованными лицами; в) наличие корыстной или иной личной заинтересованности (получить определенную материальную выгоду, отомстить должностному лицу, облегчить совершение другого преступления и др.).

3. Второй и третий основные составы характеризуются: а) особыми предметами. В ч. 2 это альтернативно паспорт (общегражданский, заграничный, дипломатический, служебный, моряка) или другой важный личный документ. Важность документа определяется в каждом конкретном случае исходя из того, что он подтверждает права его владельца или содержит сведения о нем, кроме сведений, составляющих его личную или семейную тайну. В ч. 3 — акцизные марки, специальные марки и знаки соответствия, защищенные от подделок (см. комментарий к ст. 171.1 УК); б) деянием, состоящим в похищении названных предметов. Их последующее уничтожение, повреждение или сокрытие дополнительной квалификации не требует; в) одним признаком субъективной стороны — прямым умыслом. Для квалификации по ч. 2 и 3 ст. 325 УК следует установить, что лицо осознавало свойства похищаемых предметов и желало их выбытия из обладания собственника (владельца).

Второй комментарий к Ст. 284 УК РФ

1. Непосредственным объектом преступления является обороноспособность и экономическая безопасность государства.

2. Объективная сторона преступления характеризуется:

а) действием либо бездействием (нарушение установленных правил обращения с содержащими государственную тайну документами, а равно с предметами, сведения о которых составляют государственную тайну);

б) последствием (утрата последних и наступление тяжких последствий);

в) причинной связью между указанными действиями (бездействием) и последствиями.

Документ, содержащий государственную тайну, — официальный или неофициальный носитель информации о такой тайне (документы официального характера — справки, отчеты и т.п., черновые записи, данные, занесенные на магнитную ленту, фотои кинопленку и т.п.). Предметами, сведения о которых составляют государственную тайну, являются различные изделия, образцы, модели и материалы, например, отдельные экземпляры или модели техники, приборов, вооружения.

Преступление окончено с момента утраты соответствующих документов, которая, в свою очередь, повлекла наступление тяжких последствий.

Утрата — это выход документов, содержащих государственную тайну, или предметов, сведения о которых составляют государственную тайну, из владения лица, имеющего допуск к государственной тайне. Уничтожение документов или предметов, составляющих государственную тайну, утраты не образуют, так как это исключает возможность ознакомления с ними посторонних лиц.

Понятие наступления тяжких последствий понимается так же, как в ч. 2 ст. 283 УК РФ.

3. Субъектом преступления может быть только лицо, имеющее допуск к государственной тайне.

4. Субъективная сторона преступления характеризуется неосторожностью (равным образом в виде легкомыслия или небрежности).

Характеристика правонарушения

Диспозиция ч. 1 ст. 13.25: неисполнение акционерным обществом, профессиональным участником рынка ценных бумаг, управляющей компанией акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда либо специализированным депозитарием акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об акционерных обществах, о рынке ценных бумаг, об инвестиционных фондах и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов.

Санкция: влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2,5 тыс. до 5 тыс. руб., на юридических лиц — от 200 тыс. до 300 тыс. руб.

Предметом доказывания по делам о привлечении по данной статье является неисполнение хозяйствующим субъектом обязанности по хранению документов. Устанавливая высокий размер штрафных санкций, законодатель выделил данное деяние как представляющее значительную опасность для интересов граждан, общества и государства.

Объективная сторона: выявление контролирующим органом факта утраты документов или ненадлежащего их хранения.

Субъективная сторона правонарушения заключается в том, что объективно возможность обеспечить сохранность документов в процессе их хранения имелась, но соответствующие действия не предпринимались.

Нормы, применяемые судом

Суды применяют следующие нормы о хранении документов к рассматриваемым делам.

Пункт 1 ст. 89 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ «Об акционерных обществах» предусматривает, что общество обязано хранить в том числе иные документы, предусмотренные данным Федеральным законом, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания акционеров, совета директоров (наблюдательного совета) общества, органов управления общества, а также документы, предусмотренные правовыми актами РФ.

В соответствии с п. 2 указанной статьи общество хранит документы, предусмотренные п. 1 ст. 89 Закона N 208-ФЗ, по месту нахождения его исполнительного органа в порядке и в течение сроков, которые установлены федеральным органом исполнительной власти по рынку ценных бумаг.

Порядок и сроки хранения документов установлены Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. Постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16.07.2003 N 03-33/пс (далее — Положение).

Что делать при утере паспорта: пошаговая инструкция

Если потерялся паспорт, то следует не паниковать, не тратить времени на поиски документа, а действовать, сохраняя хладнокровие. Последовательность действий:

1. При утере паспорта гражданина РФ в первую очередь нужно обратиться с заявлением о пропаже документа в уполномоченный орган, ведающий выдачей и заменой паспортов – территориальное подразделение МВД (п. 17 Положения). Это нужно сделать незамедлительно, звонить в полицию имеет смысл, если вы сомневаетесь, в какое подразделение нужно обращаться.
2. При необходимости на период восстановления потерянного запросить выдачу временного удостоверения по форме 2П (п. 17 Положения, Приложение 2 к Административному регламенту, утверждённому Приказом МВД России от 13.11.2017 № 851)
3. Получить на руки талон-уведомление о принятии заявления (ст. 34, 35 Инструкции, утверждённой Приказом МВД России от 29.08.2014 № 736).
4. Подготовить и подать документы в подразделение МВД для выдачи нового паспорта.
5. Получить расписку в приёме документов и временное удостоверение.
6. В день, указанный в расписке, получить новый паспорт.

Хранение и уничтожение документов

Первичные документы, регистры бухгалтерского и налогового учета, бухгалтерская и налоговая отчетность подлежат обязательному хранению в соответствии с установленными порядком и сроками. Ответственность за организацию хранения первичных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

Хранение документов регулируется Федеральными законами от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», N 129-ФЗ, от 14.11.2002 N 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях», от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (ст. 50), от 26.12.1995 N 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (ст. 89) и др. Кроме того, общий порядок хранения документов установлен разд. 6 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Приказом Минфина России от 29.07.1983 N 105. Организация обязана хранить бухгалтерские документы в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет (ст. 17 Закона N 129-ФЗ).

Согласно пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ налогоплательщики обязаны обеспечивать сохранность таких документов, обеспечивающих расчет налогов, в течение четырех лет. Это объясняется тем, что в рамках выездной налоговой проверки может быть проверен период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки (п. 4 ст. 89 НК РФ).

Ответственность за утрату документов

Согласно ст. 27 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в РФ, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством РФ. Кроме того, в НК РФ установлена налоговая ответственность налогоплательщиков.

Налоговая. Отсутствие первичных документов является грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. За него предусмотрен штраф в размере (ст. 120 НК РФ):

• 5000 руб. — если эти деяния совершены в течение одного налогового периода;
• 15 000 руб. — если они совершены в течение более одного налогового периода;
• 10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб. — если они повлекли занижение налоговой базы.

Кроме того, за каждый не представленный по требованию налогового органа документ может быть применен штраф 50 руб. за каждый документ (ст. 126 НК РФ).

Причины отказа принятия документов и выдачи паспорта

Есть ряд оснований, по которым уполномоченный сотрудник вправе отказаться принимать документы от заявителя. К ним относятся:

• неправильно или не полностью заполненное заявление 1-П;
• неполный комплект документов;
• предоставление фотографий, не соответствующих установленным требованиям.

При использовании портала Госуслуг отправленное заявление вернут в случаях:

• некорректного его заполнения;
• отправки фотографии, не соответствующей требованиям;
• непредставления фотографии.

Оснований, по которым человеку могут отказать выдать паспорт уже после приема документов, всего три:

• он не является гражданином РФ;
• при заполнении заявления гражданин указал недостоверные сведения;
• в системе отсутствуют данные, подтверждающие оплату госпошлины.

Отягчающие и смягчающие обстоятельства, учитываемые при наложении штрафа за утерю паспорта

Статья 4.2 Кодекса об административных правонарушениях закрепила обстоятельства, смягчающие вину. А иногда и совсем избавляющие от штрафа:

• правонарушение совершила беременная женщина (или имеющая малолетнего ребенка);
• проступок совершил несовершеннолетний;
• правонарушение было совершено в результате сильного душевного волнения или тяжелых жизненных обстоятельств;
• если лицо, совершившее правонарушение, добровольно исполнило все требования закона;
• искреннее раскаяние правонарушителя;
• если правонарушитель содействовал органам внутренних дел в установлении обстоятельств дела и т. д.

Этот перечень смягчающих обстоятельств не является закрытым, так как судья или должностное лицо (а такие постановления могут выносить и сотрудники полиции), вынося решение по делу об административном правонарушении, вправе признать смягчающими и другие обстоятельства.

Статья 4.3 КоАП предусматривает и отягчающие обстоятельства. Они могут увеличить размер штрафа за просроченный документ. Это:

• если к совершению правонарушения привлекались несовершеннолетние граждане;
• правонарушение совершено группой лиц;
• повторное совершение такого же правонарушения;
• совершивший проступок гражданин был в состоянии алкогольного опьянения либо отказался от прохождения освидетельствования и т. д.

Порядок действий при утере документов

Правильные действия сразу же после обнаружения утраты позволят избежать проблем с контролирующими структурами. Рассмотрим последовательность принимаемых мер:

1. Создание комиссии. Ее участники будут заниматься установлением причин утери. Выводы должны быть изложены в акте. В нем необходимо указать обстоятельства происшествия.
2. Создание подтверждающих документов. Компании нужно предъявить бумаги, подтверждающие обстоятельства утери. Если документы пропали, нужно направить заявление в полицию, а затем получить справку о возбуждении дела. Если бумаги утрачены в результате пожара, нужно составить акт о возгорании, а также взять из МЧС справку.
3. Составление описи пропавшей первички. Заполнение описи – шаг добровольный. Однако сделать это все-таки желательно, так как дополнительные подтверждающие бумаги станут аргументом в пользу компании.
4. Меры по восстановлению документов. Если никаких мер по исправлению ситуации предпринято не будет, компания может быть обвинена в недобросовестности. Алгоритм восстановления бумаг рассмотрим в следующем разделе.

ВАЖНО! Когда подтверждающие документы (к примеру, справка о возбуждении дела) будут получены, нужно обязательно проверить их на наличие ошибок. Если в бумагах будут содержаться ошибки, контролирующие органы не примут во внимание аргумент об утрате первички. Рассмотрим пример судебной практики. Организация предоставила документы о том, что первичка сгорела. Однако в справке о пожаре была допущена ошибка. В частности, неправильно указан адрес. Из-за этого были доначислены налоги и пени. Подробнее с делом можно ознакомиться, прочитав постановление АС Уральского округа № Ф09-9606/15 от 1.02.16 года.

Штраф за потерю паспорта

• Для исполнения выдвинутого постановления, регламентирующего наложение административного штрафа, предоставляется порядка 60 суток. Отсчет ведется непосредственно с самого момента вступления в законную силу постановления.
• Показатель законности постановления устанавливается по истечении десяти дней. Этот срок выделяется специально для того, чтобы гражданин смог обжаловать вынесенное решение сотрудника государственной службы. Иными словами, в общей сложности у гражданина имеется 70 суток для оплаты штрафа.
• Когда устанавливается, что правонарушитель несовершеннолетний, у него отсутствует самостоятельный (временный, постоянный) источник доходов, штраф за утерю паспорта в 2022 году возлагается уже на родителей, а также на законных представителей.
• По прошествии установленного срока, штрафная санкция не будет оплачена, предписанное должностное лицо в органе ФМС направляет материалы по делу в соответствующий отдел судебных приставов. На это выделяется порядка десяти суток, после чего за исполнение данного вердикта приступают другие государственные инстанции.
• Соответствующий срок исковой давности устанавливается равным двум месяцам, начиная с непосредственного факта утери документа.

В Российской Федерации имеется соответствующее Положение, согласно правилам которого, все граждане обязаны бережно хранить паспорт, удостоверяющий личность. Если имеет место утрата документа, об этом необходимо незамедлительно оповестить соответствующее подразделение ФМС. Особенности наложения и выплаты штрафных санкций гражданами выглядят следующим образом.

Административный штраф за утерю паспорта в 2022 году

Паспорт РФ — это важный документ, подтверждающий личность человека и его право проживать в нашей стране. Он необходим при оформлении важных бумаг, обращении в больницу и даже при покупке некоторых товаров. Его утеря фактически равносильна утере личности. Рассеянность, связанная с незнанием о том, что нужно делать в таких ситуациях, лишь усугубляет ситуацию.

Часто возникает вопрос: за утерю паспорта какой штраф приходиться платить? Установленное законом взыскание составляет 300 рублей. Штраф выплачивается и за утерю, и за порчу свидетельства. В том случае, если произошла кража и факт хищения документально подтвержден, то сотрудники миграционной полиции могут ограничиться устным предупреждением.

Похожие записи:

• Как изменятся правила социальных выплат инвалидам-чернобыльцам?
• Какой предусмотрен штраф за непристегнутого ребенка? Правила перевозки в машине
• Военные пенсии в России с осени 2023 года вырастут на 10,5%