Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Пять страшилок об электронном обмене документами». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Любой юрист по трудовому кодексу расскажет вам, что процедура оформления трудовых отношений имеет строгую последовательность. И нарушить ее бывает себе дороже. Из каких же этапов состоит оформление трудовых отношений?
Правила оформления документов
В любом делопроизводстве документы имеют ключевое значение. Каждый из них проходит несколько этапов – от заполнения до занесения в архив. Когда в организации ведется учет большого количества документов, тогда возникает необходимость составления реестра. Каждый документ будет учтен и отображен в этом перечне. Сотрудники организации всегда смогут найти его и использовать в дальнейшей работе.
Ведение реестра определяют законы РФ «О порядке ведения реестра документов для ООО» и «О реестре». В них описаны какие типы документов должны быть внесены в реестр компании, а также формы их оформления и хранения.
Реестр значительно упрощает работу со всеми документами организации, как входящими, так и исходящими. Он включает в себя описание документов, которое позволяет сотруднику найти нужный из них, а также информацию о том, что в нем собственно находится. Эти данные помогут определить кому и когда был выдан документ.
Как оформляется трудовой договор?
Для начла, давайте определимся, какими они могут быть. Существует два типа договоров:
- Гражданско-правовой – это чаще всего договор на оказания конкретных услуг в ограниченный период времени. То есть любые услуги могут оказываться в рамках такого договора, если они оплачиваются по окончанию их предоставления. Работодатель платит за определенный объем работы и его результаты.
- Трудовой договор – это более сложный документ, который регулирует отношения работодатель-сотрудник на долговременной основе. Такой договор может включать множество пунктов и подпунктов, начиная с гарантий сотруднику и заканчивая регламентом и должностными инструкциями.
Как же происходит прием на работу нового сотрудника и заключение с ним договора?
- Кадровой службой или руководителем проводится собеседование с кандидатом и если он соответствует вакантной должности, его ставят в известность об условиях труда и оплате.
- Если стороны заинтересованы друг в друге, будущий сотрудник должен написать заявление о приеме на работу. Это заявление подписывается руководителем компании.
- Готовится трудовой договор, который подписывается руководителем организации.
- Оба документа передаются для подписи и ознакомления будущему работнику.
- После того, как кандидат подпишет договор и ознакомится с приказом, он становится сотрудником, и может приступать к своим обязанностям.
- Если сотрудник приступил к работе без подписания трудового договора, у работодателя есть три дня на то, чтобы оформить отношения по закону – подписать с ним трудовой договор.
Основные причины оформления задним числом:
1. Некогда, заболел, отсутствует кадровик, не работает программа и т.п.
2. Надо сначала проверить работника в деле, а потом уже определиться с оформлением.
3. Работник трудится неофициально, но грядёт проверка, и надо его легализовать.
4. Идёт административная проверка или судебный процесс, и нужно представлять документы, которых нет.
Причины важны. Они определяют мотивы и обстоятельства составления документа задним числом. А это влияет на оценку ситуации и ответственность. И ещё один важный момент — сроки, которые прошли от фактического допуска к работе до легализации трудоустройства.
Чем грозит оформление приёма на работу задним числом:
1. Если работник не учитывался при исчислении налогов и взносов, при сдаче отчётности — ждите претензий со стороны налоговиков. Конечно, если факт составления документов задним числом будет выявлен или об этом «расскажут» начисления и отчёты.
2. Если условия трудового договора не совпадут с ожиданиями работниками, он сам может оспорить своё оформление задним числом. Или отомстить работодателю, сообщив о нарушении в трудовую инспекцию. В этом случае проверки не избежать, а значит, могут найти и другие нарушения трудового законодательства. Выявят — статья 5.27 КоАП РФ. Санкции разные — от предупреждения до штрафа. Максимум — 100 тыс. рублей, при повторном нарушении — до 200 тыс. рублей.
3. Фальсификация доказательств по гражданским или административным делам — ст. 303 УК РФ. Ответственность наступит, если документы, оформленные задним числом, будут представлены в качестве доказательств, а фиктивная дата — иметь значение для разрешения спора.
Общие принципы исчисления сроков
Практически в каждом разделе Налогового кодекса определены различные сроки, в частности:
Общие принципы исчисления сроков в налоговых правоотношениях закреплены в ст. 6.1 НК РФ. В ней определены три вида сроков (п. 1). Приведем несколько примеров (см. таблицу).
Как определяется срок
Примеры
Исчисление срока
Это указания на конкретные календарные даты
По общему правилу течение срока начинается на следующий день после календарной даты или наступления события (совершения действия), которым определено его начало ( п. 2 ст. 6.1 НК РФ )*
Указание на событие или действие
Это указания на периоды времени
Срок, определенный периодом времени, исчисляется днями, месяцами, кварталами или годами ( п. 3 – 6 ст. 6.1 НК РФ )**
* Иногда отсчет должен вестись в обратном порядке. К примеру, в п. 3 ст. 187.1 НК РФ говорится об обязанности плательщика акцизов подать в налоговый орган уведомление о максимальных розничных ценах не позднее чем за 10 календарных дней до начала календарного месяца, начиная с которого будут нанесены указанные в уведомлении максимальные розничные цены.
* Срок, исчисляемый годами (период, состоящий из 12 следующих подряд месяцев), истекает в соответствующие месяц и число последнего года срока, кварталами – в последний день последнего месяца срока, месяцами – в соответствующие месяц и число последнего месяца срока. Срок, определенный днями, исчисляется в рабочих днях, если срок не установлен в календарных днях.
Самими сложными для исчисления являются, пожалуй, сроки, определенные периодом времени, поскольку в этом случае налогоплательщику необходимо определить две даты – дату начала периода и дату его окончания.
Первая дата в общем случае определяется по правилу из п. 2 ст. 6.1 НК РФ.
При определении последнего дня и часа срока нужно учесть следующее. Действие, для совершения которого установлен срок, может быть выполнено до 24.00 последнего дня срока. Если документы либо денежные средства были сданы в организацию связи до 24.00 последнего дня срока, то срок не считается пропущенным (п. 8 ст. 6.1 НК РФ).
Поясним: под организацией связи следует понимать юридическое лицо или индивидуального предпринимателя (являются операторами связи), оказывающих услуги связи на основании соответствующей лицензии (п. 1 ст. 11 НК РФ, п. 14 ст. 2 Федерального закона от 07.07.2003 № 126‑ФЗ «О связи»). Услуга связи, в свою очередь, – это деятельность по приему, обработке, хранению, передаче, доставке в том числе почтовых отправлений (п. 12, 32 ст. 2 Закона № 126‑ФЗ). Данная деятельность является лицензируемой (ст. 29 Закона № 126‑ФЗ). Значит, если документы либо денежные средства были сданы юридическому лицу или ИП, оказывающим услуги на основании соответствующей лицензии до 24.00 последнего дня срока, то срок не будет считаться пропущенным.
И, конечно, не нужно забывать о правиле переноса последнего дня срока (если тот приходится на выходной или праздничный день), установленном п. 7 ст. 6.1 НК РФ.
Далее от общих правил перейдем к анализу конкретных ситуаций, связанных с исчислением сроков.
Какие штрафы для предприятия или ИП если устроить человека задним числом
Как таковых штрафов за устройство задним числом нет, поскольку, само по себе, трудоустройство с просрочкой не является составом правонарушения. Но существуют штрафы, так или иначе привязанные к такому приему на работу, поскольку оформляя таким образом работника, работодатель нарушает целый ряд норм. В зависимости от сроков трудоустройства могут быть нарушены:
- Если работника приняли на работу задним числом недавно. Под «недавно» мы понимаем «в том же месяце». Т.е. например, сегодня 10 число текущего месяца, а «приняли» работника 01 числа текущего месяца.
В этом случае работодателю грозят лишь незначительные сложности:
- Штраф за несвоевременно сданную форму СЗВ-ТД – от 300 до 500 рублей на лицо, виновное в просрочке подачи. Следует помнить, что форму вы сдаете в ПФР, а штрафует Роструд, куда пенсионный фонд просто передает сведения о несвоевременной подаче. Далеко не все поданные с просрочкой СЗВ-ТД штрафуются Рострудом, ведь для этого необходимо инициировать процедуру, чтобы привлечь работодателя к ответственности по ст. 15.33.2 КоАП РФ, что не так просто и довольно долго. Поэтому, в сочетании с небольшим размером штрафа, довольно мало компаний реально несут такую ответственность.
- Обязанность исчислить и уплатить заработную плату за прошедший период. Обратите внимание, что если вы принимаете сотрудника «задним числом» и период его «работы» в прошлом попадает на период оплаты заработной платы, а вы этой оплаты не сделали, то это тоже является нарушением. Впрочем, такое нарушение крайне редко выявляется, если только работник сам об этом не заявит уполномоченным органам.
- Если работника оформили задним числом и прошло значительное время, то здесь уже возможно довольно много проблем.
Оформление главного фискального документа
Отправка чеков — основная обязанность налогоплательщиков НПД. Это их единственная отчетность, на основании которой ФНС начисляет налоги. Благодаря этим документам налоговые инспекторы смогут отделить доход с самозанятой деятельности от прочих денежных поступлений. Все расчеты за товары и услуги плательщик НПД обязан вносить в приложение «Мой налог». С набежавшей суммы он должен ежемесячно делать налоговые отчисления.
Чек можно заполнить любым способом:
· В спецприложении ФНС «Мой налог».
· В мобильном приложении банка, услугами которого пользуется самозанятый.
· На автоматическом сервисе, который плательщик НПД выбрал для работы.
Примите к сведению!
Удобно использовать электронную площадку Jump.Finance, которая поможет самозанятым лицам автоматизировать всю рутинную работу.
Как формируется чек для юридических лиц:
1. «Новая продажа».
2. Название нового фискального документа.
3. Дата, время его создания.
4. ФИО и ИНН налогоплательщика.
5. ИНН юрлица (без проставления ИНН будет считаться, что услуга оказана физлицу).
6. Налоговый режим (указать НПД).
7. Название товара/услуги/произведенной работы, их стоимость.
8. Общая сумма расчета.
9. Подтверждение намерений.
Каждому чеку автоматически присваивается идентификационный уникальный номер. Сразу после подтверждения операции нужно передать документ клиенту лично, по электронной почте, через мессенджеры либо предоставить QR-код для считывания и распечатки информации. Можно настроить автоматическую отправку после заполнения. Все чеки поступают в ФНС, по указанным в них данным начисляются суммы налоговых сборов.
Это важно:
Работая с юрлицами, нельзя в качестве заказчика услуг указывать в чеке физлицо. Налоговая недополучит 2% налогов. Обман раскроется, ужесточатся проверки деятельности недобросовестного самозанятого гражданина.
Факт приобретения физическим лицом каких-либо благ для организации можно оформить не только договором купли-продажи, но и, например, договором поручения. Ведь при толковании договора нужно исходить из действительной воли сторон и сути сложившихся между ними отношений (п. 2 ст. 170 ГК РФ).
В рассматриваемой ситуации воля сторон не направлена на заключение двух сделок купли-продажи (п. 3 ст. 154 ГК РФ): работник не собирается потреблять лично то, что он приобретает, или «перепродавать» работодателю, получая с этого доход. Сотрудник изначально действует как представитель организации и в ее интересах и рассчитывает на возмещение потраченных средств. Это же можно сказать и об организации, которая разрешает физлицу действовать от своего имени при заключении первичного договора и готова компенсировать его затраты в согласованном размере.
Договор купли-продажи
Самый простой способ — выкупить у сотрудника приобретенный им для организации товар. Оформляется такая операция договором купли-продажи, который заключается с сотрудником от имени организации.
Однако для организации — плательщика НДС эта операция будет менее выгодна, чем прямая покупка в магазине. Ведь по такому договору она не сможет принять к вычету НДС, поскольку приобретает товар у обычного физлица, которое плательщиком НДС не является, налог к уплате не предъявляет и счет-фактуру не оформляет. При этом, чтобы возместить сотруднику реально понесенные им затраты на покупку, цену по договору придется установить с учетом НДС, который работник заплатил в магазине.
Кроме того, выплата по договору купли-продажи образует доход работника, а значит, возникают вопросы, связанные с НДФЛ. Причем в такой ситуации сотрудник имеет право на получение вычета в размере расходов, понесенных на приобретение проданного товара (пп. 1 п. 2 ст. 220 НК РФ). Поэтому удержать налог при выплате организация не сможет, и работнику по окончании года придется самостоятельно отчитаться по этой операции в инспекцию, подав соответствующую налоговую декларацию (пп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ).
С одной стороны, заключение договора купли-продажи — это простой способ компенсировать работнику понесенные им затраты без налоговых рисков, с другой — его заключение влечет дополнительную налоговую нагрузку на самого работника, а в некоторых случаях и на организацию. Применить этот метод можно только к товарам. «Выкупить» у работника приобретенные им для организации работы или услуги таким образом уже не получится. Поэтому на практике данный способ не распространен.
Как оформить необходимые записи по предписанию проверяющих
Устранение нарушений по итогам проверки
Ситуации, когда проверкой компетентного органа выявляется нарушение в сфере оформления трудовых отношений (в частности, отсутствие письменного трудового договора), встречаются часто. Как правило, по итогам такой проверки руководитель компании либо отвечающее за кадровое делопроизводство должностное лицо привлекается к ответственности и выдается предписание на устранение недостатков.
И вот здесь возникает небольшая дилемма, ведь официально оформлять документ задним числом противозаконно, а вот устранить последствия проверки необходимо в кратчайшие сроки. Чтобы разрешить эту ситуацию потребуется выполнить несколько простых действий:
- По итогам проверки составить письменный трудовой договор с конкретным работающим сотрудником. Условия договора должны соответствовать сегодняшнему дню.
- Одним из пунктов договора должно значится срок вступления его в силу. Здесь целесообразно вписывать дату фактического начала работы сотрудником.
- Если же за время отсутствия договора его первичные условия (в частности, уровень оплаты труда) неоднократно менялись, можно обозначить в таком договоре первичный уровень заработной платы, а дальше просто прописать механизм, как в дальнейшем этот показатель будет меняться.
- Подписывается такой договор действующим руководителем. Дата договора должна соответствовать дате его составления и подписания.
ФРДО и документы, оформленные задним числом
С 29 июня 2021 года в силу вступает статья 19.30.2, которая вводит штрафные санкции за неверное предоставление или же не предоставление данных об образовательных документах в реестр ФРДО. Штрафы грозят как организациям в целом, так и должностным лицам.
Кроме того, образовательные организации должны вносить данные в течение шести месяцев с момента выдачи соответствующих документов. Все эти факторы делают невозможным внесение в ФРДО документов, которые были оформлены задним числом. Для начала стоит отметить, что сами организации могут быть не заинтересованы в том, чтобы предоставлять информацию, тем самым афишируя свою незаконную деятельность надзорным органам. Кроме того, за несоблюдение сроков им грозят следующие штрафы:
- от 10 до 15 тыс. руб. — должностным лицам;
- от 100 до 150 тыс. руб. — организациям.
Регистрация задним числом: так можно или нельзя?
Прямого запрета на регистрацию документов «задним числом» в действующем законодательстве нет. Необходимость делать это время от времени настает. Нужно либо сводить такую необходимость к минимуму, чтобы регистрация задним числом действительно была из ряда вон выходящим событием в вашем делопроизводстве, либо думать, как настроить систему нумерации так, чтобы «задние числа» были в ней незаметны.
Уважаемый Павел, эти действия незаконны.
Трудовой договор, дополнительное соглашение к нему (о переводе), а также приказы о приеме на работу и переводе должны быть оформлены до фактического начала работы. Документы о приеме и переводе имеют обратную силу в том случае, если работник фактически был допущен к работе (при приеме) и добровольно начала работать на новой работе (при переводе). Но и в этом случае документы имеют обратную силу только тогда, когда они оформлены не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения к работе (при приеме) и со дня добровольного начала работы (при переводе).
Ст. 67 ТК РФ:
Трудовой договор, не оформленный в письменной форме, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе.
Ст. 68 ТК РФ:
Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).
Ст. 72. ТК РФ:
Изменение определенных сторонами условий трудового договора, в том числе перевод на другую работу, допускается только по соглашению сторон трудового договора, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом. Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме.
Ст. 72.1 ТК РФ:
Перевод на другую работу — постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем. Перевод на другую работу допускается только с письменного согласия работника, за исключением случаев, предусмотренных частями второй и третьей статьи 72.2 настоящего Кодекса.
Ст. 66 ТК РФ:
В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе.
Несмотря на то, что в законе не указаны сроки оформления документов о переводе, вопрос решается аналогично оформлению документов о приеме.
Если Вы, хоть и с нарушением установленных сроков, были ознакомлены с документами о приеме на работу и переводе, согласились с ними и подписали, они вступили в законную силу, несмотря на несвоевременное оформление. Теперь может идти речь только о наказании работодателя за нарушение порядка (сроков) оформления трудовых отношений, если ваша организация будет проверена Рострудинспекцией.
Всего доброго.
Как внести поправку в книгу приказов если забыл регистрацию приказа
Если Журнал ведется на небольшой фирме, то ответственным сотрудником может выступать бухгалтер. Лицо, ответственное за ведение документа, следует указать во внутреннем нормативном документе (в Порядке кадрового учета). Целесообразно указывать не ФИО конкретного сотрудника, а должность, ведь в таком случае при увольнении работника его обязанности перейдут к преемнику.
Распространенные ошибки при оформлении журнала приказов Ниже мы рассмотрим ТОП-3 распространенных ошибок, допускаемых при ведении Журнала приказов. Ошибка №1. Порядок ведения Журнала приказов не закреплен внутренними нормативными документами.
Как описано выше, решение об использовании Журнала с целью оптимизации документооборота, принимается конкретной компанией отдельно в зависимости от ситуации и необходимости.
Как присвоить номер приказу
Компании с небольшой численностью персонала могут применять простейшую нумерацию — цифровой код и через разделительный знак буквенный шифр.
Расшифровка номера приказа следующая:
В качестве разделительного знака может выступать тире, дробь, точка и др. Либо номер и шифр могут проставляться сплошным способом — без специальных разделительных знаков, с применением пробела (или без него).
Например, приказы по личному составу в небольшой компании могут выглядеть следующим образом: приказ № 1/к и приказ № 2 л/с, символизируя 2 группы приказов, отличающихся сроком хранения.
Крупной компании с большим количеством работников и видовым многообразием приказов придется разработать специальную систему нумерации, закрепив ее во внутрифирменном локальном акте.
ВАЖНО! Ознакомить с таким документом необходимо всех причастных к оформлению приказов сотрудников. Только при таком условии нумерация приказов будет понятной и упорядоченной.
К примеру, приказы о дисциплинарных взысканиях можно дополнять буквенным индексом «дв», об увольнении — индексом «у» и т. д.
Поскольку законодательно процесс присвоения номеров приказам в кадровом делопроизводстве не регламентирован, сочетание цифры и буквы может заменяться любой другой комбинацией (цифра — цифра, буква — цифра — буква и др.).
Нумерация приказов в пределах дня
В электронном журнале в день можно регистрировать большое количество документов. И если в памяти программы сохранится информация об изменении какого-либо файла, то ничего страшного в этом не будет. Такие данные при проверке трудинспекцией выявлены не будут, а обнаружить это смогут только следственные органы.
Таким способом удобно пользоваться, если документы нумеруются в пределах одного дня. Приказу присваивают номер, состоящий из кода дня и порядкового номера документа. Например, если документ составлен 5 октября, то первые цифры номера могут быть 0510, а далее идет порядковый номер приказа, то есть 051001, 051002. На следующий день первые цифры будут уже иными – 0610, а порядковый номер начнется заново, то есть 061001, 061002 и т.д. При такой системе появится возможность зарегистрировать документ задним числом, несмотря на то, что он поступил позже и нумерация уже продолжилась. Это удобно делать в электронном журнале.
Как свести к минимуму оформление документов задним числом
Постоянная регистрация документов задним числом не должна войти в практику компании. Если при проверке возникнет подозрение, что документ составлен задним числом, то могут выставить претензии. Согласно правил делопроизводства, документы должны быть зарегистрированы в тот же день, в какой их подписали и утвердили. Если постоянно возникает необходимость в регистрации задним числом, то необходимо выяснить причину этого и постараться ее устранить. К основным причинам можно отнести следующие:
- Действия руководителя. Директор компании подписывает документы тогда, когда считает нужным. В этом случае с ним следует поговорить и объяснить, что такие документы, как приказы по личному составу требуют своевременного подписания.
- Загруженность кадровой службы. Если сотрудник кадровой службы не успевает обработать документы вовремя, то об этом следует поговорить с руководством. Значит кадровику необходим помощник, чтобы успевать регистрировать приказы своевременно.
- Нарушение закона. Иногда документы задним числом регистрируются специально, когда директору нужны подложные документы. Конечно, повлиять на такого руководителя сложно. Поэтому кадровику остается только подчиниться и заранее предвидеть ситуацию. Важно при этом помнить, что вся ответственность в этом случае ложиться на директора, а не кадровика.
Важно
Заработная плата указанным работника устанавливается заключенными с ними трудовыми договорами в соответствии с действующими у работодателя системами оплаты труда и также может быть изменена по соглашению сторон трудового договора. Системы оплаты труда (в том числе тарифные системы оплаты труда) работников государственных учреждений устанавливаются: — в федеральных государственных учреждениях — коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации; — в государственных учреждениях субъектов Российской Федерации — коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации.
Законные способы получения больничного
Больничный листок как главный документ, являющийся основанием для начисления сотруднику оплаты дней, пропущенных им по болезни, должен быть оформлен с соблюдением всех необходимых правил. Законодательно они закреплены в Приказе Минздравсоцразвития РФ «Об утверждении Порядка выдачи листков нетрудоспособности».
В соответствии с этим документом, оформление больничного задним числом не допускается. То есть запрещается выдавать листок, подтверждающий нетрудоспособность работника за те дни, когда он фактически не был освидетельствован медицинским работником. По выбору больного документ может быть открыт только в одну из следующих дат:
- в день обращения сотрудника в медицинское учреждение;
- в день получения листка во время процедуры выписки.