Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Бланк табеля рабочего времени ф 0504421 заполнение в 2021 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Предположим, что учетной политикой учреждения установлено: в табеле (ф. 0504421) отражаются фактические затраты рабочего времени сотрудников учреждения. Воспользовавшись условиями, приведенными в предыдущем примере, рассмотрим, как будет выглядеть фрагмент табеля (ф. 0504421).
Заполняем фрагмент табеля (ф. 0504421) при наличии у работника двух отклонений в один день.
При регистрации отклонений в случае наличия у одного работника учреждения двух видов отклонений в один день (период) нижняя часть строки записывается в виде дроби, числитель которой – условное обозначение вида отклонений, а знаменатель – часы работы. Например, в случае, когда время работы приходится и на дневное, и на ночное время, через дробь напротив фамилии такого работника следует указать фактическое время его работы ночью (код Н).
Воспитателю (работает по графику 2/2 по 12 ч в дневную смену) в период с 05.06.2017 по 06.06.2017 был предоставлен отпуск по семейным обстоятельствам без сохранения заработной платы, остальное время отработано им полностью. Кроме того, 25.06.2017 он отработал 1 ч в ночное время. В табеле (ф. 0504421) отражается регистрация отклонений.
В этом случае табель на этого работника будет заполняться следующим образом:
|
Должность |
Числа месяца |
|||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
13 |
14 |
15 |
Итого дней (часов) явок (неявок) |
|
|
16 |
17 |
18 |
19 |
20 |
21 |
22 |
23 |
24 |
25 |
26 |
27 |
28 |
29 |
30 |
Всего дней (часов) явок (неявок) |
|
|
Воспитатель |
12 |
12 |
24 ч |
|||||||||||||
|
В |
В |
А |
А |
В |
В |
В |
В |
В |
2 дн. |
|||||||
|
24 ч |
||||||||||||||||
|
В |
В |
В |
В |
В |
1/Н |
В |
В |
2 дн. |
Если табельщиком была письменно сформулирована необходимость корректировки, а основной табель учета рабочего времени распечатан и заполнен, то можно внести в него изменения без перепечатывания. Для этого допустимы исправления. Они производятся путем зачеркивания неверных данных и записывания рядом верных. Однако при этом на полях должна быть:
- Ссылка на корректирующий табель, с его номером и датой составления. Она может быть сформулирована как «Исправления произведены согласно…». Если фраза не помещается полностью, то достаточно просто названия документа, с его номером и датой.
- Подписи всех лиц, которые подписали основной табель.
- Расшифровка подписей.
- Должности ответственных за заполнение бумаги сотрудников, а также руководителя организации.
Чем предусмотрен табель
ТК РФ в статье 91 определил: работодатель в обязательном порядке ведет учет рабочего времени сотрудников. Табель необходимо иметь в каждом учреждении вне зависимости от формы собственности. При отсутствии этого документа наказание последует как для юрлица, так и для должностных лиц.
Постановлением Госкомстата №1 от 05.01.2004 установлены две формы по учету рабочего времени — Т-12 и Т-13. Если учет времени работы и расчета с сотрудниками осуществляется раздельно, допустимо применять раздел 1 формы Т-12 как самостоятельный, не заполняя раздел 2, касающийся расчета с работниками. Форма Т-13 используется при учете рабочего времени.
С 01.01.2013 утвержденные Постановлением формы необязательны. Это значит, что организация вправе создать собственную учетную форму, принимая во внимание специфику и направление деятельности.
ВАЖНО!
Приказом Минфина №52н от 30.03.2015 утверждена форма табеля учета рабочего времени для бюджетных учреждений по ОКУД 0504421. Она специфична в силу отраслевого использования, так как в документе отражаются особенности деятельности в бюджетной сфере. Форма предполагает возможность внесения различных кодов, касающихся выходных при обучении, учебных отпусков.
Какие программы используют для ведения табеля
Чтобы заполнять табель в автоматическом режиме, необходимо либо купить программу (но вносить в нее сведения все равно придется руками), либо установить комплекс программного и технического обеспечения, которое обеспечит в автоматическом режиме сбор, хранение и обработку сведений о наличии работников на местах, часах их прихода и ухода, периода работы и отдыха сотрудников и т. д.
Подобные системы имеют функции анализа полученной ими информации, в связи с чем очень удобны, экономят массу времени для кадровиков и бухгалтеров. Работодатели тоже в восторге, поскольку в любой момент удобно посмотреть, где работник Петров, что делает, когда вчера ушел, и т. д. Но помимо сплошных достоинств, эти системы имеют один существенный недостаток — стоит внедрение таких программ очень дорого.
Заполнение табеля по форме 0504421 для бюджетных учреждений в 2019 году
Главная > кадровые документы > Заполнение табеля по форме 0504421 для бюджетных учреждений в 2019 году
Табель учета рабочего времени форма по ОКУД 0504421 – это типовой бланк документа, используемого для отражения сведений об отработанном работниками времени. Предназначен бланк для бюджетных учреждений. Форма табеля по ОКУД 0504421, действующая в 2017 году, утверждена приказом Минфина РФ №52н от 30.03.15. Скачать актуальный бланк и образец заполнения в 2017 году можно в excel бесплатно ниже.
- Учет рабочего времени является важным моментом для всех участников трудовых отношений – работодатель хочет оплачивать труд только по факту, а работник не имеет желание получать недоплату за тяжелый рабочий процесс.
- Что собой представляет табель учета рабочего времени?
- Это установленная форма документа, складываемая в виде таблицы и содержащая основные сведения относительно соблюдения рабочего графика.
- Данный документ является основанием для начисления заработной платы и выплат за переработку, а также для взыскания штрафов за необоснованные прогулы или отлучение от рабочего места.
- Ответственным за составление табеля по приказу руководителя обычно становится начальник отдела или бухгалтер, иногда эта обязанность может вменяться менеджеру или начальнику цеха.
- Формы табеля
- Нормативными актами утверждены формы таких документов, согласно которым доступно эффективно вести учет отработанных часов для вычитания зарплаты и ведения статистики.
- На предприятиях используются следующие бланки табеля учета рабочего времени:
- Форма 0504421 – для бюджетных учреждений и организаций. Порядок заполнения этого бланка рассмотрим в статье ниже. Внизу приведен образец заполнения и бланк формы 0504421, актуальные на 2017 год;
- Форма Т-12 имеет универсальное формирование, что делает возможным ее применения для различных юридических лиц, она приемлема для заполнения на компьютере;
- Форма Т-13 – используется на предприятиях с системой контроля входа/выхода, данная форма также больше подходит для заполнения посредством оргтехники.
Важно: табель учета в конце месяца должен подписать руководитель предприятия для дальнейшей его передачи бухгалтеру.
Табель учета рабочего времени – бланк и образец 2021 года
Табеля учета рабочего времени являются документами по личному составу, которые на основании статьи 22.1 Федерального закона от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской федерации» должны подвергаться архивации. При этом данным законодательным актом установлены следующие сроки хранения:
- Если в табеле учитывалось отработанное время только тех сотрудников, которые были трудоустроены на нормальные рабочие условия, он должен храниться в течение пяти лет по окончании года его оформления.
- Если работник выполнял трудовые обязательства на вредных или опасных производствах, срок хранения табеля должен составлять пятьдесят лет.
Вопрос №1: Каким образом я могу зарегистрировать несколько отклонений в работе сотрудника, происходящих в один день?
Сформулируем основные мысли, изложенные в статье:
- учреждение использует табель (ф. 0504421), заполняя его одним из предусмотренных Приказом № 52н способом – путем регистрации явок или неявок на работу;
- учреждение вправе самостоятельно дополнять применяемые условные обозначения в рамках формирования своей учетной политики;
- при наличии у одного работника учреждения двух видов отклонений в один день (период) нижняя часть строки табеля (ф. 0504421) записывается в виде дроби. Если отклонений более двух, то на работника заполняются две строки табеля (ф. 0504421);
- в случае обнаружения ошибки и (или) отражения неполной информации работник, ответственный за составление табеля, вносит исправления и представляет за соответствующий расчетный период корректирующий табель (ф. 0504421) с указанием его вида и порядкового номера корректировки.
РАЗНИЦА МЕЖДУ ТАБЕЛЯМИ УЧЕТНОГО ВРЕМЕНИ
Табель по форме 0504421 используется в государственных организациях. Его применение началось в 2010 году. Назначение этого документа – учет использования рабочего времени и расчет заработной платы.
Табель Т-12 используется, так же как и бланк по форме 0504421, для учета рабочего времени и для начисления заработной платы сотрудникам, но в отличие от него предназначен для коммерческих предприятий. Если расчеты с сотрудниками и отслеживание отработанного времени организация ведет раздельно, то в данной форме заполняется только первый раздел «Учет рабочего времени».
Табель по форме № Т-13 используется только для учета времени, проведенного сотрудником на рабочем месте. Его заполнение может осуществляться с помощью различных автоматизированных информационных систем.
Собственноручно разработанный табель может быть составлен с соблюдением всех потребностей компании. Это является его особенностью, поскольку документ не имеет четкого оформления.
Актуализация форм класса 05 в соответствии с приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н в типовых конфигурациях программы «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» редакции 1 (БГУ1) и редакции 2 (БГУ2)
Таблица 1
| N п/п | Код формы | Наименование формы документа | Примечание | Реализовано в версии | |
|---|---|---|---|---|---|
| БГУ1 | БГУ2 | ||||
|
1 |
0504101 |
Акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов |
Новая форма |
1.0.35.2 от 14.08.2015 |
2.0.36.7 от 18.08.2015 (новый документ) |
|
2 |
0504102 |
Накладная на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов |
Новая форма |
1.0.35.2 от 14.08.2015 |
2.0.36.7 от 18.08.2015 |
|
3 |
0504103 |
Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов основных средств |
Новая форма |
1.0.35.2 от 14.08.2015 |
2.0.36.7 от 18.08.2015 |
|
4 |
0504104 |
Акт о списании объектов нефинансовых активов (кроме транспортных средств) |
Новая форма |
1.0.35.2 от 14.08.2015 |
2.0.36.7 от 18.08.2015(новый документ) |
|
5 |
0504105 |
Акт о списании транспортного средства |
Новая форма. |
1.0.35.2 от 14.08.2015 |
2.0.36.7 от 18.08.2015 (новый документ) |
|
6 |
0504143 |
Акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря |
Незначительные правки |
1.0.34.8 от 17.07.2015 (новая форма) |
2.0.36.7 от 18.08.2015 (новая форма) |
|
7 |
0504144 |
Акт о списании исключенных объектов библиотечного фонда |
Незначительные правки |
1.0.34.8 от 17.07.2015 (новая форма) |
2.0.36.7 от 18.08.2015 (новая форма) |
|
8 |
0504202 |
Меню-требование на выдачу продуктов питания |
Незначительные правки |
1.0.34.8 от 17.07.2015 |
2.0.35 от 03.07.15 (новая форма) |
|
9 |
0504203 |
Ведомость на выдачу кормов и фуража |
В БГУ не формируется — форма предполагает ведение на бумаге |
— |
— |
|
10 |
0504204 |
Требование-накладная |
Новая форма |
1.0.34.8 от 17.07.2015 |
2.0.36.7 от 18.08.2015 |
|
11 |
0504205 |
Накладная на отпуск материалов (материальных ценностей) на сторону |
Новая форма |
1.0.34.8 от 17.07.2015 |
2.0.36.7 от 18.08.2015 |
|
12 |
0504206 |
Карточка (книга) учета выдачи имущества в пользование |
Новая форма. |
— |
— |
|
13 |
0504207 |
Приходный ордер на приемку материальных ценностей (нефинансовых активов) |
Новая форма |
1.0.34.8 от 17.07.2015 |
2.0.36.7 от 18.08.2015 |
|
14 |
0504210 |
Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения |
Незначительные редакционные правки |
1.0.35.2 от 14.08.2015 |
2.0.36.7 от 18.08.2015 (новая форма) |
|
15 |
0504220 |
Акт приемки материалов (материальных ценностей) |
Новая форма |
1.0.35.2 от 14.08.2015 |
2.0.36.7 от 18.08.2015 (новая форма) |
|
16 |
0504230 |
Акт о списании материальных запасов |
Незначительные правки |
1.0.34.8 от 17.07.2015 (новая форма) |
2.0.35 от 03.07.20 15 (новая форма) |
|
17 |
0504401 |
Расчетно-платежная ведомость |
Формируется в 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8, 1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8 |
— |
— |
|
18 |
0504402 |
Расчетная ведомость |
Формируется в 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8, 1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8 |
— |
— |
|
19 |
0504403 |
Платежная ведомость |
Формируется в 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8, 1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8 |
— |
— |
|
20 |
0504417 |
Карточка-справка |
Формируется в 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8, 1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8 |
— |
— |
|
21 |
0504421 |
Табель учета использования рабочего времени |
Формируется в 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8, 1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8 |
— |
— |
|
22 |
0504425 |
Записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях |
Формируется в 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8, 1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8 |
— |
— |
|
23 |
0504501 |
Ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам |
Незначительные правки: |
1.0.34.7 от 03.07.2015 (новая форма) |
2.0.35 от 03.07.20 15 (новая форма) |
|
24 |
0504505 |
Авансовый отчет |
Незначительные правки: |
1.0.34.7 от 03.07.2015 (новая форма) |
2.0.35 от 03.07.20 15 (новая форма) |
|
25 |
0504510 |
Квитанция |
В БГУ не формируется, поскольку форма является БСО |
— |
|
|
26 |
0504514 |
Кассовая книга |
Изменены названия граф 4-7 |
1.0.35.2 от 14.08.2015 |
2.0.35 от 03.07.15 (новый документ) |
|
27 |
0504608 |
Табель учета посещаемости детей |
Незначительные правки: |
1.0.34.8 от 17.07.2015 |
2.0.35 от 03.07.2015 (новая форма) |
|
28 |
0504805 |
Извещение |
Незначительные правки: |
1.0.34.7 от 03.07.2015 (новая форма) |
2.0.35 от 03.07.2015 (новая форма) |
|
29 |
0504816 |
Акт о списании бланков строгой отчетности |
Незначительные правки: |
1.0.34.7 от 03.07.2015 (новая форма) |
2.0.35 от 03.07.2015 (новая форма) |
|
30 |
0504817 |
Уведомление по расчетам между бюджетами |
в БГУ не формируется |
— |
— |
|
31 |
0504822 |
Уведомление о лимитах бюджетных обязательств (бюджетных ассигнованиях) |
в БГУ не формируется |
— |
— |
|
32 |
0504833 |
Бухгалтерская справка |
Незначительные правки: |
1.0.34.8 от 17.07.2015 (новая форма) |
2.0.35 от 03.07.2015 (новая форма) |
|
33 |
0504835 |
Акт о результатах инвентаризации |
Незначительные правки: |
1.0.34.7 от 03.07.2015 |
2.0.35 от 03.07.2015 |
| Регистры | |||||
|
1 |
0504031 |
Инвентарная карточка учета нефинансовых активов |
Форма существенно изменена |
1.0.35.2 от 14.08.2015 |
2.0.36.7 от 18.08.2015(новая форма) |
|
2 |
0504032 |
Инвентарная карточка группового учета нефинансовых активов |
Форма существенно изменена |
1.0.35.2 от 14.08.2015 |
2.0.36.7 от 18.08.2015(новая форма) |
|
3 |
0504033 |
Опись инвентарных карточек по учету нефинансовых активов |
Незначительные правки: |
1.0.34.8 от 17.07.2015 |
2.0.36.7 от 18.08.2015 (новая форма) |
|
4 |
0504034 |
Инвентарный список нефинансовых активов |
Нет изменений |
+ |
+ |
|
5 |
0504035 |
Оборотная ведомость по нефинансовым активам |
Нет изменений |
+ |
+ |
|
6 |
0504036 |
Оборотная ведомость |
Нет изменений |
+ |
+ |
|
7 |
0504037 |
Накопительная ведомость по приходу продуктов питания |
Нет изменений |
+ |
+ |
|
8 |
0504038 |
Накопительная ведомость по расходу продуктов питания |
Нет изменений |
+ |
+ |
|
9 |
0504039 |
Книга учета животных |
В БГУ не формируется — форма предполагает ведение на бумаге |
— |
— |
|
10 |
0504041 |
Карточка количественно-суммового учета материальных ценностей |
Нет изменений |
+ |
+ |
|
11 |
0504042 |
Книга учета материальных ценностей |
В БГУ не формируется — форма предполагает ведение на бумаге |
— |
— |
|
12 |
0504043 |
Карточка учета материальных ценностей |
В БГУ не формируется — форма предполагает ведение на бумаге |
— |
— |
|
13 |
0504044 |
Книга регистрации боя посуды |
не формируется — форма предполагает ведение на бумаге |
— |
— |
|
14 |
0504045 |
Книга учета бланков строгой отчетности |
Нет изменений |
+ |
+ |
|
15 |
0504046 |
Книга учета выданных раздатчикам денег на выплату заработной платы, денежного довольствия и стипендий |
В БГУ не формируется — форма предполагает ведение на бумаге |
— |
— |
|
16 |
0504047 |
Реестр депонированных сумм |
В БГУ не формируется — форма предполагает ведение на бумаге |
— |
— |
|
17 |
0504048 |
Книга аналитического учета депонированной заработной платы, денежного довольствия и стипендий |
В БГУ не формируется |
— |
— |
|
18 |
0504051 |
Карточка учета средств и расчетов |
Нет изменений |
+ |
+ |
|
19 |
0504052 |
Реестр карточек |
В БГУ не формируется |
— |
— |
|
20 |
0504053 |
Реестр сдачи документов |
Нет изменений |
+ |
+ |
|
21 |
0504054 |
Многографная карточка |
Нет изменений |
+ |
+ |
|
22 |
0504055 |
Книга учета материальных ценностей, оплаченных в централизованном порядке |
Нет изменений |
+ |
+ |
|
23 |
0504056 |
Реестр учета ценных бумаг |
В БГУ не формируется |
— |
— |
|
24 |
0504057 |
Карточка учета выданных кредитов, займов (ссуд) |
Нет изменений |
+ |
+ |
|
25 |
0504058 |
Карточка учета государственного долга Российской Федерации по полученным кредитам и предоставленным гарантиям |
Нет изменений |
+ |
— |
|
26 |
0504059 |
Карточка учета государственного долга Российской Федерации в ценных бумагах |
Нет изменений |
+ |
+ |
|
27 |
0504061 |
Ведомость учета внутренних расчетов между органами, осуществляющими кассовое обслуживание исполнения бюджета |
В БГУ не формируется |
— |
— |
|
28 |
0504062 |
Карточка учета лимитов бюджетных обязательств (бюджетных ассигнований) |
Незначительные правки: |
1.0.34.7 от 03.07.2015 |
2.0.35 от 03.07.2015 |
|
29 |
0504063 |
Карточка учета расчетных документов, ожидающих исполнения |
В БГУ не формируется |
— |
— |
|
30 |
0504064 |
Журнал регистрации обязательств |
Нет изменений |
+ |
+ |
|
31 |
0504071 |
Журналы операций |
Нет изменений |
+ |
+ |
|
32 |
Журнал операций по счету «Касса» |
+ |
+ |
||
|
33 |
Журнал операций с безналичными денежными средствами |
+ |
+ |
||
|
34 |
Журнал операций расчетов с подотчетными лицами |
+ |
+ |
||
|
35 |
Журнал операций расчетов с поставщиками и подрядчиками |
+ |
+ |
||
|
36 |
Журнал операций расчетов по оплате труда, денежному довольствию и стипендиям |
+ |
+ |
||
|
37 |
Журнал операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов |
+ |
+ |
||
|
38 |
Журнал операций расчетов с дебиторами по доходам |
+ |
+ |
||
|
39 |
Журнал по прочим операциям |
+ |
+ |
||
|
+ |
+ |
||||
|
40 |
0504072 |
Главная книга |
Нет изменений |
+ |
+ |
|
41 |
0504081 |
Инвентаризационная опись ценных бумаг |
в БГУ не формируется |
— |
— |
|
42 |
0504082 |
Инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств |
Незначительные правки: |
1.0.34.7 от 03.07.2015 |
2.0.35 от 03.07.20 15 |
|
43 |
0504083 |
Инвентаризационная опись задолженности по кредитам, займам (ссудам) |
Нет изменений |
+ |
— |
|
44 |
0504084 |
Инвентаризационная опись состояния государственного долга Российской Федерации в ценных бумагах |
Нет изменений |
+ |
— |
|
45 |
0504085 |
Инвентаризационная опись состояния государственного долга Российской Федерации по полученным кредитам и предоставленным гарантиям |
Нет изменений |
+ |
— |
|
46 |
0504086 |
Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов |
Нет изменений |
+ |
+ |
|
47 |
0504087 |
Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов |
Нет изменений |
+ |
+ |
|
48 |
0504088 |
Инвентаризационная опись наличных денежных средств |
Нет изменений |
+ |
+ |
|
49 |
0504089 |
Инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами |
Нет изменений |
+ |
+ |
|
50 |
0504091 |
Инвентаризационная опись расчетов по поступлениям |
Нет изменений |
+ |
+ |
|
51 |
0504092 |
Ведомость расхождений по результатам инвентаризации |
Нет изменений |
+ |
+
|
Инструкция по заполнению формы Т-13
Между табелями Т-12 и Т-13 есть несколько отличий, но в целом они идентичны и заполняются по общим правилам. Т-12 допускается вести только для учета отработанных часов, без раздела 2 «Расчет с персоналом по оплате труда». Если предприятие пользуется формой Т-13, то ее надо заполнять полностью, включая дополнительные строки для начисления заработной платы.
Что писать в этой части? Для ее ведения понадобится список цифровых кодов видов оплаты труда, утвержденных Приказом ФНС России №ММВ-7-11/ от 10.09.2015. Он большой, поскольку включает все возможные виды доходов граждан. Но для табеля учета понадобится всего несколько кодов, и они представлены в таблице.
| Код дохода | Наименование дохода |
| 2000 | зарплата |
| 2012 | отпускные |
| 2300 | пособие по временной нетрудоспособности |
Ведение формы Т-13 аналогично порядку внесения записей в Т-12. Сначала заполняют шапку бланка, затем вписывают сведения о работниках, указывают данные об отработанных часах (порядок, как правильно считать часы в табеле рабочего времени по форме Т-13, ничем не отличается), отмечают количество выходных в течение месяца. То есть первые 15 шагов инструкции надо повторить. По неявкам в течение отчетного периода дополнительно отписываются в графах 10–13, указывая обобщенные данные.
Какие программы используют для ведения табеля
Чтобы заполнять табель в автоматическом режиме, необходимо либо купить программу (но вносить в нее сведения все равно придется руками), либо установить комплекс программного и технического обеспечения, которое обеспечит в автоматическом режиме сбор, хранение и обработку сведений о наличии работников на местах, часах их прихода и ухода, периода работы и отдыха сотрудников и т.д.
Подобные системы имеют функции анализа полученной ими информации, в связи с чем очень удобны, экономят массу времени для кадровиков и бухгалтеров. Работодатели тоже в восторге, поскольку в любой момент удобно посмотреть, где работник Петров, что делает, когда вчера ушел и т.д. Но помимо сплошных достоинств эти системы имеют один существенный недостаток — стоит внедрение таких программ очень дорого.
Актуальность управления документами
Служба делопроизводства, которая стремится к статусу службы управления документами и главного центра компетенций в этой области, может законодательную «странность» и эту неожиданную «демократичность» в вопросе применения унифицированных форм документов рассматривать сейчас в позитивном аспекте
.
Унификация документов организации по составу и форме с целью оптимизации документооборота и документального фонда может стать приоритетной функцией службы делопроизводства: ее стоит внести в положение об этой службе и отразить в соответствующих планах работы.
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 рекомендует, чтобы правила создания документов и их метаданных, правила включения документов в информационные системы были внедрены во все процедуры, регулирующие все процессы деловой деятельности, для которых требуется доказательство осуществления действий (п. 7.1). Служба делопроизводства может инициировать (даже подготовить краткий проект на основе ГОСТа Р ИСО 15489) разработку Политики управления документами с распределением зон ответственности подразделений и должностных лиц
за документы, отражающие тот или иной «процесс деловой деятельности» организации. Ответственность должностных лиц за создание, использование, хранение и уничтожение документов в рамках закрепленных за ними обязанностей должна быть отражена в
Положениях о подразделениях и должностных инструкциях
, а также регламентирована и в
Положении о системе делегирования полномочий
. Концепция управления документами предполагает установление на уровне блок-схем каждого процесса (или направления деятельности):
- видов и разновидностей создаваемых документов,
- формы их представления,
- срока хранения,
- полномочий по подписанию,
- ответственность за хранение, уничтожение и т.п.
Для исполнения этого требования служба делопроизводства должна стать инстанцией обязательного согласования
всех организационных и распорядительных документов, чтобы иметь возможность оптимизировать формы документов, обеспечивать их единообразие и соответствие фирменному стилю, разрабатывать их как «входные» формы в информационные системы и т.п.
За счет выполнения функции унификации форм документов служба делопроизводства реально повышает эффективность работы организации. Топ-менеджменту компании необходимо разъяснять
, что на составление документа по унифицированной типовой форме (шаблону) затрачивается
времени в 3–5 раз меньше
, чем на составление индивидуального документа в свободной форме, как привык сотрудник-исполнитель.
И, наконец, и службе делопроизводства, и бухгалтерии, и всем подразделениям организации необходимо вспомнить, что унификация форм документов заключается:
-
в отборе и закреплении (с учетом материального носителя) показателей и реквизитов, которые наилучшим образом
отражают цель создания документа, обеспечивают его юридическую силу, а также - в установлении единых требований к их составлению и оформлению,
- разработке и применении электронных шаблонов проектов документов на основе их утвержденных типовых унифицированных форм.
Основными инструментами унификации документов и управления ими остаются:
- Классификатор унифицированных форм документов;
-
Табель унифицированных форм документов
организации (или Табель применяемых форм документов); -
Альбом унифицированных форм документов
(или Альбом утвержденных и применяемых в организации форм документов).
Для чего нужен упрощенный вариант
Исходя из постановления Госкомстата, задачами ведения табеля Т12 являются:
- Учёт времени, затраченного сотрудником на выполнение трудовых функций. Эта информация необходима для бухгалтеров и расчета объёма заработной платы.
- Данные табеля будут интересны для представителей налоговых организаций. Если, к примеру, сотрудниками ведомства в рамках проверки было выявлено, что заработная плата сотруднику назначается за дни прогула, это станет поводом для разбирательства. Так как подобная практика ведёт к фиктивному росту расходов предприятия, а вместе с тем, к снижению размера налогооблагаемой базы. Фирму могут обвинить в нарушении правовых норм и обязать заплатить штраф, равный до 40% от скрытой суммы. А также заставить выплатить государству сумму удержанного налога плюс пени.
- Ведения формы Т12 может быть интересно ФСС. Данные, указанные в бланке являются основанием для расчета размеров пособий.
- Также информация табеля является основанием для защиты интересов сотрудника в суде и в трудовой инспекции. Если факт нарушения прав работника будет подтверждён, то фирму ждёт крупный жираф, а за повторное нарушение постановление деятельности.
- Контроль за соблюдением распорядка в фирме и разработка статистики. В том числе отчета по форме П-4.
Нормами права не установлена ответственность за отсутствие в кадровом менеджменте практики ведения табеля учёта рабочего времени. При этом, подобная ситуация все равно является правонарушением и влечёт административное наказание. Размер штрафа регламентирован статьёй 5.27:
- для должностных лиц размер варьируется от 1 до 5 тысяч рублей;
- для юридических лиц — от 30 до 50 тысяч рублей.
В Едином плане счетов уточнены наименования балансовых счетов 0 105 01 000 и 0 104 90 000. К другим счетам, по которым произведена корректировка названия (при этом назначение осталось прежнее), относятся счета 0 205 45 000, 0 206 41 000, 0 206 52 000, 0 206 81 000, 0 207 04 000, 0 302 41 000, 0 302 81 000.
Ниже приведем новые аналитические счета:
- 0 205 38 000 «Расчеты по доходам по выполненным этапам работ по договору строительного подряда».
- 0 207 40 000 «Расчеты по прочим долговым требованиям».
- 0 208 50 000 «Расчеты с подотчетными лицами по безвозмездным перечислениям» с детализацией по счетам:
- 0 208 52 000 «Расчеты с подотчетными лицами по перечислениям наднациональным организациям и правительствам иностранных государств».
- 0 208 53 000 «Расчеты с подотчетными лицами по перечислениям наднациональным организациям и правительствам иностранных государств».
- 0 208 52 000 «Расчеты с подотчетными лицами по перечислениям наднациональным организациям и представительствам иностранных государств».
- 0 208 53 000 «Расчеты с подотчетными лицами по перечислениям международным организациям».
- 0 302 51 000 «Расчеты по перечислениям другим бюджетам бюджетной системы Российской Федерации».
- 0 302 52 000 «Расчеты по перечислениям наднациональным организациям и правительствам иностранных государств».
Детализирован счет 0 401 40 000 «Доходы будущих периодов»
- 0 401 41 000 «Доходы будущих периодов к признанию в текущем году»;
- 0 401 49 000 «Доходы будущих периодов к признанию в очередные года».
Счета 0 401 41 000, 0 401 49 000 формируются по соответствующим аналитическим кодам вида поступлений, выбытий объекта учета (кодам КОСГУ либо — в случае установления в рамках учетной политики — по кодам дополнительной детализации статей и (или) подстатей КОСГУ).
Переименованы следующие счета:
- 0 104 90 000 «Амортизация имущества и концессии» после изменений наименование «Амортизация имущества учреждения и концессии»;
- 0 105 01 000 «Медикаменты и перевязочные средства» после изменений наименование «Лекарственные препараты и медицинские материалы», на счете учитываются медикаменты, компоненты, эндопротезы, бактерийные препараты, сыворотки, кровь, вакцины и перевязочные средства, иные лекарственные препараты и медицинские изделия, применяемые в медицинских целях (п. 118 Инструкции № 157н).