Куда требуется копия трудовой книжки?

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Куда требуется копия трудовой книжки?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Мы часто сталкиваемся с ситуациями, когда нам нужно подтвердить свою занятость в различных организациях. Например, в банках обычно не выдают даже небольшие кредиты, если человек не может предоставить документ, подтверждающий его занятость. Копия трудовой также может понадобиться для устройства на дополнительную работу, поскольку предоставить второму работодателю оригинал невозможно.

Куда нужна копия трудовой книжки?

Копия обязательно должна быть качественной. Если на какой-либо ее странице будет плохо видно какое-то слово, печать или подпись, то лучше переделать заново.

Каждая страница должна быть помечена надписью «копия верна». Рядом ставится подпись, подтверждающая достоверность информации. Это не обязательно должна быть подпись руководителя предприятия. Вместо него может расписаться, например, начальник отдела кадров. Рядом с автографом должна быть написана расшифровка должности и фамилии.

Страницы копии желательно пронумеровать. Круглая печать предприятия подтверждает достоверность предоставляемой информации. Ее лучше всего поставить рядом с подписью (или прямо на ней).

Для получения копии трудовой книжки необходимо подать соответствующее письменное заявление в отдел кадров. Следует указать причину, по которой она вам понадобилась, но работодатель не имеет права отказать вам в предоставлении копии, даже если отсутствует уважительная причина, по которой был получен соответствующий запрос.

Копия трудовой книжки — цели получения, виды, срок действия и образец

Трудовая книжка — прежде всего, это бланк строгой отчётности. Поэтому организация работы по её ведению, хранению и учёту определяется отдельным распоряжением Правительства РФ №225 от 16.04.2003, которое устанавливает основные требования по этому вопросу. И один из основных моментов, который вытекает из положений этого нормативного акта, — за сохранность трудового регистра несёт полную ответственность работодатель. При его утрате или порче, вне зависимости от того, кто стал виновником этого факта, для компании предусмотрен целый ряд шагов по восстановлению всех записей в трудовой. Поэтому, несмотря на тот факт, что ни в этом, ни в одном другом нормативном акте не указано, что работодатель не имеет права выдавать трудовой регистр на руки работнику по его просьбе, выдача документа не рекомендуется. На эту тему есть отдельное сообщение Роструда за номером 656–6-0.

Есть единственный вариант, когда наниматель обязан выдать трудовой документ сотруднику, — его увольнение. И только эта причина является уважительной, чтобы отдавать трудовой регистр на руки даже его владельцу.

Целей, по которым работнику может понадобиться трудовая книжка, несколько. И, конечно, все они серьёзные. Так, учреждением, которое требует копию этого документа, может стать:

1. Кредитная организация, когда человек обращается за займом. Банку необходимо удостовериться в благонадёжности своего будущего заёмщика. А с помощью выкопировки из трудовой книжки о человеке можно узнать довольно много, а именно трудовой регистр является:
   • Подтверждением факта, что у потенциального заёмщика существует источник постоянного дохода.
   • Свидетельством информации, которую заёмщик указал в анкете на получение кредита.
   • Немаловажный момент — сколько лет человек работает на одном месте. Клиенты, которые не бегают с места на место, вызывают больше доверия у кредитных учреждений.
   • По трудовому регистру служба безопасности банка может быстро просмотреть причины увольнения с предыдущих мест работы. И есть увольнения «по статье» должным образом определить степень надёжности клиента. Согласитесь, что справка 2-НДФЛ не даст таких сведений о человеке.
   • А главное — при просрочке платежей банк сможет по определению суда взыскивать недоимку из зарплаты напрямую через организацию, где трудоустроен заёмщик.
2. Следующим по убыванию количества запросов на предоставление копии трудовой считается отдел УФМС. Когда человек обращается за оформлением загранпаспорта. Заметим, что законодательно такое требование уже неправомочно, но есть некоторые подразделения, которые до сих пор запрашивают копию трудового регистра, чтобы проверить десятилетний период трудового стажа заявителя до получения им паспорта. Если человек не захочет предоставлять копию, можно начать оспаривать это действие учреждения в суде, но на это уйдёт определённое время.
3. Бывают вопросы из посольств некоторых государств при оформлении визы.
4. Случается, что выкопировку из трудовой просит будущий работодатель в тот момент, пока работник ещё не ушёл с существующего места работы. С помощью трудового регистра перспективный наниматель быстро компании, где работал соискатель, должности, которые он занимал, а также насколько часто он менял места трудоустройства и по какой (пусть формальной) причине уходил.
5. Судебные приставы (ФССП) имеют право запросить копию при возложении на работника алиментных платежей.
6. Копию могут запросить службы соц.защиты при оформлении пособий и льгот.
7. В некоторых случаях возникает необходимость подготовить копию для использования в компании-работодателе.
8. Максимально важная причина для получения копии трудовой и к тому же имеющая одну особенность — требование ПФР подтвердить трудовой стаж человека перед уходом на пенсию. Отметим, что служащие фонда также могут обойтись копией документа, но документ для них будет иметь юридическую силу только в случае, если он будет заверен нотариально. Заверенной работодателем копии будет недостаточно. Этот момент уточнён в комментариях ПФР №25–19/14554 от 29.12.2005, где фонд комментирует, что для того, чтобы сделать свою копию, им нужен либо оригинал трудового регистра, либо копия, но заверенная у нотариуса. И так как работодатель не имеет права отказать работнику в выдаче копии трудовой, кадровику здесь нужно выбирать из двух вариантов:
   • Либо самостоятельно регистрировать документ через нотариальную контору и выдавать нужную для ПФР копию.
   • Либо отдать человеку оригинал книжки на определённое время, чтобы уже работники фонда сами делали выкопировку и заверили её на месте.

Естественно, что нотариально заверенная копия стоит денег, поэтому наниматели, как правило, идут по второму пути, всеми доступными способами объясняя сотруднику, что вся ответственность лежит на плечах работодателя. А при утере книжки и вынужденном оформлении дубликата её восстановление займёт массу времени и сил.

Если рассматривать вопрос о сроках действия заверенной копии, то нужно отметить, что здесь есть 2 варианта:

1. Когда выкопировка трудовой заверена нанимателем, по стандартным правилам она считается действительной в течение месяца. Но при внесении в этот период каких-либо записей в книжку, она становится нелегитимной.
2. Если же копия заверена у нотариуса, она обладает неограниченным сроком действия. Хотя аналогично предыдущему варианту, при внесении в неё новых записей она утрачивает свою силу.

Суд признал штраф неправомерным, указав на следующее. Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 66 ТК РФ). Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утверждены постановлением Правительства от 16.04.03 № 225. Пунктами 40, 41 Правил предусмотрено, что с целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, у работодателей ведутся приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее; книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. При увольнении работник получает на руки трудовую книжку (если она ведется на бумажном носителе), расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Таким образом, законодательство не требует от работодателя изготавливать и сохранять копии трудовых книжек уволенных работников. Фонд не привел ссылок на какие-либо нормативные акты, устанавливающие для работодателя (страхователя) такую обязанность.

На этом основании суд признал решение фонда о штрафе незаконным.

Заверенная копия трудовой книжки по новому ГОСТу

Так что же значит указанное в ст. 62 ТК РФ «копии должны быть заверены надлежащим образом»? Рассказываем.

Копия — это экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника. А заверенная копия — это копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (подп. 23, 25 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст).

Это значит, что вам нужно сделать копию с каждой заполненной страницы трудовой и проставить заверительные надписи.

С 01.07.2018 порядок оформления таких надписей, в т. ч. на копиях трудовых книжек, установлен новым нацстандартом «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (ГОСТ Р 7.0.97-2016, утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст в ред. от 14.05.2018). Согласно этому стандарту правильная заверительная надпись при выдаче копии документа для представления в другую организацию должна выглядеть так (она может быть рукописной, а может быть в виде штампа):

Подлинник документа находится в ООО «ХХХ» в деле № Х за ХХХХ год.

Должность Подпись Расшифровка

Но для копии трудовой книжки будут три дополнительных нюанса:

Какие документы работодатель обязан предоставить работнику?

– копии приказов о приеме на работу, переводах на другую работу, об увольнении;

– выписки из трудовой книжки;

– справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и др.;

– трудовую книжку в целях обязательного социального страхования (обеспечения) работника (он обязан в течение трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю).

Обязанность по выдаче документов работнику установлена и иными нормами Трудового кодекса. В частности, в соответствии со ст. 68 по требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию приказа (распоряжения) о приеме на работу. В статье 84.1 говорится о документах, выдаваемых при увольнении. В частности, по требованию работника нужно выдать надлежащим образом заверенную копию приказа (распоряжения) о расторжении трудового договора, на основании письменного заявления – заверенные копии документов, связанных с работой. Ну и конечно, в день увольнения выдается трудовая книжка.

Кроме того, в ст. 89 ТК РФ определено, что в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, работники имеют право в том числе на получение копий любой записи, содержащей их персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных ч. 8 ст. 14 Федерального закона от 27.07.2006 № 152‑ФЗ «О персональных данных».

Обязан ли работодатель предоставлять копии локальных нормативных актов (правил внутреннего трудового распорядка, положения по оплате труда и пр.), связанных с трудовой деятельностью работника, по его заявлению?

Однозначный ответ на этот вопрос дать невозможно. Объясним, почему. Суды, рассматривая споры о выдаче документов, говорят, что перечень документов в ч. 1 ст. 62 ТК РФ не является исчерпывающим, помимо названных в этой норме, работодатель обязан выдать и другие документы. Вместе с тем в судебной практике за последнее время работникам отказывают в удовлетворении требований о выдаче положений об оплате труда, приложений к коллективному договору. Свои решения суды обосновывают тем, что в отношении локальных нормативных актов трудовым законодательством предусмотрена обязанность работодателя по ознакомлению с ними под подпись, но не по предоставлению указанных документов работнику (см., например, апелляционные определенияВС Республики Коми от 24.08.2015 по делу № 33‑4430/2015, Хабаровского краевого суда от 11.02.2015 по делу № 33‑888/2015).

Отметим, что требования о выдаче работодателем документов работнику содержатся в нескольких федеральных законах и актах. Представим некоторые из них в таблице.

Требования к ксерокопии

Заверять ее можно как в нотариальной конторе, так и на своей работе в отделе кадров. Чаще предоставляется документ работодателем. Заверенная копия выдается сотруднику бухгалтером компании, где он трудится, после подачи письменного заявления. Через 3 рабочих дня документ должен быть готов (ст. 62 ТК РФ). Если требуется не вся книжка, а какая-то определенная страница, то можно распечатать и заверить именно ее. Печать должна быть четкой, чтобы каждое слово легко читалось. Страницы помечаются подписью «копия верна», на них проставляется печать предприятия. Странички нумеруются, но это необязательная процедура. Ответственное лицо рядом с отметкой о том, что копии можно верить, ставит свою личную подпись и расшифровывает ее. В обязательном порядке нужно еще указать дату, когда такая бумага создавалась.

Это интересно: Какие полисы ОМС надо менять

На сегодняшний день трудовая книжка является очень важным документом. Она подтверждает сам факт официального трудоустройства конкретного гражданина Российской Федерации. Именно поэтому нередко требуется предоставление её копии.

Простому работнику лучше всего заранее узнать, куда нужна копия трудовой книжки (работодатель заверить и передать её обязан по первому требованию). Так как таким образом можно будет сэкономить достаточно большое количество времени.

Чаще всего копия рассматриваемого документа требуется в следующих случаях:

• при оформлении кредитного займа любого типа в банковском учреждении;
• для восстановления утерянной трудовой книжки – при наличии заверенной копии эта процедура займет минимальное количество времени;
• для составления резюме;
• для пенсионного фонда;
• для получения загранпаспорта;
• для иных целей – их перечень достаточно обширен.

Почти всегда при устройстве к новому работодателю необходимо предоставлять информацию о прежних местах трудоустройства.

Особенности оформления копии для банка

Как делать копию трудовой книжки, если целью работника является получение кредита в банке? Согласно вышеприведенным правилам. При этом записи документа должны подтверждать, что заемщик по-прежнему работает на определенной должности. При заверении следует учитывать такие нюансы:

• копия должна быть подготовлена в соответствии со всеми требованиями законодательства, а конкретные требования по оформлению следует уточнить в банковском учреждении;
• если последняя запись в трудовой книжке расположена в самом низу страницы — необходимо сделать ксерокопию следующей за ней пустой страницы; это станет подтверждением того, что гражданин не уволен и не переведен на другую должность.

Может ли кадровик заверить трудовую книжку

Образец заверения трудовой книжки До 1 июля действует еще старый порядок по заверению копий этих бланков. Поэтому, не будет считаться ошибкой, если ответственное лицо выполнить процедуру без нововведений. Рассмотрим образец заверения трудовой книжки, действующий до 1 июля 2021 года: КОПИЯ № записи Дата Сведения о приеме на работу, переводу на другую работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона) Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись Число Месяц Год 1 2 3 4 Общество с ограниченной ответственностью «Тюльпан» (ООО «Тюльпан») 10 19 02 2021 Принят на должность инженера по безопасности Приказ №7-К от 19.02.2019 11 07 03 2021 Продолжает работать по настоящее время Верно. Второй по популярности организацией, которая запрашивает трудовую, является отдел ОФМС при выдаче загранпаспорта. Сюда необходимо предоставлять заверенную копию трудовой, хотя основное значение имеют только места работы за последние 10 лет. Несмотря на то, что приказ МВД отменил необходимость предоставления документа, многие отделы все равно продолжают его запрашивать.

Как получить копию трудовой книжки

В общем виде процедура выглядит следующим образом:

1. Работник идет в отдел кадров или в бухгалтерию (если бухгалтер исполняет обязанности кадровика) и пишет заявление, бланк и образец которого имеются среди прочей внутренней документации компании.
2. Уполномоченный работник (в большинстве случаев кадровик) принимает это заявление и ставит отметку о принятии заявки в работу.
3. Затем она выдается непосредственно заявителю. Предельный срок ожидания составляет 3 рабочих дня. Причем этот срок начинают отсчитывать с рабочего дня, который следует за днем принятия заявления. Например, если работник написал заявление в пятницу, срок пойдет с понедельника. А если при этом понедельник выпал на праздничный день, срок пойдет со вторника.
4. В назначенный день сотрудник получает копию, проверяет, чтобы она была заверена (при необходимости) и ставит подпись у кадровика о факте принятия. Выдать её может не только бухгалтер или кадровик, но также представитель администрации (равно как и принять заявление на выдачу).

Порядок выдачи копии трудовой книжки в нормативном регламенте

Выдача копии трудовой книжки работнику, в соответствии с частью 1 статьи 62 Трудового кодекса, а также пунктом 7 «Правил ведения и хранения трудовых книжек …», утвержденных Постановлением Правительства РФ № 225 от 16.04.2003 года, осуществляется в течение трех рабочих дней с момента подачи заявления работником.

Согласно вышеуказанным нормативным актам, для получения копии документа о трудовом стаже, работник обязан подать в адрес руководителя предприятия письменное заявление на получение копии трудовой книжки (образец заявления см. ниже). В альбом унифицированных форм заявление на копию ТК не внесено, что дает право работодателям устанавливать собственный образец его написания или принимать заявления, написанные в свободной форме.

В тоже время, существует ряд требований к тому, в какой форме должно быть написано заявление. Так, кроме ФИО заявителя, в обязательном порядке в нем должны быть указаны:

Это важно знать: Правильное заполнение трудовой книжки: образец 2020 года

причина выдачи копии ТК;

дата подачи заявления;

реквизиты документа, являющего основание для выписки дубликата (актуально для утраченных ТК).

Что такое выписка и когда ее просят

Поскольку трудовая книжка (ТК) — документ строгой отчетности, то закон обязывает хранить ее по текущему месту работы в отделе кадров. На руках она остается лишь у нетрудоустроенных граждан. Чтобы получить определенные сведения из нее, составляется выдержка из ТК. Есть несколько причин, зачем нужна выписка из трудовой книжки: доказать стаж, занятость, наличие достижений на работе в конкретный период.

Эту справку требуют в разных государственных, общественных или коммерческих учреждениях:

• трудовой инспекции;
• прокуратуре;
• Фонде социального страхования (для пособий, выплат, льгот);
• Пенсионном фонде (для назначения пенсионного обеспечения или материнского капитала);
• Управлении по вопросам миграции МВД (для заказа заграничного паспорта);
• в судебных инстанциях (для доказательства наличия или отсутствия работы у ответчика в конкретное время, которое рассматривается в суде);
• в финансовых организациях (для предоставления кредитов и займов) и т. д.

Как заверяется копия трудовой книжки: порядок по ГОСТу и частые ошибки

Копия трудовой книжки — это документ, который может понадобиться работнику при обращении в банк, Пенсионный фонд и в других ситуациях. Выдать ее должен специалист отдела кадров.

Казалось бы, что может быть проще, чем заверить и выдать сотруднику копию? Но даже в таком простом, на первый взгляд, деле важно не ошибиться, не нарушить права работника и не навлечь на компанию внеплановую проверку.

КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО

Получить доступ

Прежде чем рассказать про то, как заверяется копия трудовой книжки, напомним, что сама трудовая книжка является собственностью трудящегося. Но она временно находится у работодателя, чтобы тот заносил в документ все необходимые сведения о профессиональной деятельности гражданина.

Чтобы получить на руки трудовую книжку, выписку из нее или копию, согласно статье 62 ТК РФ, человеку надо не просто попросить о подготовке документа сотрудника отдела кадров, он должен обратиться к начальству в письменном виде. Ниже представлен образец заявления на выдачу копии.

Его форма на законодательном уровне не установлена, поэтому обращение можно составить произвольно, но с учетом требований к кадровой документации (кому и от кого написано, причина и основания для обращения, дата и личная подпись заявителя). Заявление может быть составлено от руки или с помощью компьютера, как показывает образец.

В последнем случае важно, чтобы обращение было подписано лично заявителем.

Срок действия копии трудовой книжки для ипотеки — Правовой портал

Сегодня предлагаем ознакомиться с темой: “сколько действует копия трудовой книжки”. Мы постарались полностью раскрыть тему. Если у вас возникнут вопросы, то вы можете задать их в х после статьи или нашему дежурному юристу.

Книжка сотрудника хранится в организации у лица, на которое возложены полномочия за данные действия (работодатель, кадровик). На руки свой документ специалист может получить только в случае ухода из компании при оформлении определенных документов и составлении нужного приказа со всеми подписями и печатями.

Если в других организациях, куда гражданин обратился по различным причинам, нужна трудовая книжка, то работник имеет право на получение ее копии.

Работник компании сначала должен написать заявление о том, чтобы ему выдали копию трудовой. На рассмотрение этого вопроса руководителю отводится по закону три дня.

Затем работодатель безвозмездно предоставляет данный документ.

(кликните для воспроизведения).

Похожие записи:

• Заявление о ненадлежащем воспитании ребенка в органы опеки
• Получение гражданства Туркменистана
• Правила перевозки детей в автомобиле в 2023 году.