Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оформить титульный лист личного дела работника – образец». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Полный перечень документов, которые должны храниться в личном деле сотрудника существует только в государственных структурах. Для коммерческих организаций или индивидуальных предпринимателей, которые имеют сотрудников, не существует такого перечня, но они могут воспользоваться требованиями, предъявляемыми к государственным структурам в плане личных дел сотрудников. Личное дело состоит из целого списка различных документов. Рекомендуемый список документов выглядит следующим образом.
Какие документы включают в дело
Работодатель обычно имеет в своем распоряжении как оригиналы документов работников (анкеты, учетные карточки), так и их копии. При формировании личного дела работника в 2022 году в папку включают и те, и другие. Следует помнить, что копии документов обязательно заверяются в установленном порядке надлежащим образом (для госов копии паспортов являются обязательными в ЛД, для других категорий работников этот вопрос решается на уровне компании). Документы в ЛД делятся на:
- формируемые в момент устройства человека на работу;
- возникающие в процессе работы в фирме;
- документы об увольнении из конкретной компании.
В первую группу входят:
- справка о наличии (отсутствии) судимости (при поступлении на работу, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие судимость или подвергавшиеся уголовному преследованию);
- справка о прохождении медицинского осмотра (при трудоустройстве в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ) и медкнижка;
- трудовой договор (оригинал работодателя);
- приказ о приеме на работу.
Во второй группе — договор о материальной ответственности, копия должностной инструкции, дополнительные соглашения к трудовому договору (в случае их заключения), приказы о переводах, назначениях, поощрениях или взысканиях. Сюда включают сведения о прохождении периодических медосмотров, информацию о повышении квалификации или обучении и подписку о неразглашении коммерческой тайны. Здесь же, при необходимости, хранятся:
- копии заявлений и приказов о предоставлении отпусков;
- объяснительные записки;
- служебные записки;
- различные акты и уведомления.
Формирование личного дела работника: образец 2020-2021
Когда оргвопросы и вопросы с законом по личным делам решены, остается их скомплектовать и оформить. Как правило, порядок следующий:
- На каждого работника заводится отдельная папка (или файл).
- Документы в личное дело подшиваются в хронологическом порядке по мере их поступления, начиная с документов о приеме (заявления, трудового договора, приказа о приеме) и заканчивая копией приказа об увольнении.
- Каждый лист дела нумеруется.
- В один том подшивают не более 250 листов (п. 4.20 правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526), если документов накопилось больше, открывают новый том.
- Каждый поступающий документ фиксируют во внутренней описи дела.
Из чего состоит личное дело сотрудника
Форма личного дела разрабатывается и утверждается самой организацией или индивидуальным предпринимателем лично. В организации или у индивидуального предпринимателя может быть разработан локальный нормативный акт, например, положение о ведении личных дел сотрудников. В этом положении можно расписать все, что касается ведения личных дел, например, какие документы сотрудники обязаны предоставлять организации или индивидуальному предпринимателю при трудоустройстве, какие документы оформляет сама организация или индивидуальный предприниматель, а также другие вопросы по этой теме. Этот локальный нормативный акт утверждается приказом, за подписью директора. При формировании этого локального нормативного акта можно руководствоваться следующими законодательными актами:
- главы 10,11,12,13,14 Трудового Кодекса РФ;
- федеральный закон № 152 от 27.07.06 «О персональных данных»;
- «Основные Правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.02);
- федеральный закон № 125 от 22.10.04 «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- приказ Минкультуры РФ № 558 от 25.08.10 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения»;
- федеральный закон № 79 от 27.07.04;
- федеральный закон № 25 от 02.03.07;
- Указ Президента РФ № 640 от 01.06.98;
- Указ Президента РФ № 609 от 30.05.05;
- другие нормативные акты
Формирование личного дела условно можно разбить на этапы:
- заполнение титульного листа;
- оформление листа-заверителя;
- заполнение внутренней описи;
- подшивка дела
Не рекомендуется создавать личные дела больше, чем на 250 страниц. Хранение личным дел обычно производится в алфавитном порядке по подразделениям или филиалам организации, если таковые имеются.
Также очень удобно вести журнал личных дел сотрудников. Журнал должен содержать следующие сведения:
- номера личных дел сотрудников;
- фамилии, имена, отчества сотрудников;
- даты передачи личных дел в архив;
- даты начала ведения личных дел;
- прочую необходимую информацию
Если у сотрудника произошли какие-либо изменения в личных данных, например, изменилась фамилия, то ему необходимо уведомить кадровую службу об этом, и предоставить документы, подтверждающие эти изменения.
Распространенные вопросы, связанные с личным делом
Вопрос. Можно ли выдавать сотрудникам на руки личные дела?
Ответ. Согласно законодательству, личные дела сотрудникам выдавать нельзя. Единственное, что сотруднику можно, это знакомиться со всеми документами, которые подшиты в его личное дело, в присутствии специалиста. Если личные дела хранятся в специальном помещении, то знакомиться с личным делом можно только там. Специалист при этом должен зафиксировать факт обращения сотрудника. В период ознакомления с личным делом, запрещено выносить из помещения документы, входящие в состав личного дела, делать какие-либо пометки, исправлять что-либо. Все изменения делает только сотрудник организации, который на это уполномочен. После ознакомлением сотрудником личного дела, сотрудник, отвечающий за хранение личных дел, должен удостовериться, что все ли документы на месте и в исходном виде.
Чем регламентируется порядок их ведения
В законодательстве нет прямого указания, что каждый работодатель должен формировать личное дело на работника. Поэтому руководство организаций вправе самостоятельно решать данный вопрос. Но, в то же время, законодательство обязывает оформлять на каждого принятого работника личную карточку формы Т-2.
После того, как в 2013 году было отменено обязательное использование унифицированных форм, по поводу обязательности карточки идут споры.
Но, несмотря на отмену унифицированных форм в законодательстве есть указания, которые подтверждают, что работодатель обязан вести карточку Т-2. В частности, согласно Правилам ведения трудовых книжек, работодатель обязан вносить сведения о работе в личную карточку работника.
Видео — о ведении личных дел сотрудников:
Поскольку в законодательстве нет сведений о порядке ведения личного дела сотрудника, то его должен устанавливать сам работодатель. Такой порядок должен быть прописан в одном или нескольких локально–нормативных документах организации. Например, в инструкции по делопроизводству.
Инструкция по ведению личных дел сотрудников (ЛД) должна регламентировать следующие вопросы:
- какие документы входят в состав ЛД;
- кто формирует ЛД;
- где должны храниться папки с ЛД работников.
Если инструкция по делопроизводству отсутствует, то порядок ведения личных дел можно просто утвердить отдельным приказом по организации.
Если на предприятии есть отдел кадров или кадровик, то именно ему вменяется в обязанности заниматься формированием личного дела работников.
Личное дело продолжает формироваться на протяжении всего периода работы человека в данной организации.
При формировании личных дел необходимо учитывать следующие нюансы:
- они должны вестись на каждого работника, оформленного по трудовому договору, независимо от срока его работы;
- если один и тот же сотрудник трудится в организации на нескольких должностях, то есть, оформлен по договору внутреннего совместительства, личное дело заводится на каждую должность;
- если сотрудник был уволен, а затем был принят на работу в данную организацию вновь, то личное дело необходимо завести вновь;
- как правило, в личном деле содержатся копии личных документов (в частности паспорта с фотографией), поэтому кадровику необходимо в обязательном порядке оформлять с работником соглашение на обработку персональных данных;
Видео — форма согласия на обработку персональных данных:
- на работников, оформленных по гражданско-правовому договору, личное дело не ведется.
- трудовую книжку не хранят в личном деле, для нее предусмотрен отдельный порядок хранения. Но можно включить в него ее копию, особенно это актуально, когда трудовые книжки хранятся в вышестоящей организации, а личные дела ведутся в обособленных подразделениях.
Образец заполнения титульного листа и описи личного дела
На лицевой стороне титульного листа проставляется название компании, и ее структурного подразделения. В правом углу записывается номер дела, а также количество листов описи.
В центральной части документа заполняется Ф.И.О. сотрудника, на которого заводится дело. В правом нижнем углу указываются даты начала и завершения дела, а также количество листов в нем и срок хранения. При отправлении дела в архив на титульном листе проставляется индекс, согласно принятой номенклатуры дел.
Опись должна содержать номер и заголовок (Ф.И.О.) дела, к которому она составляется.
Далее, в табличной ее части по мере включения в папку листов, заполняются сведения о подшитых бланках. Здесь указывается номер по порядку, индекс документа (если он есть), его наименование, количество страниц.
В конце списка нужно цифрами и прописью записать общее количество приложений, а также листов описи. Список подписывается ответственным лицом, с указанием его должности, личных данных, а также проставляется дата составления.
Общая характеристика анкеты как кадрового документа
При отборе кандидатов на вакантные позиции большинство компаний обязательно проводит анкетирование работников. Это делают с целью предварительной оценки их профессиональных качеств, уровня образования и опыта, а также определения приоритетов в будущей работе. Анкеты содержат сведения о биографии работника, образовании, трудовом стаже и семейном положении.
Вместе с тем, по ст. 65 ТК РФ наниматель не вправе требовать от гражданина при приеме на работу иных документов, помимо приведенного ниже перечня:
- документ, удостоверяющий личность;
- трудовая книжка или форма СТД-Р;
- свидетельство ПФР;
- документ воинского учета;
- документ об образовании.
Любую информацию, помимо той, что есть в приведенных документах, наниматель вправе получать только с письменного согласия работника непосредственно при общении с ним.
Состав личного дела сотрудника 2021
Каждый работодатель выдвигает собственные требования к соискателям, однако можно четко выделить несколько характерных типов такого документа.
К типовым образцам прибегают в двух случаях: либо сотрудники кадровой службы не имеют достаточной квалификации для разработки таких анкет, либо требования к кандидатам у них стандартные.
Скачать типовую кадровую анкету можно тут:
Расширенная-анкета
Обязательным разделом анкеты являются сведения об образовании. Здесь следует указать наименование школы, колледжа, ВУЗа, в которых проходил обучение соискатель.
Если кандидат получал дополнительное образование, повышая, например, квалификацию, то данные сведения также указываются в этом разделе.
Сообщая о знании иностранных языков, нужно не просто перечислить их, а проинформировать о степени владения.
При рассмотрении анкеты, в первую очередь, специалисты обращают внимание на опыт работы потенциального сотрудника и его должностные обязанности, которые он исполнял у предыдущих работодателей.
Именно после ознакомления с этим разделом принимается решение о более глубоком рассмотрении кандидатуры или о переходе к другому кандидату.
Поэтому при заполнении анкеты особое внимание требуется уделить именно этом разделу, указав места работы и должностные обязанности в хронологическом порядке.
Если монтажзакупленного отечественной фирмой за рубежом оборудования осуществляет иностранная органи. Личное дело работника (образец) 2. Служащих предприятия, на которых возложена материальная ответственность – это бухгалтер, главбух, заместитель главбуха и так далее. 2.
Дополнеия к анкете или листку. 4. Второй экземпляр трудового договора. 5. Копии документов об образовании. 6. Для материально ответственных лиц предусмотрен договор о материальной ответственности. 7. Рекомендационное письмо. 2. Помещение документов, которые должны храниться в деле. 3.
на ежедневную рассылку лучших статей! Правила формирования личного дела на сотрудника 1.
Документы для личного дела работника. В личном деле работника группируются следующие виды документов: 1. Анкета или личный листок по учету кадров.2. Дополнеия к анкете или личному листку.3. Автобиография.4.
Второй экземпляр трудового договора.5. Копии документов об образовании.6. Для материально ответственных лиц предусмотрен договор о материальной ответственности.7. Рекомендационное письмо.8. И так далее.
Хранение личного дела
Все личные дела содержат персональные данные работника. Напомним, что под персональными данными понимается любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физлицу (ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Работодатель обязан соблюдать все требования по защите персональных данных, предусмотренные главой 14 ТК РФ и Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ.
Лица, виновные в нарушении положений законодательства в области персональных данных, могут быть привлечены к дисциплинарной (подп. в п. 6 ст. 81 и ст. 192 ТК РФ) и материальной (п. 7 ч. 1 ст. 243 ТК РФ) ответственности, а также к гражданско-правовой, административной (ст. 13.11 и 13.14 КоАП РФ) и уголовной (ст. 137 и 140 УК РФ).
Так, руководитель организации обязан назначить соответствующим приказом лиц, ответственных за ведение и хранение личных дел. При этом лица, получившие доступ к персональным данным, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять эти данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом.
Личные дела в обязательном порядке должны храниться в месте, исключающем доступ к ним третьих лиц, а также возможность их хищения или утраты. Например, в сейфах или металлических шкафах. Систематизироваться личные дела в месте хранения могут в алфавитном порядке, по номерам либо по структурным подразделениям организации.
Обратите внимание, что лица, виновные в нарушении положений законодательства в области персональных данных, могут быть привлечены к дисциплинарной (подп. в п. 6 ст. 81 и ст. 192 ТК РФ) и материальной (п. 7 ч. 1 ст. 243 ТК РФ) ответственности, а также к гражданско-правовой, административной (ст. 13.11 и 13.14 КоАП РФ) и уголовной (ст. 137 и 140 УК РФ).
Также в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, сотрудники имеют право:
- на полную информацию об их персональных данных и обработке этих данных;
- свободный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей их персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных п. 8 ст. 14 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ;
- определение своих представителей для защиты своих персональных данных;
- доступ к медицинской документации, отражающей состояние их здоровья, с помощью медицинского работника по их выбору;
- требование об исключении или исправлении неверных (неполных) персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований законодательства. При отказе работодателя исключить или исправить персональные данные работника он имеет право заявить в письменной форме работодателю о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия. Персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения;
- требование об извещении работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные (неполные) персональные данные работника, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях;
- обжалование в суд любых неправомерных действий или бездействия работодателя при обработке и защите его персональных данных.
Персональные данные могут быть переданы третьим лицам только с письменного согласия работника. Исключением является передача этих данных посторонним лицам в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других случаях, предусмотренных федеральными законами.
Какие документы можно хранить в личном деле с согласия сотрудника
Отвечая на вопрос, что должно храниться в личном деле сотрудника в 2020 году, стоит упомянуть и медицинские книжки работников, которые некоторые работодатели хранят в ЛД. Действительно, если должность сотрудника предполагает его контакт с пищевыми продуктами, детьми или же, например, медикаментами – наниматель, согласно действующему законодательству, имеет право потребовать этот документ. Однако, его хранение становится возможным исключительно после получения от работника согласия на обработку его персональных данных.
Это же правило касается и следующих документов:
- аттестационных листов;
- дипломов, справок и других бумаг об образовании;
- справок об отсутствии судимости или её наличии;
- документов о повышении квалификации;
- характеристик с образовательных заведений, а также прошлых мест работы.
Напомним также, что трудовые книжки работников необходимо хранить отдельно от остальной кадровой документации. В большинстве фирм для этого используются надёжные сейфы, доступ к которым имеют только кадровики.
Ответственность за ведение личных дел
Вся информация, хранящаяся в личном деле, относится к категории персональных данных, поэтому работодатели должны соблюдать нормы и требования Закона о персональных данных и гл. 14 ТК РФ. Поскольку на работодателя возлагается обязанность по защите персональных данных, рекомендуем оборудовать отдел кадров таким образом, чтобы исключить возможность хищения и утраты личных дел. Помните, что в силу ст. 90 ТК РФ лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном ТК РФ и иными федеральными законами, а также к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, предусмотренном федеральными законами.
Согласно пп. «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ трудовой договор с работником может быть расторгнут по причине разглашения охраняемой законом тайны, ставшей известной ему в связи с исполнением трудовых обязанностей, в том числе по причине разглашения персональных данных другого работника. Поскольку такое увольнение относится к увольнениям за нарушение трудовой дисциплины, такого работника необходимо уволить с соблюдением процедуры, предусмотренной ст. 193 ТК РФ.
Под материальным ущербом в этом случае понимается возмещение работодателем морального вреда работнику, а работником возмещается прямой действительный ущерб, причиненный работодателю, а также третьим лицам (ст. 238 ТК РФ). Если вред работнику был допущен по вине лица, которое было ответственно за неразглашение персональных данных, работодатель может привлечь это лицо к материальной ответственности за ущерб, который был нанесен работнику такими действиями. В соответствии с п. 7 ч. 1 ст. 243 ТК РФ материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника в случае разглашения сведений, составляющих охраняемую законом тайну.
Так, административным законодательством предусмотрено наложение административных штрафов за нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных).
Статьей 13.11 КоАП РФ предусмотрен штраф в размере от 500 до 1 000 руб. для должностного лица, от 5 000 до 10 000 руб. — для организации.
В соответствии со ст. 13.14 КоАП РФ лицо, разгласившее информацию, доступ к которой ограничен федеральным законом, при условии получения доступа к такой информации в связи с исполнением служебных или профессиональных обязанностей должно быть подвергнуто административному штрафу. Размер штрафа для гражданских лиц составляет от 500 до 1 000 руб., для должностных лиц — от 4 000 до 5 000 руб.
Если работник, ответственный за хранение, обработку и использование персональных данных других работников, злоупотребляя своими служебными полномочиями, распространяет сведения, хранящиеся в личном деле, о частной жизни других работников без их согласия, он может быть привлечен к уголовной ответственности. Так, за незаконный сбор или распространение сведений о частной жизни лица, составляющих личную или семейную тайну, либо оглашение этих сведений в публичном выступлении, публично демонстрирующемся произведении или средствах массовой информации ст. 137 УК РФ предусматривает такие меры наказания, как штрафы, исправительные, принудительные работы с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью, лишение свободы.
Личное дело работника
Именно поэтому на предприятии, система хранения должна быть продумана, таким образом, чтобы исключить доступ иных лиц. Идеально подойдет сейф или металлический шкаф, запирающийся на ключ. Персональные дела хранятся исключительно в кадровой службе только на работающих сейчас сотрудников. Закрывается кадровой службой и передается в свой архив дело на уволенного сотрудника. На госслужбе личные дела, прекративших службу сотрудников хранятся 10 лет в архиве самого работодателя и только после, передаются в государственных архив. Для других предприятий время самостоятельного хранения не установлено, но многие используют годичный срок. Для сдачи дела в архив в обязательном порядке заполняется лист заверитель. Он содержит итоговую информацию о его составе и физическом состоянии каждого личного дела. Указанный лист подшивается последним.
N 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Закон N 152-ФЗ), а также нормы гл. 14 ТК РФ. В связи с тем что на работодателя возлагается обязанность по защите персональных данных, рекомендуется оборудовать офис отдела кадров таким образом, чтобы исключить возможность хищения и утраты личных дел (например, приобрести несгораемые шкафы).
Лица, уполномоченные на ведение и хранение личных дел работников, могут привлекаться к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в указанных личных делах, а также за иные нарушения порядка ведения этих дел. На практике часто возникает вопрос: можно ли ознакомить работника с его личным делом? В соответствии с Законом N 152-ФЗ работник как субъект персональных данных, обладает определенными правами на защиту своих данных имеющихся у работодателя.
В соответствии со ст.
В таком случае наименование предшествующего отдела берется в скобки.
- Указывается номер дела, только перед ним вначале прописывается индекс по номенклатуре дел фирмы (Дело № 05 (индекс) — 256 (номер)).
- Далее идет заголовок дела, в данном случае это ФИО работника, на которого оно заведено.
- В правом нижнем углу указываются крайние даты, то есть дата открытия дела (день приема на работу) и закрытия (день приказа об увольнении). Также сколько листов содержится в деле, после его описи и срок хранения.
Скачать бланк обложки для личного дела (титульный лист) можно здесь:Обложка для личного дела (титульный лист) Из чего состоит папка? Стоит заметить, что по ГОСТ 17914-72 дела длительного хранения, в том числе и персональное дело сотрудника должны находить исключительно в цельнокартнонных обложках.
Когда на работника нужно заводить личное дело?
Целым рядом нормативно-правовых актов РФ установлено, что личные дела необходимо заводить на граждан, трудящихся в государственных (муниципальных) официальных структурах.
Такая обязанность имеется у их работодателей. Соответствующие требования предусматриваются законом № 125-ФЗ от 22.10.2004 (регулирует сферу архивного дела в РФ), законом № 152-ФЗ от 27.07.2006 (регламентирует использование персональных данных), законом № 79-ФЗ от 27.07.2004 (устанавливает правила гражданской госслужбы РФ) и, конечно, отдельными нормами Трудового кодекса РФ.
Что касается организаций, относящихся к коммерческой (негосударственной) сфере, то они не обязаны заводить личные дела в отношении своих наемных работников.
Однако многие организации-работодатели, действующие на праве частной собственности, также считают нужным формировать личные дела сотрудников. Такая практика обеспечивает систематизацию кадрового делопроизводства, упрощает поиск нужных сведений о работниках, улучшает работу с персоналом и повышает эффективность управления человеческими ресурсами на предприятии.
Самому работнику также интересно, чтобы работодатель вел и хранил его личное дело. Это благоприятствует карьерному развитию сотрудника, его продвижению по служебной лестнице в организации.
Как оформить личное дело сотрудника бюджетной организации
Как говорилось выше, только уполномоченные сотрудники имеют доступ к внесению изменений в личные дела.
Заголовком к личному делу служит Ф.И.О. работника. Также могут указываться вариации написания фамилии или девичья фамилия женщины. Например: Хлебная (Калинина) Елена Максимовна.
При оформлении личного дела разрешается принимать документы, которые датируются более ранним сроком, нежели дата принятия на работу сотрудника. Этот вопрос рассматривается в отдельных случаях, но, как правило, разрешается в пользу работника.
Полное оформление дела предусматривает такие пункты:
- Оформление и внесение данных на обложку папки (оформление обложки будет рассматриваться далее).
- Важно зафиксировать количество листов в деле (не более 250 страниц).
- Оформление листа-заверителя.
- Внутренняя опись документов в соответствии с наявным количеством собранного количества, проверка данных.
- Подшивка, переплет дела.
- Внесение необходимой информации в обложку личного дела сотрудника.
Очень важно знать то, какие документы подшиваются, а какие нет. В подшивку дела входят только самые важные и значимые документы, которые могут храниться сроком до 75 лет. Если имеются документы о начале отпуска, заявления об отпуске за свой счет и подобное, то эти документы не входят в подшив папки. Они прикладываются к общему количеству.
Скачать бланк личного дела (пример) в формате .doc (Word)
Скачать бланк внутренней описи документов личного дела работника (пример) в формате .doc (Word)
На 2018 год относительно порядка формирования и ведения дел сотрудников существуют следующие положения:
- Если лицо является работником органа государственной службы, то составление такого пакета документов является необходимым. Такое положение отражено в соответствующем Федеральном законе №42.
- Относительно других организаций и фирм, относящихся к частным, законодательными актами и нормами не вменяется в обязанность ведение личных дел. Такой процесс лишь рекомендуется как желательный, поскольку значительно облегчает доступ к информации для налоговых перечислений, получения данных о стаже и т.д.
Порядок оформления личных дел и их последующего ведения выглядит таким образом:
- поступление сотрудника на работу;
- предоставление всей документации (ксерокопий);
- формирование дела сотрудником ОК;
- последовательное дополнение папки в случае появления новых сведений и бумаг.
Стоит отметить, что несмотря на очевидное удобство ведения подобной документации, многие организации, особенно с большой текучестью кадров, постепенно отказываются от их оформления.
Порядок хранения документов и личных дел предполагает соблюдение таких правил:
- Для расположения личных дел обычно выделяют отдельное помещение (если штат сотрудников достаточно большой), шкаф или ящик.
- Располагают папки вертикально, корешками наружу (чтобы они были видны).
- Доступ к месту хранения имеют исключительно сотрудники кадровой службы.
- Все имеющиеся личные дела заносят в специальный журнал – таким образом производится обобщение информации обо всех имеющихся документах.
- Дела сотрудников хранят в порядке систематизации – по отдельным подразделениям, отделам, а также в алфавитном порядке – такой способ значительно облегчает поиск необходимых документов при возникновении такой потребности.
- Срок хранения личных дел может определяться внутренними правилами организации, но обычно он не превышает 75 лет, хотя для отдельных должностей может быть и больше.
- При необходимости копии содержащихся бумаг личного дела могут быть выданы работнику в последний день пребывания его в организации – непосредственно перед увольнением.
При определении порядка ведения и заполнения дел сотрудников по имеющимся совместителям не существует каких-либо ограничений или особенностей.
В том случае, если фирма или предприятие ведут учет подобных документов, то и по совместителю аналогичная папка со всеми ксерокопиями должна иметься в наличии.
Особенности оформления можно узнать из данного видео.
Из чего состоит личное дело сотрудника
Форма личного дела разрабатывается и утверждается самой организацией или индивидуальным предпринимателем лично. В организации или у индивидуального предпринимателя может быть разработан локальный нормативный акт, например, положение о ведении личных дел сотрудников. В этом положении можно расписать все, что касается ведения личных дел, например, какие документы сотрудники обязаны предоставлять организации или индивидуальному предпринимателю при трудоустройстве, какие документы оформляет сама организация или индивидуальный предприниматель, а также другие вопросы по этой теме. Этот локальный нормативный акт утверждается приказом, за подписью директора. При формировании этого локального нормативного акта можно руководствоваться следующими законодательными актами:
- главы 10,11,12,13,14 Трудового Кодекса РФ;
- федеральный закон № 152 от 27.07.06 «О персональных данных»;
- «Основные Правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.02);
- федеральный закон № 125 от 22.10.04 «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- приказ Минкультуры РФ № 558 от 25.08.10 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения»;
- федеральный закон № 79 от 27.07.04;
- федеральный закон № 25 от 02.03.07;
- Указ Президента РФ № 640 от 01.06.98;
- Указ Президента РФ № 609 от 30.05.05;
- другие нормативные акты
Формирование личного дела условно можно разбить на этапы:
- заполнение титульного листа;
- оформление листа-заверителя;
- заполнение внутренней описи;
- подшивка дела
Не рекомендуется создавать личные дела больше, чем на 250 страниц. Хранение личным дел обычно производится в алфавитном порядке по подразделениям или филиалам организации, если таковые имеются.
Также очень удобно вести журнал личных дел сотрудников. Журнал должен содержать следующие сведения:
- номера личных дел сотрудников;
- фамилии, имена, отчества сотрудников;
- даты передачи личных дел в архив;
- даты начала ведения личных дел;
- прочую необходимую информацию
Если у сотрудника произошли какие-либо изменения в личных данных, например, изменилась фамилия, то ему необходимо уведомить кадровую службу об этом, и предоставить документы, подтверждающие эти изменения.