Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как заполнять путевой лист при аренде автомобиля?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Российское законодательство не классифицирует бланки путевых листов на какие-либо разновидности в зависимости от срока их заполнения. В качестве таких бланков российскими организациями и ИП, как правило, используются либо разработанные самостоятельно формы, либо утвержденные законодательно — постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Общими требованиями к ним является наличие обязательных реквизитов и соблюдение порядка заполнения.
Срок действия путевого листа в 2022 году
Срок действия и время оформления путевого листа зависит от продолжительности и количества рейсов.
| Продолжительность рейса | Когда оформлять | Срок действия |
|
В день делается один или несколько рейсов в течение смены |
До старта первого рейса |
В течение дня |
|
Рейс продолжается больше одной смены |
До начала рейса |
На срок рейса или на число календарных дней, на которые приходится смена |
Какой форме должен соответствовать бланк путевого листа на месяц
Эти реквизиты вместе с порядком оформления приведены в приказе Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152. Унифицированные формы имеют важное свойство — они полностью соответствуют требованиям, предъявляемым к обязательным реквизитам. Причем это соответствие сохранилось даже после обновления перечня (приказ Минтранса России от 18.01. 2021 № 17, вступивший в силу 26.02.2017, и приказ Минтранса от 07.11.2017 № 476, вступивший в действие с 15.12.2017).
Подробнее о том, как обновились обязательные реквизиты, читайте в материалах:
- «Расширен перечень обязательных реквизитов путевого листа»;
- «С 15.12.2017 путевой лист оформляем по новой форме».
Вопросы оформления путевого листа с учетом последних изменений мы обсуждаем в нашей группе в «ВК». Присоединяйтесь!
Как составить путевой лист на месяц
В соответствии с п. 10 приказа Минтранса № 152 российские фирмы могут составлять путевые листы на срок от 1 дня до 1 месяца.
Однако бланки, утвержденные постановлением № 78, изначально рассчитаны на однократное использование в течение 1 рабочей смены. Исключением можно назвать формы № 3 и № 6 — их Госкомстат допускает оформлять и на более длительный срок. Но их структура также не оптимальна для указания месячного срока действия соответствующего листа.
Госкомстат России утвердил перечень из 7 бланков путевых листов, адаптированных для легковых, грузовых машин, автобусов и т.д. Эти документы значительно различаются по способам компоновки данных, но всех их объединяет:
- обязательное указание даты рабочей смены водителя — в верхней части формы;
- обязательное указание времени выезда водителя на задание и возврата в гараж — в часах и минутах.
Для заполнения месячного листа, таким образом, можно:
- указывать в бланке только месяц и год, не фиксируя дату;
- отредактировать бланк Госкомстата, сделав новые ячейки — в них будут указываться конкретные дни, в которые водитель выходит на работу.
Еще раз обращаем ваше внимание: очень важно, чтобы в бланке обязательно фиксировались минуты выезда водителя из гаража и возврата в него: данное требование содержится в подп. 4 п. 5 приказа Минтранса РФ № 152.
Для чего нужны путевки на легковой транспорт
Путевые листы нужны в первую очередь самой организации. С их помощью бухгалтерия рассчитывает заработную плату водителей, фиксирует расход ГСМ, начисляет амортизацию и учитывает общие затраты на транспорт. Другим отделам фирмы путевка нужна для контроля использования автотранспорта и планирования его работы. Кроме того, если водителя на такой служебной машине остановит инспектор ГИБДД, именно на основании путевки можно будет подтвердить законность и обоснованность рейса, а также право управления автомобилем. Отсутствие путевки является нарушением, за которое, по статье 12.13 КоАП РФ, положен административный штраф.
Для многих организаций ГСМ — значимая статья расходов. И использование путевых листов — это один из способов определения, сколько же использовано ГСМ. Путевой лист позволяет подтвердить необходимость расходов, зафиксировать расстояние, пройденное автотранспортом, определить показатели для расчета объема использования ГСМ. После того как будет определен фактический или нормативный объем использования, можно рассчитать сумму списания. Для этого умножают стоимость единицы на объем. Однако для того чтобы списать ГСМ, недостаточно путевого листа, необходим приказ руководителя предприятия, в котором утверждено такое списание. Путевые листы используют для списания ГСМ в том случае, если нет электронной системы контроля. Или она недостаточна. Например, возможен контроль за расходом топлива, а маршрут транспортного средства не отслеживается.
Для учета расходов на ГСМ необходимы документы, подтверждающие приобретение, расход и характер поездок. Если ГСМ приобретается по топливным картам, то это отражается по накладной поставщика, карты учитываются на забалансовом счете. Если ГСМ оплачивается наличными, то оприходование происходит по чекам, выданным АЗС, и авансовым отчетам водителей. Если автомобиль подключен к электронной системе, контролирующей маршрут и расход топлива, то, согласно Письму Минфина от 16.06.2011 № 03-30-06/1/354, для списания ГСМ достаточно отчетов этой системы.
Как часто выписываются путевые листы для служебного автомобиля
Напомним, формы путевых листов, в частности для легковых, грузовых автомобилей, автобусов (и т.п.), а также указания по их заполнению были утверждены постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте» (далее — Постановление N 78). Указанным документом было предусмотрено, что путевые листы выдаются (выписываются) и действительны только на один рабочий день (или смену). Кроме того, пунктом 2 Постановления N 78 было предусмотрено, что ведение первичного учета с применением утвержденных форм путевых листов установлено для юридических лиц всех форм собственности, осуществляющих деятельность по эксплуатации строительных машин, механизмов, автотранспортных средств и являющимися отправителями и получателями грузов, перевозимых автомобильным транспортом.
О порядке применения путевых листов специалисты Минфина России высказались в письме от 30.11.2012 N 03-03-07/51, в котором пришли к выводу о том, что профессиональные перевозчики должны выписывать путевые листы ежедневно (Постановление N 78), а нетранспортные компании могут разработать форму путевого листа самостоятельно и оформить его на несколько дней, неделю или любой другой срок, не превышающий одного месяца (п. 10 Приказа N 152).
Путевой лист для подтверждения аренды авто не нужен
Однако налоговики придерживаются иного мнения. Так, в письме УФНС России по г. Москве от 30.04.2008 № 20-12/041966.1 налоговые органы пришли к выводу, что помимо договора аренды компании необходимо иметь иные документы, подтверждающие использование арендованного транспортного средства в производственной деятельности организации-арендатора. В их число фискалы включили:
Для подтверждения расходов в виде арендных платежей компании достаточно иметь договор аренды и акт приема-передачи арендованного транспортного средства. Правда, специалисты Минфина России считают, что у компании для подтверждения расходов по аренде должны быть также документы, подтверждающие оплату арендных платежей (письмо от 16.11.2011 № 03-03-06/1/763). При этом финансисты не требуют наличия ежемесячных актов оказания услуг по договору аренды.
«Расходные» бумаги, учет и проводки по авто
Если при оформлении договора организация согласилась покрывать расходы на эксплуатацию авто, то появляется необходимость их фиксации. Для этого используют различные «расходные» документы. К ним, прежде всего, относят чеки на горюче-смазочные расходы, оплату мойки, парковки, страховки и пр.
Водители должны в обязательном порядке сохранять все чеки на топливо и прочие расходы, поскольку без них отразить расходы в бухгалтерском учете попросту невозможно.
Если при заключении соглашения с сотрудником было оговорено, что расходы на эксплуатацию транспортного средства будут выдаваться ему авансом, то в бухгалтерском учете эти операции необходимо будет провести следующим образом:
- Деньги из кассы выдаются под отчет. Дт — 71 «Расчеты с подотчетными лицами», Кт — 50 «Касса» (51 «Расчеты с подотчетными лицами»).
- Затраты на использование ТС принимаются к учету в МПЗ. Дт — 10 «Материалы», Кт — 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
- Затраты на использование авто списаны в расходах. Дт — 20 «Основное производство» (91 «Прочие расходы»), Кт — 10 «Материалы».
Если же при соглашении было оговорено, что работник сначала пользуется собственными средствами, а организация возмещает их после, то в документации нужно будет указать, что сначала были приняты к учету затраты на использование транспортного средства (Дт — 10 «Материалы», Кт — 71 «Расчеты с подотчетными лицами»). Затем следует выдать работнику деньги из кассы (Дт — 71 «расчеты с подотчетными лицами», Кт — 50 «касса» [51 расчетные счета]).
Путевые листы на арендованное тс без экипажа с
Устава).Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое юридическим лицом, для осуществления, в частности, перевозок грузов автомобильным транспортом. Его обязательные реквизиты и порядок заполнения должны применяться всеми юридическими лицами, эксплуатирующими, в частности, грузовые автомобили (ч.
1 ст. 6 Устава, п.п. 2, 9 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152, далее — Приказ N 152).Согласно п.
Нет, налоговые органы не имели права исключать из состава расходов суммы арендной платы только из-за того, что у вас отсутствовали путевые листы. Неправомерность действий налоговиков можно доказать в суде.
Объясним подробнее. При расчете налога на прибыль арендные платежи учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Основание — подп. 10. п. 1 ст. 264 НК РФ. Датой признания в налоговом учете таких расходов является дата расчетов в соответствии с условиями заключенных договоров или дата предъявления налогоплательщику документов, служащих основанием для произведения расчетов, либо последнее число отчетного (налогового) периода (подп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ). Но, как известно, для признания расходов они должны быть документально подтверждены. Таково требование ст. 252 НК РФ.
Москве от 30.04.2008 N 20-12/041966.1, в числе которых указаны копии путевых листов, позволяющих определить регулярность использования, а также маршрут движения арендованных автомобилей и время их использования.По нашему мнению, если стороны договора аренды согласуют, что путевые листы оформляет арендодатель, то арендатору следует иметь их копии в целях подтверждения расходов на приобретение ГСМ. Ответ подготовил:Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТаудитор, член Российского Союза аудиторов Федорова Лилия Контроль качества ответа:Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТКоролева Елена 2 июня 2017 г.
Представим такую ситуацию: начальник скажет вам забрать с аэропорта нового сотрудника на только что арендованном вами автомобиле, а после этого просит съездить на другой конец города за канцтоварами для фирмы, т.к автомобиль компании находиться на ремонте. А вы попадаете в пробки мегополиса и тратите большое количество бензина.
Вы логично будете ждать возмещения потраченных средств на бензин, и в данном случае путевой лист был бы очень полезен. Если же при перевозке канцтоваров без путевого листа вас остановят работники транспортного контроля, то вам придется объяснять им, что вы не занимались коммерческой деятельностью в данный момент.
Минфин России также в своих разъяснениях не упоминает о путевых листах, якобы необходимых для подтверждения расходов по аренде. А вот штрафы за отсутствие путевого листа будут разница в зависимости от того кто арендатор.
Организация арендует автомобиль с экипажем (автомобиль со спецоборудованием используется для работы на скважине). Арендатор несет расходы на приобретение горюче-смазочных материалов (далее — ГСМ).
Каков порядок оформления путевых листов? Должен ли арендатор выписывать путевые листы на водителей, которые являются сотрудниками арендодателя, а подпись механика на путевом листе, сотрудника арендатора или списание ГСМ будет производиться на основании путевых листов, выписанных арендодателем?
По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
Порядок оформления путевых листов стороны договора должны определить самостоятельно в договоре аренды.
Если стороны договора аренды согласуют, что путевые листы оформляет арендодатель, то арендатору следует иметь их копии в целях подтверждения расходов на приобретение ГСМ.
Нюансы использования документа
Заполнение путевого листа грузового автомобиля или другого транспорта, является обязательным процессом для любой компании, применяющей разные машины для рабочей деятельности. Использование этого документа отличается следующими особенностями:
- форма 4-С применяется, если для расчета оплаты труда водителя применяются сдельные показатели;
- если используется повременная оплата труда, то создается путевой лист по форме 4-П;
- кроме этого документа у водителей должна иметься сопроводительная документация, представленная транспортной накладной на перевозимый груз;
- выписывается документ исключительно ответственным лицом, работающим в конкретную смену;
- в документе должны ставиться отметки механиком, проверяющим техническое состояние машины, медицинским работником, проводящим медосмотр, диспетчером, отправляющим машину в рейс, а также непосредственным водителем.
Бланки путевого листа должны иметься в каждой компании в оптимальном количестве.
Путевые листы: структура документа и порядок оформления
Несмотря на то что путевые листы (ПЛ) составляют не по стандартному образцу, а так, как удобно самим работникам, они считаются официальными документами. Благодаря ПЛ бухгалтера могут выполнять первичный учет работы транспортных средств (ориентируясь на данные, приведенные в документе) и начислять заработную плату водителям.
Оформление путевых листов возлагают на диспетчера предприятия или на того, кто выступает в роли его представителя. Обычно ПЛ выписывают в одном экземпляре, но при его утере может быть выдан дубликат (такие ситуации возникают крайне редко).
Срок действия (юридической силы) документа ограничивается продолжительностью одной рабочей смены. Если фирма практикует командировочные заезды продолжительностью в несколько дней, то на весь этот период выписывается один путевой лист.
Это основные элементы документа:
- Номер путевого листа.
- Дата, когда была открыта путевка.
- Подпись человека, выдавшего документ.
- Официальная печать фирмы.
Что именно вписывать в путевой лист?
Маршрутные листы ведет бухгалтерия, либо в отдельных случаях сам руководитель. Строго унифицированной формы маршрутного листа сейчас нет, предприниматели могут заполнять его по собственной форме – главное, обязательно указывать следующие данные:
- Дата и код поездки.
- Марка и номер автомобиля.
- ФИО и личные данные водителя.
- Количество рейсов (1).
- Маршрут (в километрах).
- Необходимое для поездки количество топлива.
- Отметка о состоянии здоровья водителя, допускающая его к управлению автомобилем.
- Показания спидометра.
- Время выезда машины из гаража и прибытия по адресу, а также время возвращения в гараж.
- Краткое описание грузов (или пассажиров), которые перевозит транспорт.
Конечно, удобнее всего вести листы в программе, которая учитывает все сохраненные данные. Кроме того, программа бессрочно хранит данные о поездках, позволяет восстановить всю необходимую информацию, в пару кликов заменить водителя или автомобиль, скорректировать маршрут и автоматически рассчитать новый километраж и приблизительное количество бензина на поездку. Это значительная экономия сил, времени и финансов, особенно для крупных компаний. Подробнее о том как вести путевые листы в програме описано в этой статье.
Сколько действует путевой лист?
Маршрутный лист выдается на один день, либо на один рейс.
Конечно, ежедневное заполнение всех вышеуказанных данных – достаточно трудоемкое занятие, особенно если у компании большой автопарк. Можно ли выписать путевой лист на несколько дней, недель или даже месяцев?
Можно. В соответствии с Приказом Минтранспорта № 368, путевой лист может выдаваться на 1 поездку (1 рейс) в том случае, если она длится дольше одного дня. Иными словами, если предстоит долгая дорога – достаточно выписать один путевой лист перед ее началом, и он будет действителен на протяжении всего рейса, даже если этот рейс займет несколько недель.
Но если автомобили каждый вечер возвращаются назад, на парковку маршрутный лист нужно выписывать каждый день. В связи с чем возникает вопрос…
Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля
До 01.03.2022 выписать путевку можно было как на один день, так и на весь месяц, если машина совершает выезды не очень часто. С указанной даты путевка оформляется перед каждой сменой или рейсом. Водитель получает на руки документ перед выездом. В унифицированном бланке предусмотрена возможность продления срока действия, поскольку в рейсе может возникнуть задержка, а движение без путевого листа является нарушением.
Путевой лист — это документ строгой отчетности. Поэтому в нем должны быть указаны обязательные реквизиты, в том числе предусмотренные статьей 9 Федерального закона от 06.12.2022 № 402-ФЗ. С 2022 года таких обязательных реквизитов стало больше — теперь автотранспортные и другие компании должны записывать в бланк информацию о том, что транспортное средство прошло предрейсовый контроль технического состояния. Поэтому если организация хочет разработать бланк самостоятельно, она должна учесть все обязательные требования к его оформлению. Форма должна фигурировать в учетной политике организации, как это предусмотрено пунктом 4 ПБУ 1/2022.
Зачем нужен путевой лист
Путевой лист форма 4-с применяется для грузоперевозок, основанных на сдельной оплате труда (сделал водитель рейс – сдал путевой лист). Путевой лист форма 4-п используется в случае применения временного тарифа. Как правило, в этой форме учитывается работа водителя в течение одной рабочей смены (одного дня). При этом он может сделать несколько однотипных рейсов для одного заказчика, или два рейса для разных заказчиков.
Путевой лист состоит из основной части и отрывного талона. Отрывной талон бланка заполняется непосредственно заказчиком. Данные, указанные в нем, служат основанием для выставления счета за выполненные перевозчиком работы. Отрывной талон является неотъемлемой частью выставляемого счета, служит подтверждением начисленной суммы за услуги организации-грузоперевозчика.
Основная часть бланка путевого листа является документом бухгалтерской отчетности и остается у перевозчика. В этой части путевого листа должны быть продублированы данные о времени, в течение которого был задействован автомобиль грузоперевозчика и протяженности маршрута доставки грузов. Также здесь отражаются данные о вынужденном простое автотранспортного средства, о необходимости дополнительной работы двигателя машины и осуществлении работ, связанных с использованием оборудования, установленного на автотранспортном средстве. Именно эти данные служат основанием для расчетов работы данного автотранспортного средства.
Если при автоперевозке товаров предполагается повременная оплата, то в путевом листе проставляется номер каждой товарно-транспортной накладной, которая прилагается к путевому листу. Экземпляр товарно-транспортной накладной (ТТН), прилагаемый к бланку путевого листа, служит подтверждение выполненных работ. По окончании работ производится учет и вносится запись в журнал учета путевых листов, подсчитывается общий итог (в тоннах) перевезенного груза. Уже на основании совокупных показателей рассчитываются часы использования автотранспортного средства и заработная плата водителя.
До того, как водитель начнет работу, основную часть бланка путевого листа должен заполнить диспетчер грузоперевозок, или лицо его заменяющее. Последующие записи в путевой лист вносят работники организации-грузоперевозчика, а также заказчик (или его представитель). Водитель никаких записей в путевой лист вносить не должен. Он расписывается в путевом листе только при приеме автомобиля для работы и сдаче его в конце смены. Путевые листы водитель получает у диспетчера в начале рабочей смены, и их получение заверяет подписью. В конце рабочей смены он обязан путевой лист сдать. Этот документ выписывается только на одну рабочую смену или рабочий день. Новый путевой лист водитель может получить только после того, как сдаст диспетчеру старый и таким образом закроет рабочий день.