Профессия персональный ассистент (личный опыт)

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Профессия персональный ассистент (личный опыт)». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Представим на минутку, что на позиции помощника в одной организации вы работаете уже не первый год. Основные задачи усвоены, должностные обязанности вы знаете, как «Отче Наш», скорость их исполнения доведена до предельного максимума, работа с руководителем приносит вам удовлетворение, взаимоотношения с коллегами – дружелюбны, с той степенью субординации, что работать всем комфортно и удобно…

Где искать ассистента?

Мой наем занял около двух месяцев. Естественно, это очень индивидуальная история, некоторые руководители ищут своего BA годами. В чем могут быть сложности? Вы недостаточно четко описали идеального ассистента, у вас очень необычные требования или сам процесс поиска надо подредактировать.

Харитон к любому из своих проектов относится как к продукту. Поиск ассистента не стал исключением. Он долго описывал желаемый конечный результат нашего с ним взаимодействия.

Отбор бизнес-ассистента состоял из нескольких этапов.

Понять, как искать

• Консультация с людьми, у которых уже есть бизнес-ассистент
• Консультация с теми, кто занимает ту же или смежную позицию

Навыки ассистента руководителя

Чтобы добиться успеха, ассистент руководителя должен обладать целым рядом софт-скиллов (помимо профессиональных навыков и знаний). К счастью, их можно натренировать.

Хороший помощник директора:

• проактивен (способен видеть на шаг вперёд, прогнозировать несколько вариантов развития событий и готовить план «Б» на любой случай);

• креативен;

• любознателен;

• обладает развитым эмоциональным интеллектом;

• дисциплинирован;

• внимателен;

• имеет превосходную память;

• стрессоустойчив;

• коммуникабелен;

• грамотно и красиво говорит, не имеет проблем с дикцией.

Собеседование в кадровом агентстве на должность ассистента руководителя

Обычно ни крупные, ни средние фирмы, создавшие себе имя на рынке, не афишируют вакансий ассистентов руководителя (особенно если помощник нужен собственнику бизнеса). Ещё более конфиденциальным становится поиск такого специалиста, если он необходим на замену нынешнему помощнику. Наткнуться на подобную вакансию просто так невозможно. Иногда руководство фирмы прибегает к помощи кадрового агентства, которое ищет и отбирает кандидатов, если в его базе есть нужные резюме.

Искать работу ассистентом руководителя (удалённого или в офис) через агентство удобно, поскольку:

• Кандидатов подробно познакомят с деятельностью компании, особенностями характера начальника, дополнительными требованиями.

• Бесплатно посоветуют, как правильно себя вести во время собеседования.

• Помогут доработать резюме, красиво его оформить.

• Проконсультируют по поводу дресс-кода, внешнего вида на собеседовании.

Правила успешного старта для помощника руководителя

1. Сразу выясните, какие задачи придется решать.

Лучше всего это сделать прямо на собеседовании: в одном случае, помощник может решать только бизнес задачи, а в другом, еще и заниматься личными вопросами руководителя. Например, бронированием билетов и гостиниц, покупкой подарков и пр. И это нормально — если вас устроит соотношение рабочих и личных вопросов, которыми будете заниматься. При этом стоит оговорить, какие дополнительные вопросы, появляющиеся в процессе работы, вы сможете на себя брать.

2. Будьте внимательны даже в мелочах.

Расхлябанность и легкомысленность — это не те качества, которые руководитель хочет видеть в своем помощнике. Не допускайте ситуации, когда руководителю придется несколько раз напоминать вам о выполнении какой-то задачи.

3. Не паникуйте.

Скорее всего, вы столкнетесь со стрессовыми ситуациями и авралом — ничего страшного, они только сделают вас сильнее). В любом случае, старайтесь сохранять спокойствие, стресс пройдет, а опыт останется. Любую подобную ситуацию рассматривайте как ошибку, примите ее и постарайтесь не совершать в будущем. И главное — не пытайтесь скрыть ошибку от руководителя или начать оправдываться, сделаете только хуже.

4. Будьте доброжелательны.

Вас вряд ли украсит плохое настроение, да и считывается оно моментально, даже если работаете удаленно. Помните, что вы — визитная карточка руководителя, так что держите планку. Да и для всех аспектов жизни умение настраивать себя на позитив вам точно пригодится)).

5. Соблюдайте конфиденциальность — не разглашайте важной информации о компании.

Да и вообще, о компании лучше ничего не рассказывать, потому что вы не всегда знаете, что и кому говорить. Это касается общения и с коллегами, и с клиентами, и даже с друзьями.

6. Соблюдайте дресс-код.

Это не значит, что работая дома, вы должны весь день провести в строгом деловом костюме.

А вот на конференциях и созвонах с руководителем нужно обязательно иметь опрятный внешний вид. Общение с выключенной камерой — это плохой тон.

7. Аккуратно и точно ведите рабочий график руководителя и заранее сообщайте ему о предстоящих задачах.

Чтобы не попасть в ситуацию, когда руководитель закрутился в ворохе дел, а вы не напомнили о важной встрече или совещании.

8. Будьте на шаг впереди.

Заранее продумывайте всю возможную цепочку действий и их последствий. Например, вам нужно найти подрядчика, тогда: сразу решите, что вам для этого понадобится, что именно будете ему говорить и как вводить в курс дела.

9. Заводите полезные связи.

Помощник общается с большим количеством людей: коллег, деловых партнеров, рекламодателей, поставщиков и т.д. Пользуйтесь этим и обрастайте полезными связями.

Вы сможете вовремя напомнить руководителю о поздравлении делового партнера с Днем рождения или о возможном участии в прямом эфире. Это тоже пойдет вам в плюс.

10. Соблюдайте сроки.

И всегда заранее предупреждайте, если не успеваете что-то сделать вовремя. Тем более, не сообщайте об этом за десять минут до назначенного дедлайна.

11. Участвуйте в жизни компании.

Не упускайте возможности себя проявить, даже если эти задачи вроде бы и не входят в ваш функционал, зато могут стать хорошим трамплином для карьеры.

12. Активно осваивайте все необходимые программы и учитесь.

Есть одно главное отличие Personal Assistant от других обитателей офиса – он может понадобиться в любой момент. Поэтому, 24/7 вам необходимо быть на связи. Расслабитесь потом, в старости, а сейчас надо быть всегда готовым к труду и обороне. Итак, болеем за общее дело не только в рабочее время, но и на выходных, в праздники (включая своё день рождения). Да что уж там, на своей собственной свадьбе. Со свадьбой конечно перебор, но микрофон для тоста любимый ГЕНдир намерен получить вовремя.

Как стать бизнес ассистентом на вес золота? Не позволяйте даже появляться мыслям, что ассистент что-то не успевает, что где-то, что-то идёт не так или о чём-то забыл. Запомните, вы для него тыл и опора. Босс должен быть уверен — вы обо всем позаботитесь в лучшем виде, в то время, как он покоряет мир.

Уровень оплаты труда ассистента зависит от его компетенций. Так, если руководителю нужен секретарь, отвечающий на звонки и подающий напитки, то это один уровень зарплаты, а если необходим человек со знанием нескольких языков, в совершенстве владеющий всеми офисными программами, разбирающийся в работе компании или готовый быстро всему обучиться – заработная плата будет совсем другой.

Для определения размера заработной платы, которую планируется назначить помощнику, разумно обратиться на сайты, где собраны аналогичные предложения. Отталкиваясь от этих требований, удастся сформировать собственное представление о достойной оплате труда.

Важно понимать, что слишком низкая заработная плата привлечет только новичков без опыта работы, а чересчур высокая – насторожит. Возможно, потенциальные кандидаты сочтут подобное объявление недостоверным.

Разумно брать помощника на средний по региону оклад с условием, что при хорошей обучаемости и повышении уровня его компетенций оклад будет увеличен. Людей совсем без опыта брать рискованно, поскольку нельзя исключать, что после прохождения обучения они уйдут к конкурентам. К тому же неопытный ассистент способен бросить тень на репутацию руководителя – этого нужно избегать всеми силами.

Как проходить собеседование?

Выходя на контакт с кадровым агентством, нужно иметь в виду, что с первых секунд знакомства уже происходит оценка будущего сотрудника.

Для выявления определенных качеств характера кандидата тестируют методиками, психологическими опросниками. Это важно для понимания того, сможет ли человек справиться с этой должностью, найдет ли общий язык с руководителем.

Важно! Все цели бизнес ассистента не поддаются конкретизации и полному описанию на собеседовании. Важно быть готовым к непредсказуемости.

Перед собеседованием рекомендуется тщательно изучить особенности данной фирмы и ее директора, поискать интервью. Следует обдумать небольшой рассказ о себе, о своем семейном и профессиональном положении. Успешность собеседования зависит от умения себя подать.

Не рекомендуется по пунктам излагать все свои преимущества и функции — это все уже имеется в резюме. Лучше сказать о том, какие плюсы благодаря вам может получить компания и руководитель. Подчеркивайте победы на предыдущей должности, расскажите о своих достижениях.

Плюсом будет короткий рассказ о причинах ухода с прежней должности. Следует припомнить те проблемные ситуации, в которых вы проявили свои лучшие черты.

Типичными ошибками на собеседования являются негативные отклики о предыдущем руководителе, опоздание или сленговая речь. Минусом служит также рассеянность, отсутствие внимательности.

Удаленные бизнес ассистенты

Удаленный ассистент не поручается выполнять личные задачи руководителя — он популяризирует и рекламирует фирму. Среди задач — ведение переписки с клиентами, планирование деятельности подрядчиков, должность администратора в социальных сетях, подготовка материалов для презентации. Здесь важен высокий уровень самоконтроля, умение организовать свое рабочее время.

В сети есть немало направлений удаленного бизнеса. Это онлайн-магазины, сайты, паблики, блоги и пр. Владельцу интернет-сервиса также требуется «правая рука» — человек, который будет брать на себя дизайнерские, маркетинговые задачи.

Удаленный бизнес ассистент должен:

• обладать навыками работы в офисных программах;
• иметь грамотную русскую речь;
• обладать опытом копирайтинга;
• уметь работать в социальных сетях, понимать их закономерности.

В зависимости от компании, иногда требуется умение составлять лендинги (посадочные страницы), навык монтажа видеороликов, понимание в сфере аналитики сайтов.

Удаленному помощнику далеко не всегда нужно иметь высшее образование. Главное — это опыт и результаты деятельности.

Требования к знаниям и образованию

К слову, о подготовке и компетенциях. Хотя в требованиях к некоторым вакансиям и значится среднее профобразование кандидата на должность помощника гендиректора, де-факто такому исполнителю просто необходим диплом бакалавра, а лучше – магистра. Точнее, знания, которые такой документ должен гарантировать.

Учитывая, что часть обязанностей непосредственно связана с управленческой деятельностью руководителя, качественная профессиональная подготовка его помощника – это обязательное условие.

Что должен знать такой специалист:

• основы бухгалтерского дела;
• кадровое делопроизводство;
• основы менеджмента;
• методологию бизнес-процессов;
• базовую экономику.

Обязанности и функции помощника руководителя

«Помощник руководителя» — должность, которая привлекает внимание многих по той простой причине, что ассистент становится максимально близким лицом к руководящему звену организации. В небольших фирмах такой штатной должности нет, а вот в крупных бизнес-компаниях руководители нанимают личных ассистентов.

Помощник руководителя — это не просто секретарь или лицо, занимающееся делопроизводством. Его обязанности намного шире.

• ведет документооборот, частично выполняя обязанности архивариуса или секретаря;
• координирует встречи начальника с партнерами, помогает гостям до встречи с руководителем;
• обеспечивает деятельность офиса, поддерживая материально-техническое оснащение;
• обрабатывает корреспонденцию, принимает телефонные звонки и при необходимости перенаправляет их;
• выполняет частные поручения руководителя;
• наделяется правом принимать решения в отведенной ему руководителем зоне ответственности;
• заботится о комфорте директора в офисе, во время поездок, встреч с деловыми партнерами и даже в отпуске;
• следит за психологическим комфортом работы: подстраивает график встреч, напоминает о важных событиях и мероприятиях, предоставляет важную для принятия решения информацию.

Личные качества специалиста

Работа персональным помощником руководителя очень специфична и сложна. Поэтому справиться со всеми обязанностями должности может только тот человек, который по своему темпераменту и модели поведения схож с руководителем. Ассистент директора должен быть гибким, чтобы подстроиться под настроение начальника, его график работы, личные интересы и предпочтения. Только полное и безоговорочное подчинение, а не диссонанс с шефом, помогут стать настоящим профессионалом в этой области.

Чтобы быть помощником ТОП-менеджера, необходимо иметь следующие качества:

1. Стрессоустойчивость и умение не принимать любые высказывания руководителя на свой счет.
2. Многозадачность. Это качество необходимо любому ассистенту, так как без него контролировать множество дел просто невозможно.
3. Образованность и начитанность: любой руководитель хочет видеть в своем окружении представительских людей.
4. Позитивное отношение к жизни — так как четко разграничить обязанности помощника руководителя невозможно, он должен позитивно относиться к своей работе, даже если она кажется несущественной. Ненормированный график, перепады настроения начальства, критика и зависеть со стороны подчиненных — без позитивного настроя избежать эмоционального выгорания будет сложно.
5. Гибкость. Интересы ТОП-менеджера могут меняться быстро, поэтому персональный ассистент должен быть обучаемым. Постоянное изучение бизнес-процессов, области, в которой существует предприятие, законодательных актов — именно таких кандидатов любят руководители.

5 необходимых навыков для идеального персонального помощника

Существует стереотип, что персональный помощник носит документы на подпись и варит кофе. На самом деле эта должность подразумевает много разных умений и навыков, которым нужно специально учиться. Зато тем, кто одолеет эту непростую науку практически гарантирован карьерный взлет, потому что персональный помощник умеет все.

Документооборот и ведение офиса

Он должен быть в курсе всего: от любимого сорта кофе руководителя до порядка закупки канцелярии.

Маркетинг, продажи, SMM

Личный помощник должен не просто в общих чертах представлять, чем занимается компания, а быть в курсе всех деталей. Умение презентовать и продать продукт более, чем приветствуется. А для этого придется разобраться и в самом продукте, и в его отличиях от конкурирующих брендах, и в рынке в целом. Не случайно персональные помощники иногда переходят на должности директоров по маркетингу, продажам или пиар.

Ведение социальных сетей (и уж тем более отслеживание публикаций и комментариев там) тоже становится частью работы персонального помощника. Еще чаще он занимается продвижением личного профиля руководителя. Тут никак не обойтись без базовых знаний в области SMM.

Чтобы не подвести работодателя и оправдать высокое доверие, необходимо владеть не только знаниями о бизнес-процессах в компании и продуктах, но и о техниках переговоров. Базовые знания в психологии и конфликтологии тоже не будут лишними.

Пожалуй, главный навык хорошего личного ассистента. Ведь его задача не только грамотно выстроить рабочий график руководителя на месяцы вперед, но и не забыть про свои задачи и планы.

Занятость персонального помощника предполагает полную погруженность в дела руководителя. Поэтому чтобы оставалось время на личную жизнь, нужно уметь виртуозно распоряжаться временем.

Чем больше бизнес, тем подвижнее может быть график руководителя. Простого варианта тайминга встреч и мероприятий на день с ранжированием дел по степени важности будет недостаточно. Личный ассистент будет гибко менять расписание шефа, самостоятельно определяя важность того или иного события.

Безупречное знание правил делового этикета позволяет в любой ситуации чувствовать себя уверенно. А правил в нем много. По сути, он регламентирует каждое взаимодействие в рамках делового общения: знакомство с партнерами, деловую переписку, внешний вид и даже преподнесение сувениров на общепринятые праздники.

У крупных чиновников и первых лиц государства есть службы протокола, которые отслеживают соблюдение всех регламентов и требований безопасности на мероприятиях. Личный ассистент, безусловно, должен быть в курсе всех нюансов протокола.

Похожие записи:

• Сельская ипотека: слухи, мифы и что на самом деле
• Что грозит за пересечение сплошной линии в РФ
• Расчет пособия по беременности и родам в разных ситуациях