Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Служебная записка о направлении в командировку». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Оформлением СЗ занимается сотрудник кадрового подразделения. За архивирование и контроль срока хранения отвечает он. Иногда такие обязанности поручаются секретарю или канцелярии. Например, хранением служебных записок о выполнении поручений руководства вправе заниматься секретарь руководителя.
Где и сколько хранить
Конкретное лицо, отвечающее за хранение таких документов, определяется приказом руководителя организации.
Сроки хранения служебных записок о командировках, по п. 434 приказа Росархива № 236, который вступил в силу 18.02.2020, — 5 лет. А для работников с вредными и опасными условиями труда — 50 или 75 лет: 75 — если зарегистрированы до 01.01.2003, и 50 — если после.
Отчеты о командировках, по п. 452 приказа, хранятся 5 лет с пометкой ЭПК. Это значит, что через указанное время их допускается оставить на постоянное хранение по решению экспертно-проверочной комиссии.
Расходы облагаются налогом.
Документальное подтверждение и экономическое обоснование затрат на возмещение командировочных сотруднику позволяет внести их в налогооблагаемую базу. В числе обязательных бумаг стоит отметить следующие:
- Кадровый пакет документов;
- Документы, учитывающие время пребывания в и оплату труда по занимаемой человеком должности;
- Справки из бухгалтерии;
- Документы, демонстрирующие достоверность описанных в заявлении расходов.
Расходы приобретают статус оправданных в случае, если они производятся в рамках деятельности, проводимой для достижения установленных руководством целей и задач.
Для расчета налога расходы учитываются в следующем порядке:
- Расходы на заработную плату сотрудника;
- Прочие расходы, необходимые для производства и реализации.
При использовании организацией упрощенной системы налогообложения, описанные статьи расходов документально учитываются в следующем порядке:
- на день утверждения авансовых отчетов;
- на день выдачи денежных средств сотруднику.
Возмещение командировочных расходов требует знания нюансов законодательства. Прочитав статью, вы сможете оптимизировать имеющиеся знания, подкрепив их нормативно-правовыми актами, указанными в статье.
Из этого видео вы узнаете о командировочных расходах.
Сообщение об использовании своего транспорта
СПРАВКА! В данном случае такой документ, как служебная записка, может понадобиться в том случае, если работник направлен в командировку на своем личном транспорте. Специальных условий к составлению данного документа нет, он пишется в свободной форме.
Как правило, в служебной записке с применением личного автомобиля непременно должна указываться последующая информация: дата, время начала и завершения поездки. Эта информация требуется, чтобы бухгалтерия компании имела возможность подсчитать необходимую сумму суточных. К примеру, в случае если работник возвратится из командировки после полуночи, тогда в сумму его суточных добавляется ещё один день.
Служебная записка обязательно должна дополняться:
- путевым листом;
- квитанциями о произведенной оплате парковки;
- кассовыми чеками на топливо.
Кроме этого, в данном документе должны быть указаны все затраты, связанные с применением автотранспорта – платные дороги и пр.
Оформление документов на командировку
После согласовательной части идет документальное оформление командировки.
Так, на третьем шаге выпускают приказ о направлении работника в командировку. Его готовит обычно кадровая служба на основании положительного решения директора компании.
После подписания приказа и ознакомления с ним командируемого работника на четвертом этапе заказывают билеты и гостиницу.
Почему важно оформлять проездные документы только после издания приказа? Потому что в любой момент планы руководства могут измениться и командировка не состоится. В этом случае ваши расходы на проезд и найм жилья будут признаны необоснованными.
Работник может самостоятельно заняться оформлением проездных и гостиницы. Однако для упорядочивания расходов желательно заказ билетов и проживания доверить отдельному сотруднику, который будет оформлять данные расходы в соответствии с установленными нормами. В этом случае нужно сделать предварительный расчет для начисления командировочных.
Понятие и нормативное регулирование служебной записки на командировку
Под служебной запиской на командировку понимается внутренний документ компании, основной целью которого является подтверждение факта командировки субъекта, а также даты его отъезда и прибытия обратно с РФ.
Исходя из ПП РФ № 1595 от 29.12.2014г., требование относительно составления командировочных удостоверений больше не актуально. Начиная с 2015 года, основной бумагой, которую принимают во внимание при формировании документации о командировках, является служебная записка.
Помимо указанного акта, также актуален Приказ Президента РФ № 765 от 12.12.2014г., в котором фиксируются условия и порядок командирования сотрудников, трудящихся в государственных компаниях.
Также важно подчеркнуть, что положения, которые были актуальными в период СССР, были отменены Приказом Министерства финансов РФ № 147 от 29.12.2008г. и Министерства труда РФ № 1044 от 15.12.2014г.
Помимо Приказа Президента, в вопросе порядка оформления командировки также следует руководствоваться ПП РФ № 749 от 13.10.2008г.
Однако, несмотря на наличие ряда нормативов, регламентирующих условия командировок, законодательство РФ не предусматривает правила составления служебных записок.
Зачастую компании самостоятельно разрабатывают образец рассматриваемого документа и вносят туда информацию локального значения, ссылаясь на местные нормативы.
Кто и когда должен заполнять служебную записку?
Служебная записка на командировку образца 2020-2021 годов составляется в письменной форме самим сотрудником, направленным в командировку. Записка должна быть полностью заполнена к моменту возвращения сотрудника из командировки.
К служебной записке необходимо приложить документы, подтверждающие путь следования и сроки нахождения сотрудника в месте командирования. Если такие документы были утеряны или отсутствовали изначально, принимающая сторона может сделать необходимые отметки непосредственно в служебной записке.
Для этого следует вписать в записку название принимающей организации, даты приезда/отъезда командированного. Эту запись необходимо заверить подписью должностного лица с расшифровкой должности и Ф. И. О. и печатью компании (при наличии таковой).
Правила оформления командировки
Скачать бланк служебной записки на командировку, а также образец документа при поездке на автомобиле.
До начала 2015 года многие предприятия обязаны были составлять в случае направления своего работника в командировку такие документы:
- соответствующий приказ руководства;
- служебное задание, в котором исполнителю поручали выполнение определенных задач в конкретном месте в ограниченный период времени;
- командировочное удостоверение, где сотруднику проставляли дату прибытия и выбытия с партнерской организации.
К тому же сотрудник, бывший в служебном путешествии, должен был отчитаться в письменном виде о своих действиях и куда им были потрачены выданные ему на командировку деньги.
Отчеты он составлял как минимум в двух вариантах:
- о выполнении работ во время поездки по заданию предприятия;
- авансовый, о расходе выданной суммы для затрат во время выполнения производственных обязанностей в другом населенном пункте. К нему прилагались билеты, квитанции, чеки и т. д.
Теперь законодательство менее требовательно к оформлению командировочных документов. Но для оформления командировок в 2019 году предполагается немного видоизмененная процедура.
В каких случаях необходимо составлять данный документ
Поездка в командировку может быть инициирована самим работником или начальником его производственного подразделения.
В том или ином случае отправление его в поездку возможно только после документального оформления бумаг, которые подписывает руководитель организации работодателя. Начальник отдела докладывает управляющему компанией о своем подчиненном, которого необходимо отправить в командировку и подтверждает ее цель имеющимися обоснованиями о том, что поездка позволит решить поставленные перед отделом производственные задачи. Он докладывает об этом в служебной записке на имя руководителя.
Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:
- для регистрации ИП
- регистрации ООО
Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.
- Ведение бухгалтерии для ИП
- Ведение бухгалтерии для ООО
Законодательное регулирование данной сферы
В конце декабря было принято постановление Правительства РФ № 1595. Согласно ему теперь снизилось количество документации при оформление командировок. Его использование дает возможность отмены выдачи сразу трех документов во время отправки сотрудника в служебное путешествие: удостоверения, служебного задания и отчета о командировке.
Такая упрощенная процедура сделала работу кадровых отделов значительно более легкой по сравнению с предыдущими годами.
Однако для бухгалтеров этот процесс принес некоторые сложности, поскольку в положении закона №402-ФЗ от 6 декабря 2011г. № 402-ФЗ требования остались прежними в отношении документального подтверждения израсходования полученных на командировку средств.
Неизменным документом остался только приказ. Если в компании необходимо все же сохранить предыдущий порядок оформления документов, то поэтому поводу должно быть издано определенное распоряжение или положение о командировках (ст. 8 ТК РФ).
Служебная записка на выдачу денежных средств
Служебная записка на выдачу денежных средств может потребоваться в самых разных случаях. Средства, получаемые на основании записки, могут потребоваться на оплату представительных услуг, нужд работника в рамках командировки, оказания материальной помощи, повышение оклада, выплату аванса, увеличение объема работ, приобретение инвентаря.
Генеральному директору
ООО «Продвижение
Иванову И. И.
От главного бухгалтера
Петрова П. П.
Служебная записка
На основании пункта 21 внутреннего документа компании, прошу предоставить средства на выплату единовременной материальной помощи программисту Семеновой О. И. в размере 30 000 рублей на основании того, что 07. 02. 2016 года женщина родила ребенка. Материальная помощь выплачивается на основании следующих документов, предоставленных Семеновой О. И:
- Заявление от сотрудницы.
- Свидетельство о рождении ребенка.
Директору ООО «Поляра» Титовой Елене Анатольевне от менеджера по продажам Быченко Дениса Владимировича.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
О подтверждении факта пребывания в командировке.
Довожу до Вашего сведения, что с 15 по 21 января 2020 года я находился в служебной командировке в ЧП «Гермес», расположенном в г. Иваново. Для проезда к месту командировки и обратно в ООО «Поляра», расположенное в городе Москва, использовал личный легковой автомобиль Hunday, государственный номер М256 ВО 732.
Фактический срок пребывания в командировке составил 7 календарных дней. Проживал у родственников.
Отбыл: 15.01.2017 г. в 10.30.
Прибыл: 21.01. 2020 г.. в 19.30.
Приложение:
Кассовый чек на заправку в г. Москва от 15.01.2017 г.
Кассовые чеки на заправку в г. Иваново от 19.01.2017 г., от 21.01. 2020 г.
Отчет о проделанной работе.
21.01.2017 Быченко Быченко Д.В.
Рекомендуем посмотреть другие наши статьи о том, как составить служебную записку на повышение зарплаты, премирование и депремирование сотрудников, повышение в должности, доплату за увеличение объема работ, списание материальных ценностей, основных средств, выдачу денежных средств, совмещение должностей, ремонт автомобиля, приобретение и другие действия связанные с оборудованием, а также на отгул.
Уже неоднократно говорилось, многие фирмы давно уже разработали собственные бланки означенного документа для внутреннего пользования. Но если в вашей организации не имеется, то можно писать ее в свободном изложении. Для этого берем подойдет лист формата А4.
Стандартная структура выглядит следующе:
- Шапка. Помещается в правый верхний уголок. В пункте указываются ФИО следующих лиц: руководителя фирмы, своего непосредственного и самого сотрудника;
- После шапки прямо по центру вписываем наименование;
- Далее следует тело. Здесь пишем свое обращение к начальству с описанием целей поездки. Указываются сроки приезда/отъезда и фактов (только основных). В ходе поездки использовали транспортное средство, нужно указать данные по нему для его идентификации;
- Список прилагаемых бумаг;
- Дата, подпись.
На сегодняшний день законодательство в сфере трудовых правоотношений не предусматривает единого общеобязательного бланка для составления заявления на возмещение командировочных расходов. Работники пишут документ в свободной форме.
Необходимо учесть, что работодатель вправе своим приказом закрепить в документации фирмы определённые макеты для обращений сотрудников. Если таковые имеются, следует воспользоваться именно ими. В противном случае заявление можно составить на листе бумаги формата А4. Обратиться за фирменным бланком необходимо в бухгалтерию. Бухгалтер подготовит шаблон на компьютере и распечатает его на принтере. Заявителю потребуется только внести все необходимые данные, оставить на бумаге свой автограф и приложить набор подтверждающих документов.
Существуют два основных способа изложения текста документа: рукописный с помощью шариковой ручки (но не карандаша) и машинописный при помощи компьютера. Оба варианта абсолютно идентичны по своей юридической силе. Выбор остаётся исключительно за заявителем. Самый важный элемент в обоих способах – это «живая» подпись работника. Без неё бухгалтер откажется принимать заявление к рассмотрению и вернёт его на доработку.
Директору ООО «Поляра» Титовой Елене Анатольевне от менеджера по продажам Быченко Дениса Владимировича.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
О подтверждении факта пребывания в командировке.
Довожу до Вашего сведения, что с 15 по 21 января 2020 года я находился в служебной командировке в ЧП «Гермес», расположенном в г. Иваново. Для проезда к месту командировки и обратно в ООО «Поляра», расположенное в городе Москва, использовал личный легковой автомобиль Hunday, государственный номер М256 ВО 732.
Фактический срок пребывания в командировке составил 7 календарных дней. Проживал у родственников.
Отбыл: 15.01.2017 г. в 10.30.
Прибыл: 21.01. 2020 г.. в 19.30.
Приложение:
Кассовый чек на заправку в г. Москва от 15.01.2017 г.
Кассовые чеки на заправку в г. Иваново от 19.01.2017 г., от 21.01. 2020 г.
Отчет о проделанной работе.
21.01.2017 Быченко Быченко Д.В.
Рекомендуем посмотреть другие наши статьи о том, как составить служебную записку на повышение зарплаты, премирование и депремирование сотрудников, повышение в должности, доплату за увеличение объема работ, списание материальных ценностей, основных средств, выдачу денежных средств, совмещение должностей, ремонт автомобиля, приобретение и другие действия связанные с оборудованием, а также на отгул.