Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оформить исполнение обязанностей временно отсутствующего работника?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Все зависит от того, как будут выполнять трудовые функции отсутствующего работника. Если применяют полное освобождение замещающего работника от его собственных обязанностей, то это временный перевод на другую должность (ст. 72.1 ТК). А если сотрудник наряду со своими трудовыми задачами выполняет и «чужие», то здесь возможны совмещение и совместительство.
Врио – это совместительство или нет
Для совместительства требуется заключения отдельного трудового соглашения, в котором указывают факт занятости по совместительству, его срок и оплату. А для совмещения, расширения и перевода оформляют дополнительные соглашения к уже действующим трудовым контрактам, содержащие описание новых функций, срока и оплату.
Таким образом, врио может быть совместительством, если оформлено соответствующим образом. В остальных случаях – эти категории не совпадают.
Как оформить временное исполнение обязанностей
Замещение всегда оформляется тремя документами, один из которых – приказ о назначении на должность временно отсутствующего работника. Второй документ – зависимо от обстоятельств:
- предварительное письменное предложение выполнять дополнительные функции и соответствующее согласие работника (может быть оформлено одним документом);
- заявление работника с просьбой временно поручить выполнение дополнительной трудовой задачи.
Третий – зависит от выбранного способа оформления замены. Соответственно, это могут быть:
- срочный трудовой договор – при совместительстве и аутсорсинге;
- дополнительное соглашение к трудовому договору – при совмещении;
- двустороннее соглашение – при переводе.
Какими способами можно возложить обязанности на другое лицо?
Заболевание сотрудника может негативно отразиться на деятельности всей компании в целом. Особенно это актуально в случаях, когда болеет специалист, занимающийся очень важными направлениями, например, финансами или технологиями производства. В таких ситуациях необходимо найти временную замену отсутствующему.
На практике используется два варианта замены работника:
- Замещение. Такой способ подразумевает возложение обязанностей отсутствующего специалиста на другого в полном объеме.
- Совмещение. В этом случае замещающий выполняет только некоторые функции отсутствующего, совмещая со своей основной деятельностью.
Причины введения замещения
Согласно ТК РФ, у всех штатных сотрудников есть право на равноценную оплату и труд, отдых, другие дополнительные гарантии. Следующие причины считаются законными основаниями для отсутствия на работе:
- Медицинские показания, либо необходимость оформить какие-либо специальные разрешения.
- Исполнение государственных обязанностей. Пример – когда принимают участие в военных сборах.
- Повышение квалификации, если руководство ранее выпустило соответствующий приказ.
- Обучение согласно графику, установленному в учреждении.
- Болезни, включая беременность и роды.
- Направление в командировку.
- Ежегодный либо административный отпуск.
Обычно совместителей привлекают в случае длительного отсутствия работника (например, отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет, временная нетрудоспособность, требующая госпитализации и продолжительного лечения). Такую форму организации труда можно применить с использованием внутренних трудовых ресурсов (внутреннее совместительство) или взять на работу совместителя из другой организации (внешнее совместительство) (ст. 60.1 ТК РФ).
Особенности регулирования труда лиц, работающих по совместительству, определяются гл. 44 ТК РФ. По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.
Прежде чем принять сотрудника на работу по совместительству, необходимо уточнить, нет ли для него запретов и ограничений, связанных с выполнением данной работы. Так, исключено совместительство для лиц в возрасте до 18 лет, занятых на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными условиями труда, если основная работа связана с такими же условиями (ч. 5 ст. 282 ТК РФ).
Ограничения для совместительства предусмотрены не только трудовым законодательством (в частности, руководители организации могут работать по совместительству у другого работодателя лишь с разрешения уполномоченного органа юридического лица), но и специальными законами. Например, госслужащему запрещено участвовать на платной основе в деятельности органа управления коммерческой организацией, за исключением некоторых случаев (ст. 17 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»). Особенности при выполнении работы по совместительству существуют и для педагогических, медицинских, фармацевтических работников, работников культуры (Постановления Правительства РФ от 04.04.2003 N 197 и Минтруда России от 30.06.2003 N 41).
Важный момент: запись, что работа выполняется на условиях совместительства (ч. 4 ст. 282 ТК РФ), обязательна в трудовом договоре.
Продолжительность рабочего времени совместителя не должна превышать четырех часов в день. В дни, когда по основному месту работы сотрудник свободен от исполнения трудовых обязанностей, он может трудиться как совместитель полный рабочий день.
Всякое замещение временно отсутствующего работника на время отпуска третьим лицом фиксируется ТК РФ и подразумевает обязательную выдачу соответствующего приказа руководителем предприятия, в котором предусмотрено выполнение обязанностей на период временной нетрудоспособности основного сотрудника, а также формула расчета доплаты исполнителю.
Ко всему прочему, законодатель указывает ряд особенностей, применимых к процедуре занятия должности на время отпуска главного специалиста. В частности:
- возложить обязанности можно, как на специалиста того же профиля, так и на работника иной производственной категории;
- обязательное трудоустройство в одной компании с единым работодателем;
- подразумевает доплату за совмещение должностей;
- обязанности возлагаются на другого сотрудника лишь на основании его письменного согласия;
- полный перечень обязанностей замещающего работника указывается прямо в дополнительном трудовом соглашении;
- возлагаемые обязанности могут быть досрочно прекращены по инициативе любой из сторон.
Ответы на вопросы читателей
? Вопрос 1 от Алены: Мой начальник уходит в отпуск на 28 дней, говорит, что замещать его буду я (замначильника). Будут ли мне что-то доплачивать? Могу ли я отказаться от замещения?
Ответ: Да, можете отказаться. Возложить дополнительные обязанности можно только на основании вашего согласия. Если согласитесь письменно, оформляется приказ о замещении и доплате.
? Вопрос 2 от Сергея: Директор уходит в отпуск, но периодически выходит на работу и выполняет свои обязанности. Нужно ли оформлять замещение?
Ответ: Если работник ушел в отпуск, он не должен выходить на работу и выполнять должностные обязанности. Это нарушение права сотрудника на отдых по ТК РФ. При проверке могут быть проблемы из-за этого. Лучше оформить приказ о замещении и возложении обязанностей на другого работника на период отсутствия.
? Вопросы от Инны: Достаточно ли будет составить дополнительное соглашение к трудовому договору на время возложения обязанностей, где будет прописан размер доплаты?
Ответ: Нет, ТК РФ требует письменного согласия работника и приказа об объеме работы и размере доплаты.
Если остались вопросы по теме, задайте их в комментариях ниже.
Совмещение и замещение болеющего коллеги
В форме замещения оформляется временный перевод на должность болеющего сотрудника или совмещение.
При совмещении сотрудник параллельно со своей основной работой должен осуществлять функции отсутствующего коллеги. За это ему проводится доплата. Размер ее определяется в процентах от заработка болеющего и фиксируется в отдельном соглашении.
Совмещение оформляется приказом. Сотрудник, на которого возлагаются обязанности заболевшего, должен с ним ознакомиться. Скорее всего, следует расписаться под текстом «Не возражаю против совмещения должностей».
В таблице кратко представлена сущность замещения и совмещения:
| Вид кадрового решения | Комментарий | Оплата |
| Замещение | Сотрудник занят работой на должности заболевшего коллеги | Выплачивается зарплата отсутствующего работника или доплата в размере разницы в окладах |
| Совмещение | Работник выполняет и свои обязанности, и функции отсутствующего по причине болезни коллеги | Руководитель устанавливает размер доплаты (в % или конкретной сумме) за каждый день или месяц совмещения |
И совмещение основной работы с выполнением функций заболевшего сотрудника, и замещение должно осуществляться в пределах установленной продолжительности рабочего дня.
Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника
Существует несколько способов замены отпускников:
- Совмещение. Работник совмещает свою работу и работу отпускника (ст. 60.2 ТК РФ).
- Временный перевод. Работник выполняет только обязанности отпускника (ст. 72.2 ТК РФ).
- Совместительство. Работник тратит на работу отпускника свободное от основной работы время (ст. 60.1 ТК РФ).
- Прием временного сотрудника. Сотрудник принимается на работу с заключением срочного договора на срок, соответствующий сроку отпуска заменяемого сотрудника (ст. 59 ТК РФ).
Инициатива замещения может исходить как от сотрудника, так и от работодателя. От этого зависит процесс документального оформления. Если предложение поступило от руководства предприятия, работнику достаточно будет расписаться в приказе о замещении. В отдельных случаях в организации всё-таки требует написать отдельный документ о согласии. В случае инициативы со стороны работника пишется соответствующее заявление на имя директора с просьбой позволить занять должность на время отсутствия основного работника.
Смена должности – это существенное изменение условий трудового договора, вследствие чего перевод может быть осуществлён исключительно по согласованию обеих сторон соглашения. Принудить работника нельзя, это будет расценено как нарушение закона.
Объясняем, как правильно составить приказ
Первым шагом в процедуре составления будет обозначение реквизитов. В верхней части листа бумаги указываем полное наименование организации-работодателя со ссылкой на её организационно-правовую форму (ОАО, ООО). Ниже по документу посередине страницы пишем слово «приказ», присваиваем ему уникальный номер для документооборота внутри компании. Затем оставляем дату составления распоряжения и населённый пункт, в котором фактически располагается офис фирмы.
Второй шаг – это основная часть. Начать её следует с обоснования издания приказа. Ёмко описываем причину (например, работник ушёл в отпуск). Далее необходимо сослаться на норму законодательства. В нашем случае это будет статья 72.2 ТК РФ. С красной строки пишем слово «приказываю» и по пунктам утверждаем следующие моменты:
- объявляем о переводе работника на другую должность вплоть до возвращения основного сотрудника (обозначаем ФИО подчинённого и занимаемую им должность согласно штатному расписанию);
- отдаём распоряжение кадровику составить и подписать с заместителем дополнительное соглашение к трудовому договору;
- возлагаем контроль за исполнением распоряжение. Обычно эта обязанность ложится на кого-то из руководящего состава или на директора лично.
Обуславливать подробности условий труда по новой должности в приказе не следует. Размер оплаты труда, график и прочие моменты найдут своё отражение в доп. соглашении.
Доплата за совмещение должностей на время отпуска
Право на ежегодный оплачиваемый отпуск имеют все официально трудоустроенные граждане. Об этом сказано в ст. 114 ТК РФ. Но это не должно нарушать нормальный ход работы предприятия. Поэтому пока один сотрудник отдыхает, другой выполняет часть его обязанностей (или даже все).
Не стоит путать замещение и совмещение. Замещение, по трудовому кодексу – это временное освобождение работника от его обязанностей для выполнения обязанностей временно отсутствующего работника. А совмещение, согласно ст. 60.2 ТК РФ, — это выполнение своих трудовых обязанностей и обязанностей отсутствующего сотрудника.
За совмещение основному работнику предусмотрена доплата. Размер доплаты определяется по соглашению с работников, и зависит от объёма выполняемых работ. ТК РФ не устанавливает максимального и минимального размера доплаты за совмещение должностей.
Совмещение должностей допускается только с согласия самого работника. При этом согласие он должен дать в письменной форме. В ст. 74 ТК РФ сказано, что если производственная необходимость, то работодатель может перевести одного сотрудника на временное заместительство другого сотрудника, который находится в отпуске.
Временное заместительство возможно на срок до 1 месяца, оплачивается оно не ниже среднего заработка на прежней должности. Временное заместительство не оформляется отдельным трудовым договором, но оно влечёт за собой освобождение сотрудника от его основных обязанностей.
Заявление на замещение на время отпуска образец бланк
- Получить возможность дополнительного заработка на основном месте работы могут сотрудники, написавшие заявление на замещение на время отпуска коллеги, с выполнением и своих должностных обязанностей, и работы, выполняемой отдыхающим коллегой.
- Зачем нужно замещение работника
- Если на предприятии трудовая деятельность осуществляется с соблюдением всех норм трудового кодекса ( а так должно быть на всех предприятиях), иногда возникают довольно затруднительные ситуации для руководителя – работодателя.
Каждому сотруднику положен отпуск.
Лишить такого права работника нельзя, но кто будет выполнять работу специалиста, пока тот отдыхает? Брать на непродолжительное время нового сотрудника нецелесообразно.
Возложить волевым решением обязанности отпускника на другого работника также нельзя: работники должны выполнять только ту работу, которая предусмотрена трудовым договором, самостоятельно увеличить объём трудовых обязанностей работодатель не может.
Остаётся лишь предложить кому-либо из коллектива временно и добровольно взять на себя дополнительную работу.
Если сотрудник, готовый временно заместить отсутствующего найден, требуется документально оформить изменение трудовых обязанностей. Часто применяется устная форма договорённости, но это опрометчиво с точки зрения права.
Без документального подтверждения ни работник, ни работодатель не смогут обратиться к государству за разрешением спора, если таковой возникнет по поводу дополнительной работы, не закреплённой в документах.
Оформление замещения работника
Как уже было сказано, замещение происходит только по собственной воле сотрудника. Договорившись с работодателем об объёме дополнительных обязанностей, оплате за дополнительный труд и иных условиях замещения, сотрудник пишет соответствующее заявление.
- В зависимости от договорённости, которая достигнута переговорами, после подачи заявления на замещение на время отпуска, руководитель организации издаёт приказ, которым и регламентирует совмещение сотрудником двух должностей.
- Зачастую работодатели игнорируют требования трудового закона о процессе возложения трудовых обязанностей отдыхающего сотрудника на иного работника, просто приказав тому временно делать дополнительную работу.
- Нужно знать, что такие требования неправомерны, а угроза увольнения за отказ делать чужую работу незаконна.
Каждый работник обязан делать только ту работу, о которой было договорено изначально и которая закреплена в трудовом соглашении. Любые дополнительные обязанности можно возложить только с личного согласия сотрудника.
Ниже расположен типовой бланк и образец заявления на замещение на время отпуска, вариант которого можно скачать бесплатно.
Трудовая функция работника (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работнику работы) названа в трудовом договоре. Поручаемая работнику дополнительная работа по другой профессии (должности) может осуществляться путем совмещения профессий (должностей). Сегодня рассмотрим ситуацию совмещения в рамках работы в одном учреждении.
Следует различать понятия «совмещение» и «замещение». Так, совмещение подразумевает, что вы одновременно выполняете и свои должностные обязанности, и обязанности отсутствующего работника в пределах стандартного рабочего дня. Замещение же предусматривает исполнение только обязанностей отсутствующего работника (отсюда и формулировка «исполняющий обязанности»).
При совмещении идет доплата к вашей основной зарплате.
N КАС 03-25 этот подпункт признан недействующим в части, запрещающей выплату разницы между должностными окладами отсутствующего работника и замещающих его штатного заместителя или помощника, а также главного инженера предприятия, учреждения или организации.
Таким образом, в настоящий момент штатный заместитель имеет право на получение доплаты за совмещение должностей в размерах, установленных соглашением сторон.
Временное исполнение обязанностей по должности отсутствующего работника, а также совмещение профессий (должностей) возлагается на другого работника приказом (распоряжением) руководителя.
В приказе указывается должность, по которой работник будет выполнять работы, объем и сроки выполняемых работ, размер доплаты.
ТК РФ). Причем уважительной причины не требуется. Согласно ст. 21 ТК РФ работник имеет право на выплату заработной платы в полном объеме в соответствии со своей квалификацией, сложностью труда, количеством и качеством выполненной работы. В силу ст.
135 ТК РФ заработная плата работнику устанавливается трудовым договором на основании действующих у данного работодателя систем оплаты труда.
Системы оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, системы доплат и надбавок стимулирующего характера и системы премирования, устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.