Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Обзор видов служебной записки и руководство как составлять». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Этот пункт не регламентирован. Обычно ставится дата ознакомления и подпись с решением. Однако чаще всего форма ответа на служебную записку также устанавливается индивидуально, локальными документами с учетом специфики организации. Идеальный вариант – наличие примера такого документа в компании, утвержденный начальником, чтобы сотрудникам было проще оформлять такие бумаги.
Вариант, как ответить
Существует множество таких примеров, которые можно найти в интернете. Вот один из них.
Разберем пример реакции на послание от руководителя отдела N к начальнику подразделения Z с предложениями по совершенствованию противопожарной безопасности.
Ответ
на служебную записку от 31.10.2017 г. руководителя N с предложением по совершенствованию противопожарной безопасности
Ваши предложения действительно касаются наболевших вопросов, доставшихся нам в «наследство», и не в полной мере решенных только из-за недостаточного финансирования.
В настоящее время данные вопросы будут рассматриваться на заседаниях руководителей. По результатам заседаний будут определены сроки финансирования, а значит, вопрос, с которым Вы обратились, будет согласован в ближайшее время.
С уважением, руководитель Z
5.11.2017 г. Подпись руководителя Z
Справка! Если сотрудник отправляет документ начальнику отдела, то такая записка считается докладной. В случае со служебной коммуникация идет по горизонтали, то есть, например, от руководителя одного отдела к руководителю другого. Возможно, вам будет интересно посмотреть наши статьи о том, как правильно написать служебную записку о невыполнении сотрудником обязанностей, нарушениях в работе, отсутствии сотрудника на работе, командировке, приеме на работу, на приобретение, выдачу денежных средств, отгул, повышение или перерасчёт, выплату и удержание зарплаты.
Служебная записка носит информативный характер или носит в себе какую-либо проблему. Сотрудники должны своевременно отвечать на нее, чтобы недопониманий в компании возникало как можно меньше, а также, чтобы быть информированным по всем вопросам.
Функции служебной записки
Записка – это инструмент для внутренней коммуникации. Главная функция документа – донесение сведений от одного работника другому. Оформляется обычно тогда, когда существует потребность в чем-то. К примеру, сотрудник обнаружил дефицит спецодежды. В этом случае он оформляет записку и направляет ее вышестоящему начальству. Документ позволяет доказать, что до начальника была донесена определенная информация. Это актуально при отстаивании своих прав в суде.
Закон не обязывает регистрировать служебные записки, однако, как правило, они регистрируются. Нужно это для подтверждения подачи документа. В регистре можно проставить отметку о том, что записка является срочной. Это увеличит шансы на быстрое рассмотрение документа.
Законы не регламентируют форму служебной записки, а потому особенности составления документа часто устанавливаются локальными актами. Если внутренними актами форма записки не закреплена, то при оформлении нужно придерживаться общих деловых правил.
Записка может быть как рукописной, так и печатной. Главное требование к документу – наличие подписи, проставленной от руки. Для записки подойдет лист А4. В редких случаях в оформлении используется фирменный бланк. В записке нужно обязательно указать точное количество спецодежды, которое нужно закупить. Необходимо аргументировать потребность в покупке. Если есть документальное подтверждение этой необходимости, соответствующий документ рекомендуется приложить к записке.
Служебная записка. Образец написания
27861 Служебная записка – наиболее распространенная форма общения между сотрудниками внутри предприятий и организаций.
Можно сказать, что это своего рода информационно-справочный документ, который призван облегчить взаимодействие сотрудников из разных подразделений друг с другом. Этот документ позволяет оперативно решать любые вопросы: хозяйственные, производственные, трудовые, правовые и т.д. Примеры служебных записок: — — — — — — — — Служебную записку может писать абсолютно любой работник предприятия, столкнувшийся с какой-либо проблемой.
Адресатом записки также может быть каждый сотрудник организации, в том числе руководитель, начальник подразделения или же рядовой работник, при условии, что решение озвученного в записке вопроса входит именно в его компетенцию.
ФАЙЛЫ Важное значение служебной записки состоит в том, что она показывает, что работник предприятия видит, осознает и доводит до уполномоченных лиц возникшее затруднение, попутно законно перекладывая ответственность с себя на специалистов, которые обязаны заниматься решением той или иной задачи по долгу службы.
Служебная записка на списание спецодежды
729 Служебные записки нужны для обеспечения коммуникации между сотрудниками компании, подразделениями. Направляются они, как правило, от нижестоящего вышестоящему работнику.
Рекомендуем прочесть: Кассовый аппарат в тсж
Если нижестоящий сотрудник обнаружил необходимость закупки спецодежды, ему также нужно составить записку.
составляется в свободной форме.
Однако при ее оформлении нужно придерживаться ряда правил.
ФАЙЛЫ Записка – это инструмент для внутренней коммуникации.
Это актуально при отстаивании своих прав в суде.
Закон не обязывает регистрировать служебные записки, однако, как правило, они регистрируются.
Страницы:Выбрать Лента Чат Автор Услуги Обучение СОУТ Поиск Рубрики:ВыбратьОХРАНА ТРУДА ПОЖАРНАЯ БЕЗОПАСНОСТЬ ПРОМЫШЛЕННАЯ БЕЗОПАСНОСТЬ ЭЛЕКТРОБЕЗОПАСНОСТЬ ЭКОЛОГИЧЕСКАЯ БЕЗОПАСНОСТЬ ГОЧС ГИГИЕНА ТРУДА ВОПРОС/ОТВЕТ ЛИКБЕЗ ТРУДОВОЙ КОДЕКС ВИДЕОРУБРИКА СКАЧАТЬ ФАЙЛ НОВОСТИ НПА 18.01.2015 Приветствую, уважаемые друзья!
Предлагаю вам ознакомится с судебной практикой по делу о неприменении работником специальной одежды при исполнении им трудовых обязанностей.
Такого рода информация полезна для ознакомления. Много интересных моментов и деталей можно извлечь для собственной компетенции.
Итак, судебное повествование о том, как гражданка В. «переобулась в прыжке» несколько раз, в связи с чем так и осталась у разбитого корыта. Место действий: суровый Челябинск.
Страницы:Выбрать Лента Чат Автор Услуги Обучение СОУТ Поиск Рубрики:ВыбратьОХРАНА ТРУДА ПОЖАРНАЯ БЕЗОПАСНОСТЬ ПРОМЫШЛЕННАЯ БЕЗОПАСНОСТЬ ЭЛЕКТРОБЕЗОПАСНОСТЬ ЭКОЛОГИЧЕСКАЯ БЕЗОПАСНОСТЬ ГОЧС ГИГИЕНА ТРУДА ВОПРОС/ОТВЕТ ЛИКБЕЗ ТРУДОВОЙ КОДЕКС ВИДЕОРУБРИКА СКАЧАТЬ ФАЙЛ НОВОСТИ НПА 05.06.2016 Приветствую, уважаемые друзья!
Работа специалистов по охране труда состоит преимущественно в том, чтобы грамотно доносить требования охраны труда до руководителя компании, и далее заниматься организационными мероприятиями по их исполнению.
Обратная связь специалиста по охране труда с руководителем компании осуществляется, как правило, двумя способами: 1. Служебная записка или/и 2. Устный разговор Про скрипты разговора с руководителем сейчас не буду, а вот на служебных записках по охране труда остановимся поподробнее.
Вопрос по написанию грамотной служебной записки по охране труда достаточно актуальный.
27861 Служебная записка – наиболее распространенная форма общения между сотрудниками внутри предприятий и организаций.
Можно сказать, что это своего рода информационно-справочный документ, который призван облегчить взаимодействие сотрудников из разных подразделений друг с другом.
Этот документ позволяет оперативно решать любые вопросы: хозяйственные, производственные, трудовые, правовые и т.д.
Примеры служебных записок: — — — — — — — — Служебную записку может писать абсолютно любой работник предприятия, столкнувшийся с какой-либо проблемой.
Адресатом записки также может быть каждый сотрудник организации, в том числе руководитель, начальник подразделения или же рядовой работник, при условии, что решение озвученного в записке вопроса входит именно в его компетенцию.
ФАЙЛЫ Важное значение служебной записки состоит в том, что она показывает, что работник предприятия видит, осознает и доводит до уполномоченных лиц возникшее затруднение, попутно законно перекладывая ответственность с себя на специалистов, которые обязаны заниматься решением той или иной задачи по долгу службы.
Типовые отраслевые нормы предусматривают обеспечение работников университета средствами индивидуальной защиты (далее — СИЗ).
Установление типовых норм бесплатной выдачи работникам сертифицированных СИЗ является полномочием Министерства труда и социальной защиты РФ. Обязательные требования к приобретению, выдаче, применению, хранению и уходу за СИЗ устанавливает приказ и.о. ректора от 29.10.2009 № 228
«О порядке обеспечения работников университета, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, бесплатными СИЗ»
.
Порядок выдачи СИЗ 1.
Служебная записка от работника: цели и образец
Проверка СИЗ выполнялась в соответствии с приказом № 21 от 21.01.2012 г.
«О введении в действие Перечня выдачи средств индивидуальной защиты»
, Положением № 22 от 22.01.2013 г.
«О порядке выдачи, хранения и использования средств индивидуальной защиты»
. Проверка выполнялась по следующим критериям:
- соответствие СИЗ требованиям локальных документов;
- соответствие СИЗ требованиям .
- наличие СИЗ у работников, выполняющих работы на объекте;
В результате проверки было установлено, что 10 % из числа общего объема СИЗ не соответствовало нормам и требованиям законодательства, ввиду своего состояния (износа). Данные работники укомплектованы новыми СИЗ в полном объеме.
Также было установлено, что не на всех рабочих местах имеется инструкция по проверке, эксплуатации и хранению средств защиты.
Данная инструкция была выдача непосредственному руководителю работ с регистрацией в журнале учета выдачи инструкций по охране труда для работников.
Модератор – представитель Администрации портала, обрабатывающий сообщения пользователей.
Регистрация – процесс предоставления Пользователем данных для возможности доступа к использованию услуг и сервисов Портала. Модерация – процесс обработки и анализа соответствия сообщения Пользователя положениям настоящего Пользовательского соглашения и Правилам использования сервисов и информации пользователями системы электронных сервисов «Онлайнинспекция.рф». Основные инструменты – подготовленные Порталом шаблоны, (содержащие информацию из нормативной базы) для автоматической отправки обращений компетентным адресатам, предоставляемые с условием указания Пользователем всех предлагаемых сведений о его проблеме, регулируемой правовым полем, а также соблюдением пункта 3.5 настоящего соглашения.
Проблема – жизненная ситуация, решение которой возможно в рамках полномочий Федеральной службы по труду и занятости
Служебной запиской достигается как минимум одна и/или две цели: 1. Положительное решение руководителя компании 2. Защита собственных интересов В зависимости от сложившихся обстоятельств и выстроенных отношений с руководителем компании специалисту по охране труда надо грамотно доносить свои мысли до абонента, а также не менее грамотно совершать последующие действия.
Составляем Положение о выдаче средств индивидуальной защиты: обязательные пункты документа Ключевые проблемы
- Какую информацию в него следует включить?
- Что делать после составления Положения?
- Зачем нужно Положение о выдаче СИЗ?
Правовая база Самые необходимые нормативные акты по этой теме вы найдете здесь.
То есть не бездействовал. Рассмотрим основные виды служебных писем:
- о запросе информации;
- о премировании сотрудников.
- о нарушениях, допущенных сотрудником при исполнении трудовых обязанностей;
- ;
Кроме того, служебная записка (образец представлен далее) может сопровождать пересылку пакета документов между отделами, подразделениями, департаментами внутри организации (для сторонних организаций необходимо готовить сопроводительные письма). Также ее можно направлять работникам с требованием объяснить причину отсутствия на рабочем месте.
Как написать служебную записку на списание спец одежды
В связи с производственной необходимостью прошу выдать сотрудникам цеха N 2 Петрову Сергею Ильичу и Минаеву Ивану Петровичу комплекты спецодежды N 1.
Это необходимо для того, чтобы реальное количество ТМЦ соответствовало данным бух. учета. Причины могут быть разные — истечение срока годности, поломка, порча имущества и т.д.
Списываются ТМЦ согласно инструкции, разработанной предприятием. Все материально ответственные лица, работающие с ТМЦ, должны письменно подтвердить то, что они ознакомлены с ней.
Обычно заполнением первичной документации по списанию занимаются работники, ответственные за проверку содержащихся в отчетах сведений. Например, сотрудники бухгалтерии.
При обнаружении материально ответственным лицом испорченного имущества, необходимо провести инвентаризацию. Инициировать ее проведение можно, обратившись с письменной просьбой к руководителю. Для этого составляется служебная записка на списание ТМЦ.
Служебная записка как самостоятельный вид документа отсутствует в общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД). Но она часто используется в деловой практике.
Оформлять ее желательно в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов» .
Документ, о котором мы ведем речь в этой статье, составляется работником, ответственным за ТМЦ, на имя начальника подразделения.
В нем должна содержаться просьба о списании.Также указывается основание для этого и прилагается полный перечень материальных ценностей. СЗ состоит из следующих граф:
- наименование ТМЦ,
- количество,
- балансовая стоимость,
- инвентарный номер.
После составления документ подается на подпись руководителю. После его рассмотрения, в случае принятия решения о необходимости проверки, директор издает и подписывает приказ о проведении инвентаризации по форме ИНВ-22.
В нем утверждается состав комиссии, сроки проведения инвентаризации и указывается имущество, которое подлежит следует проверить. На основании приказа начинается процедура инвентаризации.
После ее проведения составляется акт, на основании которого испорченное имущество списывается.
Служебная записка на спецодежду сотруднику
Работодатель обязан обеспечивать сотрудников, работающих в особых условиях, специальной рабочей одеждой регулярно. Периодически требуется составлять заявку на спецодежду. О том, как это правильно сделать, читайте далее.
Согласно законодательству, работодатель должен обеспечивать безопасные условия труда для всех групп персонала. Для некоторых категорий обязательна выдача специальной одежды, обуви и других средств индивидуальной защиты (ст. 212 ТК РФ). Снабжать спецодеждой и СИЗ наниматель обязан:
- работников вредных и опасных производств;
- работающих в особых температурных условиях;
- на работах, связанных с большой вероятностью загрязнения.
Все выдаваемые вещи должны приобретаться за счет средств организации и иметь сертификаты “О безопасности средств индивидуальной защиты”.
Выдача осуществляется с установленной периодичностью. Покупка, выдача и использование рабочей одежды и средств защиты регулируется Межотраслевыми правилами обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты (утв. ). Снизить профессиональные риски за счет эффективных средств защиты — одна из главных обязанностей специалиста по ОТ.
Читайте в журнале «Справочник специалиста по охране труда», как не ошибиться с поставщиком, вовремя закупить качественные СИЗ и собрать все необходимые для этого документы. Согласно п. 4 Правил 290н, снабжение персонала СИЗ производится бесплатно. Законодательно установлены нормы по выдаче спецодежды в зависимости от вида выполняемых работ.
Они регламентируются:
- для сквозных профессий – ;
- выдача сигнальной одежды – ;
- выдача теплой одежды – .
В зависимости от установленных норм и с некоторой периодичностью работодателю необходимо обновлять рабочую одежду. Для этого требуется составление служебной записки на ее приобретение (образец будет приведен далее). Обратите внимание, что компания вправе производить замену СИЗ чаще, чем этого требует закон и в большем объеме.
Заявления на спецодежду. Порядок оформления заявок на сиз
Конкретные ее виды и нормы предоставления определяются на основании федеральных и региональных законодательных актов, которые действуют в данной сфере.
Работодатель имеет право устанавливать в Положении количество выдаваемых комплектов не только строго в соответствии с требованиями законодательства, но и в большем размере. Дополнительно могут быть уменьшены нормативные сроки ее использования, а также установлено применение более дорогостоящих и износостойких моделей. Все это зависит только от финансовых возможностей компании.
Уменьшение же норм не разрешается, поскольку это будет считаться ухудшением положения работника.
Для большей безопасности лучше утвердить и согласовать все условия с профсоюзным комитетом сотрудников, если такой орган на предприятии имеется.
Наличие данного документа в компании, где должна выдаваться спецодежда, является обязательным требованием. Поскольку в нем будут содержаться все необходимые данные относительно норм и условий ее предоставления, все работники при должны быть с ним ознакомлены.
Еще одним фактором, который говорит в пользу составления Положения, является возможность экономии на налоговых платежах.
Где используют служебные записки
Служебная записка — документ, который может составить любой сотрудник, если ему требуется обратиться к коллеге или руководителю с рабочим вопросом. Ее оформляют, когда необходимо:
- запросить сведения;
- получить инструкцию;
- сообщить о проблеме;
- согласовать действия;
- предложить план работы;
- направить специалиста в командировку;
- запросить денежные средства на те или иные расходы.
В каких случаях заполняется личная карточка учета выдачи СИЗ?
Необходимость оформления для каждого наемного сотрудника личной карточки учета выдачи средств индивидуальной защиты подразумевается законодательством РФ об охране труда. Аналогичные требования содержатся в отраслевых нормативных документах, издаваемых министерствами и ведомствами для регулирования деятельности тех или иных компаний, принадлежащих к определенным отраслям народного хозяйства.
Личная карта учета применяется с целью документального оформления каждого факта выдачи СИЗ конкретному сотруднику предприятия.
Ведению данной карточки уделяется особое внимание, поскольку работодатель за свой счет должен обеспечивать работников необходимыми средствами индивидуальной защиты (это прописано в статье 212 Трудового кодекса РФ).
Наличие такой карты и надлежащее её заполнение помогут работодателю доказать тот факт, что конкретный наемный сотрудник, выполняющий определенные виды работ на данном предприятии, своевременно получил необходимые защитные средства.
Служебная записка на приобретение спецодежды
Она же будет актуальной и в том случае, если работодатель не желает приобретать спецодежду. В данной ситуации документ поможет доказать, что начальство знало о соответствующей необходимости. В нем же можно зафиксировать законы, по которым работодатель обязан закупить спецодежду.
Руководителю отдела Материального обеспечения Столярову О.Л. От руководителя цеха №3 Громова Д.О. Служебная записка 12.03.2022 года О необходимости приобретения спецодежды В соответствии с нормами Приказа Министерства соцразвития №290н «Об утверждении правил обеспечения спецодеждой» от 1.06.2009 года, Приказа Министерства соцразвития №541н «Об утверждении норм бесплатной выдачи спецодежды» от 1.10.2008 года, в соответствии с локальным актом «О закупке спецодежды» №77-А прошу организовать закупку спецодежды для сотрудников цеха №3 в количестве 10 штук.
Руководитель цеха №3 (подпись) Громов Д.О.
Как формируется бланк акта списания спецодежды ^
При отсутствии соответствующего опыта касательно формирования подобного рода акта необходимо будет обратиться за консультацией к квалифицированным работникам.
Обычно подобные акты составляют бухгалтера или же кладовщики, заведующие хозяйственной/материальной частью на предприятии.
В интернете существует достаточно большое количество самых разных ресурсов с образцами документов. Можно просто скачать заранее составленный бланк акта на списание рабочей одежды, средств индивидуальной защиты.
После чего просто заполнить соответствующие пустые поля. Так возможно минимизировать вероятность допущения каких-либо ошибок.
К основным вопросам, изучить которые нужно будет заранее, относятся следующие:
- какая указывается причина;
- пришедший в негодность;
- заполненный образец.
Спецодежда (СО) — это одно из средств индивидуальной защиты работников от воздействия вредных факторов производства или от загрязнения. В соответствии со ст. 221 ТК, работодатель обязан выдать специальную одежду, спецобувь и другие средства сотрудникам, задействованным на вредных и опасных производствах, на работах с особыми температурными условиями или связанными с загрязнением.
Перечень таких профессий, полагающаяся им спецодежда и порядок приобретения и выдачи прописаны в Приказах Минтруда от 09.12.2014 № 997н, от 31.12.1997 № 70, Приказах Минздравсоцразвития от 20.04.2006 № 297, от 01.06.2009 № 290н, а также нормативных документах по отдельным отраслям.
При проведении закупки такой продукции нужно отличать ее от других видов профессиональной одежды, например форменной.
СО защищает работника от воздействия различных факторов, в то время как форменная демонстрирует принадлежность к определенной профессии и не несет защитных функций.
Инструкция по написанию докладной записки
Любая записка по своей структуре крайне схожа с заявлением и состоит из тех же структурных элементов: шапка с обозначением отправителя и адресата, предмет и подпись ответственного сотрудника. Следует уделить достаточное внимание каждому из них.
Первым делом разберёмся с реквизитами, обозначив в правом верхнем углу листа бумаги, кому и от кого подаётся записка. ФИО и должность руководителя пишется в дательном падеже, а затем чуть ниже — те же самые данные, но уже о заявителе, и в родительном падеже. Далее проставляем дату (число, месяц, год) и место (населённый пункт) составления официальной бумаги.
Ниже по документу берёт своё начало основная часть, в которой необходимо описать случившийся инцидент со ссылкой на составленный и подписанный акт об отсутствии работника на рабочем месте, если таковой уже подготовлен. В данном случае очень важно обозначать временные рамки с точностью до минуты, ведь от этого зависит разграничение опоздания от прогула. Затем предлагаем применить к нарушителю конкретные штрафные санкции, ссылаясь на положения статьи 192 Закона о труде. Оставлять ссылки на законодательство необязательно, однако крайне рекомендуется.
Особенности составления записки на покупку спецодежды
Основанием для принятия решения о списании спецодежды в случае ее морального или физического износа может служить служебная записка на списание спецодежды.
Предупредите, что до получения СИЗ к работе приступать не будете. Предварительно убедитесь, что федеральное законодательство не запрещает возможность такого отказа. Ознакомьтесь с перечнем случаев, в которых работодатель обязан выдать работнику средства индивидуальной защиты.
И. О. руководителя (или иного ответственного лица), в адрес которого направляется записка (например: «Заместителю директора по хозяйственной части ООО „Ритм“ Жукову П.
ДЕБЕТ 68 „Расчеты по налогам и сборам“ субсчет „НДС“ КРЕДИТ 19 „Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям“ – 7560 руб. – принят к вычету НДС; ДЕБЕТ 26 „Общехозяйственные расходы“ КРЕДИТ 02 „Амортизация основных средств“ – 1747,20 руб. – начислена сумма амортизации за месяц по форменной одежде.
На производстве может возникнуть необходимость в списании материалов, непригодных для изготовления продукции.
Писать объяснительную можно как от руки, так и печатать на компьютере. Первый вариант предпочтительнее и именно так требуют оформлять документ опытные специалисты кадровых отделов и юристы.
На производстве может возникнуть необходимость в списании материалов, непригодных для изготовления продукции.
Чем убедительнее будет основная часть, тем лучше для работника, в качестве аргументов лучше всего приводить доводы, имеющие какие-либо письменное подтверждение (например при опоздании на работу – справку из мед. учреждения, или чек из автосервиса с датой и временем произведенного ремонта и т.п.).
Каждый сотрудник может составлять ее в свободном виде или по шаблону, разработанному и утвержденному на предприятии. Писать документ можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в обоих случаях он должен содержать «живую» подпись автора.