Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Счёт на оплату. Бланк и образец заполнения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Ни в одном законодательном акте нет указания на то, что составление счета на оплату является обязательным мероприятием при проведении расчетов с контрагентами. Но вместе с тем выставление счета служит подтверждением того, что поставщик ждет оплаты услуг или товаров, а также он потребуется, когда договором не определена сумма к оплате.
Определенной формы для составления счёта не предусмотрено, но есть обязательные составляющие, которые в нем обязаны содержаться.
-
Реквизиты предпринимателя-физического лица или ООО (как продавца, так и покупателя):
- название предприятия;
- правовая форма организации;
- юридический адрес регистрации;
- КПП (только для юридических лиц).
-
Сведения о банке, обслуживающем сделку:
- название банковского учреждения;
- его БИК;
- номера расчетного и корреспондентского счетов.
-
Платежные коды:
- ОКПО;
- ОКОНХ.
Как заполнить счёт-фактуру
Продавец должен выставить счёт-фактуру в течение 5 календарных дней со дня отгрузки товаров, выполнения работ, услуг, или получения предоплаты. Счёт-фактуру делают в 2 экземплярах, один — для покупателя, другой для продавца.
- заполнение начинается с номера документа и его даты (номер должен быть последовательным, по возрастанию);
- указываются реквизиты продавца (полное наименование, адрес, ИНН и КПП);
- пишутся данные о грузоотправителе и грузополучателе. Нужно заполнять только при продаже товаров. При оказании услуг и выполнении работ ставятся прочерки;
- ставим ссылку на платёжно-расчётный документ (платёжное поручение), его номер и дата;
- заполняем наименование валюты и её код по Общероссийскому классификатору валют (например, российский рубль 643);
Переходим к заполнению таблицы:
- столбец 1 — название объекта договора (как прописано в самом договоре);
- столбцы 2 и 2а: код единицы измерения по Общероссийскому классификатору единиц измерения и её условное обозначение. Например, 796 штука;
- столбец 3 — количество или объём;
- столбец 4 — цена за единицу измерения;
- столбец 5 — стоимость товара (работ, услуг) без налога;
- столбец 6 — в том числе стоимость акциза (если нет, пишем «без акциза»);
- столбец 7 — налоговая ставка НДС (может быть 0%, 10%, 20%);
- столбец 8 — сумма налога (НДС) предъявляемого покупателю;
- столбец 9 — стоимость товара (работ, услуг) с налогом (НДС);
- столбцы 10 и 11 относятся к импортным товарам. 10 — код страны происхождения по Общероссийскому классификатору стран мира, 10а — её краткое наименование. Например, 156 Китай. 11 столбец — номер таможенной декларации.
Счёт на оплату, счет-договор, счет-фактура — в чем разница?
Счёт-договор — это, по сути, тот же самый документ на оплату, но дополнительно включающий в себя реквизиты договора. В нём прописываются условия доставки, сроки перечисления денег, порядок возврата, обмена, хранения и всё то, что продавец считает нужным сообщить о товаре или услуге.
Этот документ обычно заменяет договор, если сумма сделки небольшая. Факт оплаты счёта-договора подтверждает согласие покупателя с указанными условиями.
У счёта-фактуры совсем другая функция — подтвердить факт поставки товара (выполнения работ или услуг) и указать на наличие НДС в сделке. Применяется индивидуальными предпринимателями и компаниями, работающими на ОСНО. Выдается вместе с накладной или актом выполненных работ.
Действующее законодательство не регламентирует формальный вид счета, то есть унифицированной формы для бумажной или онлайн-формы не предусмотрено. Бланк счета может быть разработан организацией самостоятельно. Учреждение также вправе выставить счет, используя многочисленные шаблоны. Главное, что должен знать бухгалтер в данном случае, — это какие реквизиты нужны для выставления счета онлайн.
Для того чтобы выставить бумажный либо онлайн-вариант счета, необходимо заполнить следующие данные:
- номер по порядку и дату формирования счета;
- наименование продавца и покупателя, их юридические и фактические адреса;
- организационные (ИНН, КПП, ОГРН) и реквизиты банка от обеих сторон;
- сведения о приобретаемых товарах, работах или услугах — их название, количественные, качественные (единица измерения) и стоимостные характеристики;
- наличие (отсутствие) НДС;
- при необходимости — последний срок оплаты;
- ответственные лица сторон, их инициалы и подписи: для ИП — одна подпись, для коммерческих и некоммерческих организаций — две подписи (руководитель и главный бухгалтер);
- для бумажного документа (при наличии) — печать.
Если по условиям договора покупатель обязан произвести предоплату, первым будет выставлен счет. На основании его бухгалтер сформирует весь пакет документов на поставку. А именно, выпишет товарную накладную, накладную на отпуск со склада, счет-фактуру.
Если же оплата идет по факту поставки товара (выполнения работ, оказания услуг), то счет на оплату формируется на основании отгрузочных документов (тот же пакет документов, что и выше).
Все эти бумаги взаимосвязаны и обычно имеют один порядковый номер, что очень упрощает отслеживание и контроль товарных операций.
Некоторые организации номер счета используют как внутреннюю кодировку для операций поставки. Цифры и буквы в нем не беспорядочные, как кажется на первый взгляд, а несут информацию о партии товара, материально-ответственном лице, складе и тому подобное.
Назначение платежа часто в счёте нет вообще. Бывает предмет счёта или наименование товаров, услуг или просто какие-то слова. И плательщик при оплате начинает думать и изобретать велосипед, пишет всякую чушь в назначении платежа. А ему следует копировать назначение платежа как есть. При необходимости добавлять свои коды, тэги, пояснения. В назначение платежа получатель может сразу указать что он хочет, чтобы там был: номер счёта или номер договора, чтобы его программа могла автоматически распознать платёж, зачислить на лицевой счёт клиента или договора, автоматически запустить отгрузку или выполнить какие-то действия.
Ещё назначение платежа может содержать слова: “за выполненные работы, оказанные услуги, полученный товар”, тем самым фиксируется факт отгрузки.
Самая большая боль — непонятное назначение платежа. Просматривая банковские выписки за квартал или за год, приходится натыкаться на какие-то левые платежи с непонятным назначением. И нужно время, чтобы установить, за что же платили. К тому же, платежи с непонятным назначением добавят вам вопросов со стороны банка. А могут и к блокировке счёта привести.
В каких случаях счёт признают первичным документом
Как уже говорилось, счет официально не является первичным документом. Однако сами партнеры по бизнесу часто признают его необходимым, например, указывая в договоре, что оплата производится на основании выставленных счетов. У некоторых, особенно государственных, предприятий, необходимым для подписания оплаты счета является требование указать номер договора, по которому поставляется товар, оказываются услуги или производятся работы.
Таким образом сами компании признают первичность документа, однако с точки зрения ФНС и других контролирующих и законодательных органов, он таким не становится:
- При оформлении сделок в бухгалтерских проводках для подтверждения отгрузок, выполненных работ или предоставленных услуг используются акты, счета-фактуры, УПД, но не используются счета на оплату, что делает их вторичными.
- Выставление счета на оплату не гарантирует того, что сделка состоится: его могут оплатить или не оплатить. То есть этот документ не отражает хозяйственную деятельность компании или предпринимателя.
Какие данные должен содержать счет на оплату
Счет на оплату останется документом, даже будучи заполненным не в строгой форме. Как сказано выше, он может быть составлен в свободной форме. Но чем составлять его самостоятельно, гораздо проще бесплатно скачать образец счета на оплату 2022 года и на его основе составить документ, отражающий особенности вашего бизнеса. Какие сведения нужно внести в него обязательно?
- порядковый номер счета (по учету за текущий год) и дату составления;
- платежные реквизиты поставщика как стороны, выставляющей счет: наименование и юридический адрес, банковские реквизиты, необходимые для оплаты счета покупателем;
- реквизиты плательщика и грузополучателя. В случаях, когда это одна и та же компания, в графе «Грузополучатель» напишите «тот же» или скопируйте информацию. Потребуются наименования и адреса, их ИНН, КПП (если эти коды присвоены);
- названия товаров либо услуг, данные об их количестве с указанием единиц измерения (штука, килограмм, метр
и т. д. ), цена (прописью); - облагается ли товар/услуга НДС. Когда они под действие налога не подпадают, в соответствующую графу вносится запись: «Без налога (НДС)». В обратном случае отдельно указывается сумма НДС;
- использует ли поставщик УСН либо иную систему налогообложения. Это важно для налоговых последствий сделки;
- подписи главы предприятия и главбуха, печать (если таковая имеется).
Как выставить счет на оплату физлицу?
К счету на оплату физлицу не имеется законодательно установленных требований, касающихся формы и порядка выставления, он не является первичным учетным документом. Это следует из ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, согласно которой первичными учетными документами оформляются факты хозяйственной жизни организации. Рассматриваемый же счет не свидетельствует о совершении каких-либо действий (продажа товаров, выполнение работ), выражая только намерения, которые могут быть и не воплощены на практике.
Подобная точка зрения многократно отмечается в решениях судов различных инстанций. Так, например, отсутствие правового значения счетов на оплату озвучено Арбитражным судом Уральского округа в постановлении от 01.11.2016 № Ф09-9564/16 по делу № А07-28746/2015. Более того, ни один правовой акт ничего не говорит не только о том, как выставить счет на оплату физическому лицу, но и вообще об обязательности выставления данного документа. Этот факт указывает на то, что форму его хозяйствующее лицо вправе определить самостоятельно (по аналогии с первичными учетными документами, требования к которым закреплены в ч. 2 ст. 9 ФЗ № 402).
Правила выставления следуют из обычаев делового оборота, согласно которым счет:
- Формируется на фирменном бланке организации (предпринимателя) и/или содержит все его реквизиты.
- Содержит всю необходимую информацию, позволяющую идентифицировать сделку, осуществляемую сторонами (в счет которой происходит оплата).
- Подписывается руководителем и бухгалтером.
- Выставляется по просьбе физического лица.
- Не является обязательным к выставлению.
- Заверяется печатью хозяйствующего субъекта (при ее наличии).
Оплата по такому счету производится по усмотрению гражданина — как правило, путем внесения наличных средств. С особенностями данной процедуры можно ознакомиться здесь.
Что такое счет на оплату
Российское законодательство не фиксирует правила, в соответствии с которыми использование счета на оплату – обязательно. Так, выплату средств за определенную хозяйственную процедуру уместно предоставлять на базе предварительно оформленного соглашения. Тем не менее, законодатель уделяет особое внимание необходимости наличия контракта. Как следствие, счет на оплату не может существовать как самостоятельный документ. Он всегда считается приложением к основному договору. В счете содержится только часть информации из соглашения, а именно – детализация условий конкретной отгрузки или предоставления услуг.
Использование счета в ходе проведения сделки уместно также и потому, что условия отгрузок должны конкретизироваться для удобства дальнейших расчетов. На практике довольно часто договоры заключаются на значительные объемы и суммы, что делает удобным дробное исполнение обязательств. Поэтому даже если в контракте не оговорено использование счетов на оплату, контрагенты, как демонстрирует практика, выставляют их, указывая количество товара (услуг) и соответствующую стоимость.
Обратите внимание – так как законодательство не оговаривает обязательность использования счета, документ не считается бухгалтерской отчетностью, а важен только для внутреннего документооборота и удобства бухгалтеров (или управленческих бухгалтеров).
Выставить счет на оплату означает следующее – компания-поставщик создает отдельный документ, в котором ссылается на основное соглашение. В этом документе детализируются условия получения товаров или услуг потребителем. После оформления документ передается контрагенту. Со счетом и договором покупатель оплачивает нужную сумму, после чего получает продукцию (либо иным образом, оговоренным в изначальном соглашении).
Выставление счета физлицу
Зачем может потребоваться выставление счета физическому лицу? В наше время физические лица — не предприниматели все чаще используют безналичную форму оплаты. Потому что не всегда есть возможность, например, оплатить покупку на сайте по банковской карте. А через специальное банковское приложение можно оплатить счет, не приезжая в офис продавца или магазин. В этом случае счет ничем не будет отличаться от обычного счета, используемого компанией в работе.
В случае если физическое лицо будет выступать продавцом товара, работ или услуг, то для оплаты покупатель — юрлицо или ИП — может потребовать счет. Такая ситуация возможна в тех случаях, когда компания арендует квартиру для своих работников у физлица или, например, покупается предмет интерьера у частного мастера. Чаще всего с физлицом составляется договор, в котором прописываются все обязательные реквизиты, в том числе данные для оплаты. Но если покупатель просит счет, то можно также воспользоваться нашим образцом, вставив свои реквизиты и данные покупателя.
***
В нашей статье мы рассмотрели обязательные и дополнительные реквизиты счета. Предложенный образец поможет бухгалтеру в работе при оформлении этого документа. Попутно мы поговорили о счете физлицу. А наши размышления о том, является ли счет первичным или вторичным документом, расставили все точки над «и» в обсуждении этого документа.
Еще больше материалов по теме — в рубрике «Документы».
С какими ошибками сталкиваются при составлении документа?
Достаточно проанализировать проблемы, с которыми на практике сталкиваются чаще всего:
- Уполномоченные лица не расшифровывают свои подписи. Такая ошибка исключена только для документов в электронной форме. В электронной подписи данные в необходимом объёме присутствуют изначально.
- Нарушается пятидневный срок, за который надо выставить фактуру. Обычно это происходит, когда путают время составления со временем выставления. Это происходит из-за того, что в самом законодательстве отсутствует чёткое определение терминов.
- Неполучение документа в налоговый период, за который к вычету заявлен НДС. Для избавления от этой ошибки необходимо хранить конверты и квитанции. Помогает ведение журнала общей почты.
- Разные даты ставят на экземплярах для продавца и покупателя. Обычно причина кроется в исправлениях. Если счета-фактуры имеют разные данные, они не могут стать доказательством совершения сделки.
- Подписи главного бухгалтера, руководителя. В вычете откажут из-за того, что в этом случае часто используются факсимильные подписи.
- Ошибочно оформленная шапка у счета. Например, допускаются ошибки в реквизитах сторон.
Образец счета на оплату без НДС: заполняем правильно
Образец счет без НДС– с помощью такой фразы пользователи, которым требуется выставить своим покупателям счет на оплату без налога, пытаются найти в сети шаблон этого документа с правильным заполнением.
В каких случаях нужно выставлять счет без НДС? Как правильно заполнить документ без учета налога на добавленную стоимость? В статье вы увидите ответы на все свои вопросы, и после прочтения материала сможете без труда заполнить счет без НДС.
- Всегда ли нужен счет
- Зачем выставлять счет на оплату без НДС
- Какая информация должна быть в счете без НДС
- Как заполнить табличную часть счета без НДС(образец)
- Итоги
За товар или за услугу?
Счёт может выставляться в качестве договоренности об оплате за поставляемый товар или предоставляемую услугу, а также за выполняемый вид работ. Разница состоит в графе «Назначение платежа», которую содержит счёт.
Для расчёта за товар данная графа должна содержать перечень всех видов отпускаемого товара, а также единицы, в которых он измеряется (штуки, литры, килограммы, метры, рубли и др.). Обязательно нужно указать количество товара и сумму за них (отдельно без НДС, если он есть, и полную сумму).
При оплате услуг в «Назначении платежа» нужно указать вид услуги или выполняемой работы. Не забудьте отметить необходимое количество, а также сумму с НДС и без.
СПРАВКА! Если предприниматель не хочет, он может не расшифровывать все виды поставок полностью, указав лишь номер договора, по которому осуществляется сделка. Однако, все равно эта информация должна быть подробно отражена в товарно-транспортной накладной или в смете. Поэтому в интересах предпринимателя указать в счёте полный перечень оплачиваемых товаров или услуг.
Когда нужно выставлять
Иногда для сотрудничества двух сторон достаточно заключения договора, в данном документе прописываются объемы поставок, сроки и сумма к оплате. Если же клиент заказывает товар время от времени и в разных количествах, по каждой отдельной сделке осуществляется выставление счета, в котором обозначается стоимость разовой покупки. Заключить договор все равно придется, но в нем указываются только общие положения о сотрудничестве.
Счет выставляется и в таких ситуациях:
- Контрагенты не успели заключить договор, а поставку товара нужно осуществить в сжатые сроки. Поставщик может сформировать счет на оплату, а чуть позднее стороны скрепят свои отношения договором.
- Покупателю требуется единоразовая поставка, и оформлять долгосрочный договор просто не имеет смысла.
Похожие записи: