Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «За какое время оформляется приказ на отпуск». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Приказ на ежегодный оплачиваемый отпуск составляется на основании графика отпусков. Часто работодатели настаивают на том, чтобы сотрудники дополнительно писали заявление на отпуск. Однако если он предоставляется по графику, то это лишнее. Другое дело, когда отпуск предоставляется вне графика – такой вариант возможен по соглашению сторон. В этом случае работник должен написать заявление.
Распространённый вопрос: за сколько дней до отпуска надо выпустить приказ? Законодательство не регламентирует точный срок оформления этого документа. Однако в статье 123 ТК РФ сказано, что о наступлении отпуска работника нужно проинформировать не менее, чем за 2 недели. Как именно это сделать, решает работодатель. На практике сложилось так, что эту функцию выполняет именно приказ о предоставлении отпуска работнику. А значит, оформить его необходимо как минимум за 14 дней до наступления отпуска.
Если же на предприятии принято поступать иначе (например, за 2 недели работнику выдаётся извещение), то приказ можно составить и позже. Важно лишь помнить, что без него бухгалтерия не сможет рассчитать и перечислить отпускные. Выплата же должна быть произведена не позже, чем за 3 дня до наступления отпуска. Так что тянуть с приказом в любом случае не стоит.
Особенность составления приказа о предоставлении ежегодного отпуска работнику по форме Т-6 в том, что в ней необходимо заполнить блок «А». Нужно указать количество календарных дней отсутствия работника, дату начала и окончания отпуска. Также заполняется строка «за период работы» – в ней отражается срок, за который положен ежегодный отпуск.
Предоставление по графику
Важно! График устанавливается не позже двух недель до того, как начинается следующий год по календарю, то есть в середине последнего месяца – декабря. Согласно статье 123 ТК РФ, такой документ в компании должен вестись в обязательном порядке. В противном случае, нарушителю грозят штрафные санкции, что предусмотрено статьей 5.27 КоАП.
Форма (Т7) указывается в Постановлении Госкостата от 2004 года. В ней должны быть названы фамилии сотрудников, которые уходят на отдых, их должности и отделения, где они трудятся, а также, разумеется, число предоставленных дней. После того как в кадровой службе этот вопрос согласовали со всеми сотрудниками, проект подписывает руководитель отдела.
Документ одинаково важен, как для сотрудников, так и для работодателя. Однако при необходимости, от него можно несколько отступать. Это происходит по заявлению работника с просьбой изменить время. Если работодатель согласится на это, то он отражает новый отпуск и период работы в приказе на отпуск.
- Любой работник имеет право на ежегодный отдых, минимальная протяженность которого установлена законодательно. Работающим в определенных условиях предоставляются дополнительные дни ежегодного отдыха. Таким образом, обязательный ежегодный отдых всегда оказывается привязанным к конкретному году. Однако этот год является не календарным, а рабочим, даты начала и окончания которого устанавливаются персонально для каждого из работников. Начало отсчета первого такого года совпадает с датой трудоустройства к работодателю, предоставляющему отпуск, а дата завершения при наличии в рабочем году периодов, не дающих права на предоставление отпуска, может смещаться на более позднюю в сравнении с той, которая фиксирует промежуток времени, равный году.
- Вести учет отпусков в привязке к годам и отражать каждый конкретный год в приказе на отпуск необходимо для того, чтобы обеспечить полноту использования времени отдыха. Особенно это актуально для ситуаций, когда отпуск делится на части, переносится, продлевается или заменяется денежной компенсацией. Перенос отпуска может приводить к его смещению на следующий год.
- Очередной отпуск может предоставляться авансом. В этом случае рабочий год, к которому он относится, в приказе все равно необходимо показать. Год при таком отпуске обычно отражается как полный, а все возможные предстоящие изменения в стаже, дающем право на отдых, будут учтены для даты завершения рабочего года позже.
- Нередки случаи объединения в одно время отдыха дней отпусков, предоставляемых за разные годы. Для обеспечения правильности учета использования отдыха за каждый такой год в приказе на отпуск общее число дней отдыха необходимо разделить по годам или сформировать 2 разных приказа (применительно к каждому году), позволяющих по приводимым в нем датам не разрывать отпуск.
- Наличие перерывов в стаже, дающем право на очередной отпуск, приводит к потере возможности воспользоваться отпуском, если перерыв охватывает рабочий год полностью (например, во время отпуска по уходу за ребенком). Перерыв небольшой протяженности не отразится ни на возможности получить очередной ежегодный отпуск, ни на количестве дней отдыха, но приведет к смещению на более позднюю дату дня начала очередного рабочего года. Такое смещение зафиксирует уменьшение числа дней отпуска, полагающихся работнику, но фактически будет учтено лишь в момент его увольнения при начислении компенсации за неиспользованный отпуск или определении суммы удержания за дни отдыха, взятые авансом.
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
Основные моменты и правила оформления
Обязательные требования к оформлению не установлены трудовым законодательством, поэтому на предприятиях и в учреждениях бюджетной сферы распространены собственные инструкции, которые определяют порядок оформления кадровых документов и отчетности. В бюджетной сфере необходимо строго соблюдать процесс согласования документа. Решение может относиться к компетенции вышестоящих руководителей, организаций и органов исполнительной власти, в соответствии со структурой компании или учреждения. Эти требования следует учитывать при составлении.
Документ является основанием для внесения записи в личную карточку работника (унифицированная форма № Т-2), а также используется для расчета соответствующих выплат и учитывается при окончательном расчете при увольнении и налогах организации. Оформляется в одном экземпляре, срок хранения в зависимости от вида — 5 или 75 лет (пп. «б» п. 19 Приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).
Как в приказе на отпуск указывать период работы?
По состоянию на: 19.03.2010Журнал: Всё для кадровикаГод: 2010 Чекалина Мария Александровна Тема: Документы кадровой службы, Ежегодный оплачиваемый отпуск Рубрика: Есть проблема? Вот решение
- Шаблоны документов
- Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику
Нормативные документы
- Трудовой кодекс Российской Федерации (извлечение)
Коробова устроилась на работу инспектором отдела кадров. В ее обязанности входит ведение кадровой документации и оформление трудовых книжек. Когда Коробова разбирала приказы на отпуск этого, 2010, года, у нее возник вопрос о заполнении графы «за период работы». Если сотрудник пишет заявление на отпуск в 2010 г., какой период работы в приказе необходимо указывать: 2009–2010 или 2010–2011?
Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы в данной организации. Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью, установленной в компании графиком отпусков (ст. 122 ТК РФ).
Ежегодный отпуск предоставляется работнику за его рабочий год. Начало этого периода исчисляется со дня поступления на работу.
При исчислении стажа, дающего право на отпуск, нужно учитывать, что в него не включаются:
- время отсутствия работника на работе без уважительных причин; время отпусков по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора или трех лет; часть общей продолжительности предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, превышающая 14 календарных дней в течение рабочего года (части 1, 2 ст. 121 ТК РФ).
НЕ ЗАБЫТЬ!
Не позднее чем за две недели до начала календарного года утвердить график отпусков
Таким образом, графа «за период работы» в унифицированной форме № Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику» (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты») заполняется каждому работнику в зависимости от индивидуального рабочего периода.
- В графе проставляется начальная и последняя дата рабочего года, за который работник использует отпуск.
- ПРИМЕР 1
- Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (фрагмент)
Правила оповещения работника
По ТК РФ все наемные работники имеют право на отпуск сроком в 28 календарных дней. Люди некоторых профессий с более сложными условиями труда по сравнению с другими специальностями имеют право на дополнительный отпуск.
По законодательству на предприятии составляется план всех отпусков. Он устанавливается внутри компании согласно планируемой прибыли, установленной очередности и прочих факторов.
Крайняя дата составления очередности отдыха всех служащих должна быть не позднее, чем за 2 недели до окончания календарного года. Наниматель обязан в срок отпустить своих сотрудников отдыхать. Работники же должны соблюдать прописанную в графике очередность.
Дни отдыха могут быть разделены на части по предварительной договоренности работника с нанимателем.
Каждый служащий должен ознакомиться с графиком и подписать его. На основании подобного плана составляется уведомление об отпуске и направляется сотруднику на подпись не позднее, чем за 2 недели до начала его отдыха. При этом служащий не должен писать заявление об отпуске. Основанием для приказа служит график отпусков и уведомление.
Есть определенные группы работников, которые могут оформить отпуск вне графика. Например, ветераны боевых действий. В этом случае сотрудники уже пишут заявление об отпуске.
Отпуск — дата заявления и дата приказа
Забрать (ОТОЗВАТЬ) заявление в течение 2-х недель — это право работника, который предупредил об увольнении. Если Вы не делаете уведомления за две недели об отпуске, то разумнее Вам издавать приказ за две недели до начала отпуска. Если все же срок просрочен, приказ от 16.09. а отпуск с 20.09. то подстрахуйтесь и сделайте уведомление задним числом.
AleksandraIvanova, здесь всё оччень хитро. Строго говоря, работник должен идти в отпуск по Графику отпусков, без всяких заявлений, по письменному уведомлению работодателя. Но так, конечно же, никто не делает.
Сроков подачи заявления на отпуск не существует. Можно написать заявление хоть за день до отпуска, хоть за полгода. Аналогично приказ может быть издан в любые сроки — дата приказа и дата начала отпуска между собой никак не связаны. В идеальном варианте приказ должен быть сделан за две недели до начала отпуска и сразу же подписан работником — это и будет письменным извещением работника об отпуске. Но допустимы разные варианты. Если работник принёс заявление за три дня до отпуска, я делаю приказ по факту. Поэтому ситуация, описанная Вами:
Что нужно обязательно указать в приказе
Вне зависимости от того, на унифицированном или разработанном самостоятельно бланке будет оформлен этот кадровый локальный акт, у него обязательно должны быть порядковый номер и дата составления. Кроме того, предусмотрены обязательные реквизиты:
- наименование организации-работодателя;
- Ф.И.О. лица, которое уходит отдыхать;
- вид отпуска (основной ежегодный, дополнительный и т. п.), их может быть несколько;
- период работы, за который предоставлен отдых;
- даты начала и окончания отпускного периода и его продолжительность;
- подпись и данные руководителя организации.
Приказ оформлялся по форме N Т-6 до 1 января 2013 г. Сейчас эта форма не обязательна. Можно продолжать использовать её или разработать свою.
Допускается иметь различные бланки для каждого вида отпуска (очередной оплачиваемый, по уходу за ребёнком и т.д.). В любом случае, должен быть издан отдельный локальный акт, узаконивающий ту или иную форму в этой организации.
Приказ является обязательным документом и издаётся независимо от наличия графика отпусков или наличия заявления на отпуск от работника.
Сколько хранятся приказы, зависит от вида предоставляемого отпуска. 5 лет хранятся распоряжения о предоставлении:
- ежегодного оплачиваемого отпуска;
- учебного отпуска.
75 лет хранят приказы, влияющие на срок трудового стажа и пенсионные начисления:
- на отпуск по уходу за ребёнком;
- на отпуск без сохранения заработной платы.
Для регистрации приказов об отпусках ведётся журнал. Наличие его не обязательно, но для удобства кадровой службы такой документ необходим.
Рекомендуется иметь разные журналы для отпусков различной продолжительности.
Форма журнала не предписана законодательно. Кадровики сами решают, какие графы включать и как их располагать.
Оформление отпуска директора
Приказ на отпуск генерального директора имеет ряд особенностей. С одной стороны, руководитель фирмы является единственным лицом, уполномоченным отправлять служащих на заслуженный отдых. Но предоставить себе отпускные дни самостоятельно начальник не может. Как действовать в такой ситуации, зависит от вида предприятия:
- На базе ООО или акционерного сообщества директор – представитель собственников, поэтому с начальником также подписывается трудовое соглашение о приеме на работу и об исполнении установленного перечня обязанностей. Свое заявление на отпуск руководитель направляет акционерам или собственникам организации. Рассматривается ходатайство на общем собрании и результат вносится в протокол. При удовлетворительном решении готовится Приказ, который подписывается акционерами (совладельцами).
- Руководитель фирмы – единоличный владелец. В таком случае спрашивать разрешения ни у кого не нужно. Достаточно подготовить распоряжение о своем временном отсутствии с указанием особенностей производственного процесса на этот период. Также назначается лицо, которое временно займет директорское кресло.
Во время отдыха руководителя происходит временное возложение обязанностей управленца на другого работника. Кто будет замещать начальника, должно быть отображено в должностных обязанностях заместителя.
Мнение эксперта
Михайлов Владислав Иванович
Юрист с 6-летним стажем. Специализируется в области семейного права. Знает о законе все.
С учетом специфики предприятия или учреждения, его организационной структуры, большинство организаций утверждают свои собственные шаблоны универсального вида.
Собственные формы необходимы, например, для унифицирования распоряжений:
- Приказ на отпуск с последующим увольнением (ст. 127 ТК РФ).
- О переносе на другую дату и отзыв (ст. 124 и 125 ТК РФ).
- О продлении в связи с временной нетрудоспособностью (ст. 124 ТК РФ).
Основание для издания приказа на отпуск
Выпуску приказа об отпуске предшествует подача сотрудником заявления о предоставлении отпуска. Строго говоря, сотрудник не обязан подавать такое заявление, если на предприятии действует заранее согласованный график отпусков. Однако в российской современной практике сложился именно такой подход: сперва отдел кадров должен получить заявление работника, и только после него может быть выпущен соответствующий приказ.
Заявление на отпуск полагается подавать не позднее четырнадцати дней до начала отпуска. После получения от служащего заявления сотрудник кадрового отдела обязан подготовить приказ об отпуске и предоставить его на подпись руководителю компании.
Отпускные заявления могут храниться в специальном журнале заявлений, который каждая компания составляет в том виде, который считает для себя наиболее приемлемым. Вариант оформления журнала приведён на иллюстрации далее.
Место и срок хранения
Все распорядительные документы хранятся в отделе кадрового администрирования. Для этого ответственные лица ведут специальные папки и журналы. Иногда в организации предусмотрен специальный архив, куда поступают дела из разных отделов и подразделений.
Важно: после поступления распоряжения в дело документ хранится 50 лет.
Подводя итоги, отметим, что приказ – это обязательный распорядительный документ, который должен быть сформирован уполномоченными лицами не позднее 14 дней до начала отдыха работника. Допускается использование унифицированной формы бланка, а также и произвольной.
Приказ о трудовом отпуске издаётся от имени руководителя предприятия и всегда визируется, а также утверждается лично им. Основанием для изготовления распоряжений является разработанный план отпусков или письменное заявление работника. После издания распоряжения вносить изменения в него строго запрещено.
На сегодняшний день работнику предоставляют несколько видов отпусков. Перечислим основные из них.
- Обязательный ежегодный отпуск.
- Дополнительный отпуск (за особые или опасные условия труда, ненормированные рабочий день).
- Неоплачиваемый отпуск («за свой счёт»).
- Отпуск по беременности и родам («декретный»).
- Отпуск по уходу за ребёнком до достижения им возраста трёх лет.
- Творческий отпуск.
- Педагогический отпуск (положен учителям и преподавателям).
- Льготные (преимущественные) отпуска.
Каждый вид отпуска законодательно ограничен по сроку. Но в законе РФ есть определённые оговорки, что по решению нанимателя сроки отпуска могут пересматриваться в сторону увеличения в основном за счёт нанимателя.