Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Счёт на оплату. Бланк и образец заполнения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Иногда сделка происходит без заключения классического многостраничного соглашения. Статья 434 Гражданского кодекса даёт сторонам право заключать договор в любом виде. Исключение — отдельные его разновидности, которые по закону должны быть заключены в определённой форме. Это относится, например, к договору займа между гражданами на сумму более 10 тыс. рублей, договору добровольного страхования и другим.
Определенной формы для составления счёта не предусмотрено, но есть обязательные составляющие, которые в нем обязаны содержаться.
-
Реквизиты предпринимателя-физического лица или ООО (как продавца, так и покупателя):
- название предприятия;
- правовая форма организации;
- юридический адрес регистрации;
- КПП (только для юридических лиц).
-
Сведения о банке, обслуживающем сделку:
- название банковского учреждения;
- его БИК;
- номера расчетного и корреспондентского счетов.
-
Платежные коды:
- ОКПО;
- ОКОНХ.
Для чего нужно оформление счета
Ни в одном законодательном акте нет указания на то, что составление счета на оплату является обязательным мероприятием при проведении расчетов с контрагентами. Но вместе с тем выставление счета служит подтверждением того, что поставщик ждет оплаты услуг или товаров, а также он потребуется, когда договором не определена сумма к оплате.
На практике в учетных политиках компаний счет на оплату можно увидеть в перечне первичных документов. Это не совсем верно: счет на оплату является дополнением к другому документу (счету-фактуре, товарной накладной, акту выполненных работ и т.д.), а не «первичкой». Он фактически не отражает хозяйственных операций компании, а только лишь является письменно выраженным желанием поставщика получить оплату оказанных услуг или внесение авансового платежа.
Обратите внимание! Счет на оплату может иметь срок действия, например, три дня с момента выставления. Это означает, что плательщик должен оплатить его именно в этот срок, либо условия могут измениться (стоимость товара, сроки поставки и т.д.). После того, как указанный срок пройдет, счет становится недействительным.
Может ли физическое лицо выставить счет
Выставить как электронный, так и бумажный счет могут разного рода компании (ООО, ПАО, НКО и проч.), бюджетные учреждения, индивидуальные предприниматели.
Разберемся, могут ли физические лица формировать счета. Если физическое лицо зарегистрировано в качестве индивидуального предпринимателя, то проблем с выставлением счетов как на бумаге, так и в электронном виде возникнуть не должно. Если же гражданин, который не зарегистрирован как индивидуальный предприниматель, захочет выставить счет от своего имени, у него это вряд ли получится.
Такие физические лица не платят НДС, а счета могут формировать только те компании или ИП, которые являются плательщиками налога на добавленную стоимость. Если организация получит счет, который подготовил гражданин, не являющийся ИП и не уплачивающий налоги, вероятнее всего, она не будет производить по нему оплату. Следовательно, если физическому лицу нужно отправить счет, то сделать это можно только после открытия ИП или компании с иной организационно-правовой формой.
Если же организация продает товары, работы или услуги физическому лицу, то никакой проблемы в оформлении счета также не будет. Законодательно не запрещено оформлять расчетные документы на физическое лицо, выступающее в роли покупателя. В расчете в качестве реквизитов покупателя указывают его фамилию, имя, отчество и адрес.
Стороны, исходя из условий сделки и ее характера, не обязательно должны составлять многостраничные договоры со множеством условий, а вполне могут обойтись и кратким текстом с основными условиями.
Более того, можно даже не оформлять единого документа, подписанного всеми сторонами сделки:
- одна сторона может сделать предложение заключить сделку (оферту), например:
- написав сообщение на своем сайте,
- направив электронное сообщение со своего официального почтового ящика;
- прислав бумажное письмо;
- прислав счет или иначе;
- а вторая сторона может согласиться заключить сделку (совершить акцепт), например:
- направив сообщение либо ответное бумажное письмо или
- даже просто начав выполнять условия предложенной сделки (оплатить товар или совершить иные действия).
Одним из современных вариантов, который оптимально сочетает простоту, компактность и надежность, является оформление счета-договора (счет-оферта на практике рассматривается как его разновидность). Сразу оговоримся, что таких поняти56й Гражданский кодекс РФ (ГК РФ) не содержит, они выработаны практикой и уже получили достаточно широкое применение, благодаря своему удобству.
Счет-договор – это договор в форме единого документа за подписями обеих сторон сделки, содержащего основные минимально необходимые для исполнения сделки условия и необходимые для платежа банковские реквизиты, в связи с чем он не требует выставления счета (см. Пример 1). Он объединяет внешние черты договора и табличной части счета.
Поэтому разница между обычным счетом и счетом-договором чаще всего сводится к тому, что в последнем наряду с «платежной частью» также указывается ряд важных условий сделки, которые сторонам придется соблюдать. Вместе с тем этих условий не настолько много, чтобы из-за них «городить» отдельный документ – договор. Как правило, счет-договор составляет сторона, являющаяся поставщиком (исполнителем).
Дополнительные реквизиты
Для удобства продавца и покупателя можно добавить в документ следующую информацию:
- Номер и дату составления.
- Предельную дату оплаты.
- Назначение платежа, которое покупатель укажет в платежном поручении. Оно включает общую информацию о товаре или услуге, номер и дату, информацию об НДС, например: “За стройматериалы, по сч. № 3 от 01.01.2018. Без НДС.” Важно правильно отразить наименование, т.к. формулировка “За товар” может привести к возврату платежного поручения.
- Почтовый адрес продавца.
- Телефон продавца.
- Подпись, печать (если есть) и другую информацию.
В каких случаях выставляется счет:
- Между сторонами есть действующий договор, но в нем не оговариваются суммы, даты и объем поставки и т.д., а только общие условия. В процессе взаимодействия покупатель сообщает продавцу необходимое количество товара и срок поставки, а продавец выставляет счет на оплату, с учетом полученной информации.
- Между сторонами пока нет договора, а оказать услугу или поставить товар нужно.
- Заключать договор не имеет смысла, т.к. оказание услуги или поставка товара разовые.
Счет — это вторичный документ
Итак, счет является не первичным, а вторичным документом, служащим скорее для правильного заполнения платежных реквизитов продавца. Кроме того, первичным документом оформляется каждый факт хозяйственной жизни юридического или физлица. А счет является не фиксацией такого факта, а напоминанием или желанием продавца получить оплату за свой товар, работу или услугу по случившемуся факту поставки.
Также счет может играть роль коммерческого предложения потенциальному клиенту. Оплата счета в данном случае будет служить соглашением к данному предложению. Если покупатель не согласен с условиями предстоящей сделки, то он может просто проигнорировать счет, а направление письма с отказом в данном случае не предусмотрено.
Кроме того, на основании счета ни одна из сторон сделки не делает в учете никаких проводок.
Не допускайте ошибок!
Рассмотрим наиболее распространенные неточности, которые предприниматели могут допустить при оформлении счёта.
- Не расшифрована подпись. Одной росписи недостаточно: должны быть сведения о том, кто поставил подпись. В онлайн-версии документа такой ошибки допустить не получится, так как там требуется электронная подпись.
- Пропуск сроков счёта-фактуры. Дата оформления счёта-фактуры обязана совпадать с датой выставления счёта и не превышать 5 дней со дня отпуска товара или предоставления услуги.
- Просрочка получения счёта для оформления вычета НДС. Налоговый вычет по НС должен быть заявлен в том же налоговом периоде, в котором был получен документ, это подтверждающий, то есть счёт-фактура. Чтобы не допустить этой проблемы, необходимо хранить свидетельства о дате получения счетов (почтовые извещения, конверты, квитанции, записи в журнале входящей корреспонденции и пр.).
- Перепутаны даты на экземплярах счёта-фактуры. Оба участника сделки должны иметь идентичные экземпляры, иначе счёт не доказывает законность сделки.
- «Шапка» с ошибками. При неточностях в названиях организаций, их ИНН, адресах и т.п. документ окажется недействительным.
ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Если организация-составитель счёта заметила ошибку, она вправе исправить её в тексте счёта. Для этого неправильно записанный показатель зачёркивается, и вместо него ставится правильный. Внесённое изменение заверяется руководительской подписью, при необходимости – печатью, и отмечается дата, когда это было сделано. Другие организации вносить исправления в счёт не уполномочены.
Виды счетов физического лица
Теперь рассмотрим отдельно виды банковских счетов, которыми пользуются простые граждане. Это тоже большая классификация реквизитов с разными целями открытия%
- Текущий. Простой счет для совершения любых операций или хранения собственных средств, который можно открыть в любом российском банке при наличии паспорта. Услуга доступна гражданам с 18 лет, иногда встречаются исключения. Например, Сбербанк и Тинькофф открывают счета и карты для граждан от 14 лет.
- Депозитный. Иначе — просто вклад. Гражданин кладет деньги в банк под проценты, приумножая их и одновременно оберегая от влияния инфляции. Есть вклады с пополнением, которые можно использовать для накаливания средств.
- Зарплатные. Открываются в рамках зарплатного проекта с клиентской компанией. Работники организации получают счета и привязанные к ним карты с бесплатным выпуском и обслуживанием. На них и зачисляется зарплата.
- Пенсионные или социальные. На них люди получают пенсии, стипендии, различные государственные пособия.
- Сберегательный. Счет с начислением процентов на остаток клиентских средств, но в отличии от вклада клиент может свободно распоряжаться этими деньгами вплоть до полного обналичивания. Проценты стандартно меньше, чем по вкладам.
- Кредитные. На них зачисляются заемные средства, которыми может пользоваться клиент.
Вне зависимости от вида счета клиенту всегда предлагается бесплатный доступ в онлайн-банк. Человек всегда может зайти в систему, просмотреть состояние счетов, проведенные с ними операции. Там же можно делать различные платежи и переводы, оплачивать коммунальные услуги и пр.
Как правильно выставить счет
Счет не является бухгалтерским документом, подтверждением расходов, основой для ведения учета активов. Закон не предусматривает единую форму счет-фактуры ИП, поэтому документ можно составить самостоятельно. Для этого достаточно разработать форму в программах Word либо Excel и в дальнейшем использовать его в качестве шаблона. Разрешается оформлять счета на бланке продавца или просто на бумаге, оба варианта будут правильными. Существуют также бухгалтерские программы и онлайн-сервисы для автоматического формирования счетов.
У каждого такого документа должен быть порядковый номер, нумерация начинается с первых дней очередного календарного года. В счет можно добавить дополнительные сведения, например, условия поставки, сроки оказания услуги и т. п.
Когда нужно выставлять
Иногда для сотрудничества двух сторон достаточно заключения договора, в данном документе прописываются объемы поставок, сроки и сумма к оплате. Если же клиент заказывает товар время от времени и в разных количествах, по каждой отдельной сделке осуществляется выставление счета, в котором обозначается стоимость разовой покупки. Заключить договор все равно придется, но в нем указываются только общие положения о сотрудничестве.
Счет выставляется и в таких ситуациях:
- Контрагенты не успели заключить договор, а поставку товара нужно осуществить в сжатые сроки. Поставщик может сформировать счет на оплату, а чуть позднее стороны скрепят свои отношения договором.
- Покупателю требуется единоразовая поставка, и оформлять долгосрочный договор просто не имеет смысла.
В каких ситуациях выставляется счет
Перед началом любого сотрудничества контрагентами, как правило, заключаются договора, в которых прописываются сроки оплаты, суммы и прочие условия сделок. К тому же, нашим законодательством совершение сделок без договоров не предписано.
Если условиями контракта не предусмотрено, что продавцу обязательно нужно выставить счет на оплату, можно и не делать этого. В данном случае покупатель должен оплатить услугу или товар лишь на основании договоренности.
Но бывают ситуации, когда без счета обойтись нельзя. В случае, когда условиями договора сумма, которую покупатель должен перечислить, не определена, продавцом счет должен быть выставлен непременно.
Так может быть, к примеру, при оплате услуг связи: в договорах такого рода сумма, как правило, заранее не прописываются. Счет-фактура выставляется, когда организацией осуществляются операции, подлежащие налогообложению НДС, и в других случаях, установленных законодательством.
Выставляем счет на английском языке
Счет-фактура по-английски – invoice – в России часто используется без перевода. Этот документ, прежде всего, должен содержать слово invoice (на русском и на английском языке).
Согласно рекомендациям специалистов, любая счет-фактура, выставленная на английском языке, должна включать такие сведения:
- исходящий и входящий собственный номер;
- имя, контактные данные продавца;
- сведения и контактные данные покупателя или заказчика;
- дату выписки;
- данные о компании и налогообложении;
- дату отсылки/доставки/покупки/оказанных услуг;
- номер заказа или другой номер, по которому заказчик может отслеживать ход доставки;
- итоговая сумма;
- платежные условия;
- и другие сведения, к примеру, особенные условия, информация о налогах, штрафах за несвоевременную доставку, задержку оплаты или возмещение в случае повреждения заказа.
Как правильно выставить счет
Счет не является бухгалтерским документом, подтверждением расходов, основой для ведения учета активов. Закон не предусматривает единую форму счет-фактуры ИП, поэтому документ можно составить самостоятельно. Для этого достаточно разработать форму в программах Word либо Excel и в дальнейшем использовать его в качестве шаблона. Разрешается оформлять счета на бланке продавца или просто на бумаге, оба варианта будут правильными. Существуют также бухгалтерские программы и онлайн-сервисы для автоматического формирования счетов.
У каждого такого документа должен быть порядковый номер, нумерация начинается с первых дней очередного календарного года. В счет можно добавить дополнительные сведения, например, условия поставки, сроки оказания услуги и т. п.
Законодательство РФ не регламентирует обязательное использование счёта в хозяйственной документации, оплату можно производить и просто на условиях соглашения. Однако, закон называет непременным условием любой сделки заключение договора. Счёт не существует отдельно от договора, это документ, сопровождающий сделку. Он представляет собой как бы предварительную договоренность об оплате по назначенным продавцом условиям – цене, которую должен оплатить покупатель товара или услуги.
Счёт делает расчеты гораздо более определенными, поэтому предприниматели предпочитают использовать его, даже если это условие не оговорено в условиях контракта.
ВАЖНО! Поскольку требование счёта не является законодательно обязательным, он не относится к бухгалтерским отчетным документам, а служит для внутреннего использования.
Похожие записи: